2. Автоматизация расчетов

Приступим к автоматизации расчетов. Суть расчетов заключается в следующем:

• нужно вычислить суммарное количество часов для каждой дисциплины по видам занятий (суммирование по строкам);

• вычислить суммарное количество часов по каждому виду занятий в отдельности для всех дисциплин (суммирование по столбцам);

• найти общее количество часов для всех дисциплин по всем видам занятий (общая сумма).

1. Сначала найдем суммарное количество часов для первой дисциплины (физика). Плавно проведите курсором от ячейки B3 до ячейки G3 и щелкните по кнопке Автосумма панели Стандартная. В ячейке G3 появится сумма чисел из ячеек B3-F3. Щелкните дважды по ячейке G3. Там содержится формула =СУММ(B3:F3), т. е. формула, вызывающая функцию СУММ суммирования нужных нам чисел, которую “умная” Excel подставила после нажатия кнопки.

2. Можно было бы аналогичным способом выполнить расчет по другим дисциплинам. Но мы применим другой, более эффективный прием. Щелкните на ячейке G3. Смещайте курсор к правому нижнему краю ячейки. Как только он примет форму маленького черного крестика , который называется маркером автозаполнения, нажмите левую клавишу мыши, протяните курсор по столбцу от ячейки G3 до ячейки G10 и отпустите клавишу. Теперь столбец G в строках 3-10 заполнился нужными нам суммами!   Измените в любой ячейке прямоугольника B3-F10 число, нажмите Enter или щелкните по любой другой ячейке. Программа немедленно пересчитает суммы столбца G в соответствии с новыми данными.

3. Теперь заполним строку 11, которая должна содержать суммы по видам занятий. Сначала заполним ячейку B11. Она соответствует количеству часов по всем дисциплинам для вида Лекции. Выделите ячейки B3-B10, протянув по нему курсор с нажатой левой клавишей, затем щелкните на кнопке Автосумма . В ячейке B11 появится сумма чисел, размещенных в выделенных ячейках столбца, т. е. вновь “умная” Excel “догадалась”, что именно в эту ячейку нужно вставить нужную нам сумму.

4. Заполним всю строку 11. Щелкните по ячейке B11. Найдите маркер автозаполнения (черный крестик) в правом нижнем углу и протяните курсор до ячейки G10. Все выделенные ячейки заполнились требуемыми суммами.

5. Наконец, протяните курсор по ячейкам G3-G11 и нажмите кнопку Автосумма. Теперь правый столбец и нижняя строка заполнены числами.

6. Щелкните по ячейке G11, затем по кнопке с надписью Ж на панели Форматирование. Итоговое число 725 выделится полужирным начертанием.

Окончательный вид рассчитанной таблицы показан на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Таблица после расчетов

Измените какие-нибудь числа в прямоугольнике B3-F10. Обратите внимание, что после нажатия клавиши Enter или щелчка по другой ячейке суммы в строке 11 и столбце G тут же автоматически пересчитываются.

3. Аналогия с таблицей базы данных

Электронная таблица имеет прямую аналогию с таблицей баз данных. Роль записей в ней играют строки (в нашем случае строки 3-10), роль полей - литеры столбцов или наименования столбцов (в строке 2). Такие таблицы можно упорядочивать, осуществлять отбор нужных данных по разнообразным запросам и многое другое.