5.Ответственность за утрату документов

Законодательством предусмотрена ответственность организации за хранение документов.

По факту не обеспечения их сохранности может быть составлен протокол об административном правонарушении и наложен штраф, предусмотренный законодательством. Дело рассматривают налоговые органы и налагают соответствующий штраф.

При наличии определенных обстоятельств налоговый орган сообщает о фактах не обеспечения сохранности бух документов в прокуратуру для возбуждения уголовного дела.

Если документы утрачены, то организация должна получить официальное подтверждение происшедшего:

- при стихийном бедствии, пожаре – справка органа МЧС

- при затоплении – справка ЖЭСа

- при краже – справка местного УВД, решение суда.

В случае пропажи или гибели документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин в составе юриста, главного инженера, инженера по технике безопасности, представителя следственных органов, государственного пожарного надзора и др.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем. В акте описывается место происшествия, характер внешних повреждений, лицо, ответственное за сохранность документов с получением от него письменного объяснения.

К акту прикладывается опись утраченных документов, составленная после проведения инвентаризации.

Далее организация должна обратиться в налоговые органы с заявлением, представив документальные доказательства от официальных органов, подтверждающие чрезвычайный характер происшествия.

Министерство по налогам и сборам может предложить восстановить бухгалтерский учет с предоставлением срока для восстановления учета, но не свыше 3-х месяцев.

Если представленные доказательства утраты документов в результате чрезвычайных обстоятельств подтверждены официальными органами, то с руководством налоговой инспекции можно согласовать вопрос о временном не проведении налоговых проверок за период, по которому отсутствуют бухгалтерские документы.

Для восстановления бухгалтерского учета движения средств по расчетному счету необходимо получить в обслуживающем банке выписку-реестр о проведенных операциях и копии платежных поручений. На основе этих документов можно составить список контрагентов. Они в свою очередь могут представить копии договоров, накладных, счетов, актов и т.д.

Если контрагента нельзя найти, то его местонахождение можно узнать, обратившись в Министерство юстиции, средствам массовой информации.

Копии утерянных отчетов и налоговых деклараций можно получить в налоговой инспекции.

На основании копий документов организация заново формирует журнал хозяйственных операций и регистры бухгалтерского учета. Итоговые обороты в восстановленных регистрах должны совпасть с данными, отраженными в бухгалтерской отчетности.

Если восстановить первичные документы нельзя из-за отсутствия контрагентов, то организация обязана пересчитать налоги и произвести доплату в бюджет.

Налоговые органы вправе доначислить налоги расчетным путем на основании имеющейся у них информации и налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках.