5. Работа с выделенными данными

Иногда нужно выполнить операции над группой ячеек. Например, удалить разом данные из нескольких ячеек, перетащить данные из них на другое место с сохранением порядка размещения и т. д. Для этого группу ячеек сначала выделяют, а потом выполняют нужную операцию. Выделенная группа ячеек называется диапазоном ячеек. Выделение ячеек снимается щелчком в любом месте окна, в том числе по любой ячейке диапазона.

1. Групповой перенос. Введите в ячейки прямоугольника С4 – D7 какие-нибудь числа

2. Плавно проведите курсором мыши по этим ячейкам с одного угла на противоположный. Прямоугольник должен закраситься черным цветом. Это означает, что он (точнее, его ячейки) выделен.

3. Щелкните на панели Стандартная на кнопке Вырезать . Данные диапазона будут выделены бегущей рамкой.

4. Щелкните на ячейке E10, затем на кнопке Вставить панели Стандартная. Данные появится на новом месте, а со старого места исчезнут. Таким способом совершен перенос данных.

5. Групповое копирование. То же что и перенос, но щелкнуть вначале нужно кнопке Копировать панели Стандартная для того, чтобы скопированные в буфер данные остались в таблице на прежнем месте. Вставка из буфера совершается также, как при переносе кнопкой Вставить. Скопируйте диапазон данных на место, начинающееся ячейкой F12.

Так можно вставлять одни и те же данные сколько угодно раз до тех пор, пока в буфере не появятся другие данные после нового копирования. Причем эти операции можно выполнять не только из Excel, а из любой другой программы, например Word, если она работает параллельно. Можно скопировать данные из Word и вставить их в таблицу Excel и наоборот.

Групповое удаление. Для удаления данных из выделенного диапазона нужно нажать кнопку Delete.

Групповая вставка данных из одной ячейки. Щелкните по какой-нибудь ячейке, в которую введено число или слово, затем на кнопке Копировать. Выделите какой-нибудь прямоугольник ячеек и щелкните на кнопке Вставить. Все ячейки прямоугольника получат одно и то же значение, которое было скопировано из ячейки в буфер обмена.

6. Сохранение рабочей книги

Для того чтобы запомнить рабочую книгу в памяти компьютера для дальнейшего использования ее нужно сохранить.

П р и м е ч а н и е. Сохранение - ответственная операция. Часто эта операция выполняется “как попало”, а сохранение производится “где попало”. Такое пренебрежительное отношение к сохранению приводит к “замусориванию” памяти компьютера, а сохраненные данные в случае необходимости трудно, а иногда невозможно найти. При сохранении книги придерживайтесь следующих рекомендаций.

Если Вы первый раз сохраняете данные, то попросите преподавателя определить место для сохранения всех своих файлов и папок. Лучше всего создать свою папку в папке Мои документы либо в специально выделенной для студенческих файлов папке.

Для сохранения книги щелкните на кнопке Сохранить панели Стандартная.

В открывшемся окне найдите общую папку для своей группы и создайте в ней папку со своей фамилией. Создайте в ней еще одну папку с именем Excel-документы. Для этого в окне сохранения нажмите кнопку Создать папку . В ответ над окном сохранения появится новое окно Создание папки (рис. 1.4). В нем введите  имя  Excel-документы. Войдите в нее и сохраните книгу в виде файла, например, Книга1.xls.

Обратите внимание, что на рис. 1.2 новая папка Excel-документы создается внутри папки Федорова. Такая организация хранения документов позволяет структурировать их местоположение по признакам назначения или принадлежности. Теперь при необходимости можно быстро найти нужный документ среди большого количества других документов, с которыми обычно приходится работать активному пользователю компьютера

Следует различать относительные и абсолютные имена папок и файлов. Например, если Вы сохранили в папке Excel книгу в файле Платежи.xls, то это относительные имена папки и файла. Их полными именами будут строки, указывающие абсолютное местоположение папки и файла в компьютере.

Примером абсолютных имен могут служить следующие строки:

C:\Мои документы\Студенты\Федорова\Excel

C:\Мои документы\Студенты\\Федорова\Excel\Платежи.xls.

Первая строка указазывает на то, что папка Excel находится внутри нескольких вложенных папок: на диске С в папке Мои документы есть папка Студенты, в ней папка в ней папка Федорова, а в ней наша папка Excel.

Вторая строка, дающая абсолютное имя файла, скаладывается из абсолютного имени папки и относительного имени находящегося в ней файла, разделенного символом “\”, который называют обратный слэш.

Примечание. Помните, что аккуратность во всем, в том числе в размещении информации на компьютере, способствует сохранению Ваших нервов (а также нервов преподавателя) и значительно экономит Ваше время на поиске нужной информации. Имена следует давать короткие и точные, максимально соответствующие содержанию папок или файлов.

7. Открытие рабочей книги

После сохранения рабочей книги выполните команду Файл/Закрыть. При этом окно рабочей книги очистится. Щелкните на кнопке Открыть , найдите в появившемся окне ранее сохраненный файл Книга1.xls и щелкните на кнопке Открыть. Сохраненная книга появится в окне программы Excel.

8. Cоздание новой рабочей книги

При входе в программу Excel новая книга создается автоматически. Однако иногда необходимо создать новую книгу из уже запущенной программы. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Создать . Новая книга будет создана и появится в окне программы. Эту операцию можно выполнить также командой Файл/Создать.

9. Выход из программы

Для выхода следует выполнить команду Файл/Выход или щелкнуть по кнопке-крестику в верхней правой части окна программы. Если программа “видит” несохраненные данные, то она попросит сохранить их. Вы можете выполнить операцию сохранения или отменить ее.

Вопросы к отчету о лабораторной работе № 1

Запустите программу Word и подготовьте отчет. Ответы на поставленные вопросы должны быть краткими и точными. Структура отчета имеет следующий вид:

Вопросы

1. Каким способом Вы предпочитаете запускать программу Excel?

2. Почему Вы отдаете предпочтение этому способу?

3. Что собой представляют электронная книга, лист этой книги и для чего они предназначены?

4. Для чего используют панели инструментов и меню?

5. Как сделать ячейку листа активной?

6. Как в ячейку ввести число, слово или формулу?

7. Каким символом разделяют целую и дробную части числа?

8. С какого символа должна начинаться формула?

9. Как выделить группу ячеек и как снять выделение?

10. Как перенести данные из ячеек A1-B2 в ячейки D5-E6?

11. Каким способом можно быстро удалить данные из ячеек B3-E8?

12. Если в ячейке A4 содержится число, то как быстро занести его во все ячейки прямоугольника B2-E8?

13. Каким способом можно быстро удалить данные из ячеек прямоугольника B3-F12?

14. Как сохранить книгу?

15. Имя папки, в которой Вы сохранили книгу, ее абсолютное (полное) имя?

16. Имя файла, в котором Вы сохранили книгу, его абсолютное имя?

17. Сколько дисковой памяти потребовалось для сохранение этого файла?

18. Какой командой производится закрытие программы Excel?

аудитория 223