4. Сортировка таблицы

Всякую таблицу можно упорядочить по какому-нибудь критерию. Эта операция называется сортировкой.

Предположим, что необходимо таблицу рис. 2.3 расположить в алфавитном порядке следования дисциплин. Это значит, что таблицу нужно отсортировать по полю Дисциплины.

Поскольку нужно сортировать не всю таблицу, а только ее строки 3-10, то сначала их нужно выделить.

После выделения выполните команду Данные/Сортировка. При этом появится окно (рис. 2.4), в котором следует установить способ сортировки. Оно состоит из трех списков для выбора полей сортировки, справа от которых расположены опции порядка сортировки. В верхнем списке нужно выбрать поле Дисциплины и справа от него установить опцию по возрастанию.

Рис. 2.4. Окно назначения поля и способа сортировки

Два других списка необходимы тогда, когда в первом списке есть одинаковые строки и необходимо дополнительная сортировка среди таких записей. Для этого во втором списке назначают вторичное поле сортировки. Если и среди них есть повторяющиеся, то используют третий список. В других полях необходимости обычно не возникает. Поскольку в нашей таблице нет повторяющихся записей в первом столбце, достаточно выбрать поле из первого списка и щелкнуть на кнопке ОК.

Таблица будет отсортирована по полю Дисциплины и примет вид, показанный на рис. 2.5. Аналогично можно отсортировать таблицу по любому другому полю.

Рис. 2.5. Таблица после сортировки по полю Дисциплины

Может возникнуть потребность в сортировке только одного столбца, причем данные других столбцов должны остаться неизменными. Для этого следует выделить ячейки такого столбца и нажать одну из кнопок Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию .

5. Ориентация текста в ячейках

Текст в ячейках можно ориентировать не только горизонтально. Excel позволяет ориентировать его под любым углом относительно горизонтального положения. Обычно в таблицах с большим числом числовых столбцов и длинными надписями над ними эти надписи ориентируют вертикально. Проиллюстрируем это на примере редактирования нашей таблицы (рис. 2.5).

1. Выделите строку 2 и выполните команду Формат/Ячейки. В открывшемся окне Формат ячейки (рис. 2.2) на закладке Выравнивание установите справа ориентацию текста в 90 градусов и нажмите кнопку ОК. Надписи теперь расположены вертикально, но их размер слишком мал и требует коррекции.

2. Для увеличения размеров надписей выполните команду Формат/Строка/Автоподбор высоты. Теперь надписи имею прежний размер и вертикальную ориентацию.

3. Теперь ширину столбцов можно уменьшить. Для этого выделите всю таблицу и выполните команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины. Таблица уменьшилась, но теперь не вмещается ее заголовок.

4. Щелкните по верхней ячейке с надписью-заголовком, назначьте размер 12, начертание – жирное. Теперь таблица должна выглядеть так, как показано на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Таблица после изменения ориентации надписей в строке 2

6. Печать таблицы

Созданную таблицу можно распечатать на принтере. Перед печатью можно посмотреть как таблица будет выглядеть на листе бумаги после распечатки. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр . В окне просмотра можно увидеть весь лист с изображением таблицы. Чтобы его увеличить щелкните по кнопке Масштаб. Таблица предстанет в виде, показанном на рис. 2.7. В таком виде она распечатается на принтере.

Рис. 2.7. Так будет выглядеть отпечатанная таблица

Перед печатью можно настроить принтер, изменить ориентацию страницы и выполнить ряд других необходимых операций. Для распечатки нужно включить принтер, заправить в него бумагу, щелкнуть на кнопке с надписью Печать . Распечатку можно выполнить и непосредственно из Excel. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Печать.