2. Формирование дел бухгалтерии

Одним из важных вопросов работы с документами является их правильная систематизация.

Все документы, заводимые на предприятиях, формируются в дела. При их формировании необходимо соблюдать следующие правила:

-помещать в дело только исполненные документы

-помещать в дело все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса

-помещать приложения вместе с основными документами

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения

-группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел

-не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие возврату

-дело должно содержать не более 250 листов

Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

Исполненные бухгалтерские документы должны храниться в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Первичные бухгалтерские документы должны храниться отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Документы текущего месяца, относящиеся к какому–либо одному учетному регистру, формируются отдельно. В случаях, когда по отдельным регистрам имеется небольшое количество первичных документов, их хранят в папках, открываемых для каждого из них на год.

Отдельно в папки должны быть подшиты ведомости по заработной плате.

Журналы ордера хранятся отдельно в папках, открываемых для каждого из них на год. Ведомости аналитического учета хранятся вместе с журналами-ордерами.

Отчеты кассира с приложенными кассовыми ордерами, авансовые отчеты с оправдательными документами, выписки банка с документами должны быть подобраны в порядке последовательности их номеров и переплетены.

Наряды на работу, путевые листы могут храниться не переплетенными, но подшитыми в скоросшиватели.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов обеспечивает главный бухгалтер.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятие.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем.