Контрольні запитання

1. Який вигляд має форма?

2. Яке призначення форм?

3. Які є способи відображення даних з БД для візуального огляду?

4. 3 чого складається форма?

5. Що таке обчислювальний елемент керування?

6. Які є способи створення форми?

7. Форма — це файл з даними чи cпociб відображення даних?

8. Яке призначення конструктора форм?

9. Що таке елемент керування?

10. Які дані наводять у вигляді форми?

11. Які переваги таблиць над формами?

12. Які дані можна розмістити у формі?

13. Які переваги використання майстра форм над конструктором?

14. Як вставити заголовок у форму?

15. Як виконати обчислення в формах?

16. Як нарисувати у формі прямокутник?

17. Як підписати форму деяким текстом?

18. Які є стилі форм?

19. Що таке комбінований cпociб створення форми?

20. Які переваги форм над таблицями?

21. Як переміщати об’єкти по полю конструктора форми?

22. Як вставити кнопку у форму?

23. Як створити форму?

24. Як змінити розміри складових форми?

25. Як можна гортати форми?

26. Для чого у форму вставляють кнопки та інші елементи керування?

27. Як ввести будь-який текст у форму?

28. Як вилучити запис у формі? Чи буде він вилучений з бази даних?

29. Як приписати створюваній кнопці конкретну дію?

30. Як створити форму з закладками?

31. Як у форму вставити свою фотографію?

32. Що спільного між таблицями i формами?

33. Як видрукувати форму? Як вставити новий запис у форму?

34. Як ввести дані у форму?

35. Як редагувати дані у формі?

Лабораторна робота № 4-5

Тема: Access. Робота з фільтрами i запитами.

Мета: Уміти конструювати фільтри i запити для відшукання даних у базі даних. Знати різницю між запитами: на вибірку, параметричними, на внесення змін у БД, на доповнення, вилучення, копіювання, створення, обчислення.

План роботи № 4

1. Робота з фільтрами.

2. Запит на вибірку з простою числовою умовою.

3. Модифікування запиту.

4. Запит на вибірку з умовою по текстовому полю.

5. Запит з параметром.

План роботи № 5

1. Запит на створення нової таблиці з копіюванням у неї даних.

2. Запит на доповнення таблиці.

3. Запити на створення таблиць з обчислювальним полем.

4. Запити на відшукання повторень i вилучення записів.

5. Запит на копіювання частини таблиці.

6. Створення таблиці "Адреси".

Завдання

Для таблиці Оцінки, створеної раніше, чи таблиці заданої викладачем, сконструювати різні фільтри i запити згідно з планом роботи. Після виконання кожного фільтра чи запиту занотовувати у звіт номери записів, які задовольняють критерій пошуку.

Теоретичні відомості

Системи управління базами даних (СУБД) – це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, наповняти їх і працювати з ними.

Таблиці – основні об'єкти бази даних. З ними ми вже знайомі. У них зберігаються дані. Реляційна база даних може мати багато взаємозалежних таблиць.

Запити – це спеціальні структури, призначені для обробки даних. За допомогою запитів, які забезпечують швидкий і ефективний доступ до даних, що зберігаються в таблицях, дані упорядковують, фільтрують, відбирають, змінюють, поєднують, тобто обробляють. В одному запиті можна використовувати до 32 таблиць.

Для однієї і тієї ж таблиці можна створити безліч різних запитів, кожний з який зможе витягати з таблиці лише малу частину інформації, але саме ту частину, що у даний момент необхідна.

У запитах зберігаються лише інструкції про те, як повинні бути організовані дані в результаті виконання запиту. У результаті роботи запиту з загальної вихідної бази формується результуюча таблиця, що містить частину загальної інформації, що відповідає запиту.

Важливою властивістю запитів є те, що при створенні результуючої таблиці можна не тільки вибирати інформацію з бази, але й обробляти її. При роботі запиту дані можуть упорядковуватися (сортуватися), фільтруватися (відсіватися), поєднуватися, розділятися, змінюватися, і при цьому ніяких змін у базових таблицях може не відбуватися. Результати обробки позначаються тільки на змісті результуючої таблиці, а вона має тимчасовий характер, і іноді її навіть називають моментальним знімком або динамічним набором даних. І ще однією коштовною властивістю запитів є їхня здатність виконувати підсумкові обчислення. Запит може не тільки видати результуючу таблицю, але і знайти, наприклад, середнє (найбільше, найменше, сумарне і т.п.) значення по якомусь полю.

Запити можна використовувати приблизно так само, як і таблиці. Можна відкрити і переглянути відповідний динамічний набір даних. На базі запиту можна створити форму чи звіт. Крім того, в динамічні набори можна вносити зміни, які відобразяться в тих таблицях, із яких були вибрані ті чи інші дані.

Для створення запитів до баз даних існує спеціальна мова запитів. Вона називається SQL (Structured Query Language – структурована мова запитів). Замість неї в Access 9x є простий засіб, що називається бланком запиту за зразком. З його допомогою можна сформувати запит простими прийомами, перетаскуючи елементи запиту між вікнами.

Існує чимало різних видів запитів, але найпростіші з них і, до того ж, використовувані найбільше часто – це запити на вибірку. Ціль запиту на вибірку складається в створенні результуючої таблиці, у якій відображаються тільки потрібні за умовою запиту дані з базових таблиць.

Р ис. 6. Вікно конструктора запиту.

У багатьох випадках користувачу треба надати можливість вибору того, що він хоче знайти в таблицях бази даних. Для цього існує спеціальний вид запиту – запит з параметром. Цей запит пропонує користувачеві діалог для визначення умови пошуку та вибірки в таблиці. Після зберігання цього типу запиту перед його виконанням на екран видаватиметься повідомлення Ввести тип і вибірка виконуватиметься лише по тому типу товару, який буде вказано у параметрі вибірки.

У таблицях недоцільно зберігати дані, які можна отримати розрахунковим шляхом. Access не дозволяє виконувати обчислення над даними, що зберігаються в полях таблиць. З цією умовою використовують запити з обчисленнями. Поле, уміст якого є результатом розрахунку по вмісту інших полів, називається полем, що обчислюється. Для створення запиту, що робить обчислення, служить той же самий бланк запиту за зразком. Різниця тільки в тім, що в одному зі стовпців замість імені поля записують формулу. У формулу входять ув'язнені в квадратні дужки назви полів, що беруть участь у розрахунку, а також знаки математичних операцій, наприклад так: Назва нового поля:[поле1]/[поле2]. У вузький стовпець непросто записати довгу формулу, але якщо натиснути комбінацію клавіш SHIFT+F2, то відкривається допоміжне діалогове вікно, що називається Область уведення. У ньому можна ввести як завгодно довгу формулу, а потім клацненням на кнопці ОК перенести її в бланк запиту за зразком.

Запити дозволяють не тільки відбирати потрібну інформацію з таблиць і обробляти її шляхом створення нових (що обчислюються) полів, але і робити так названі підсумкові обчислення. Прикладом підсумкового обчислення може служити сума всіх значень у якійсь групі чи записів їхнє середнє значення, хоча крім суми і середнього значення існують і інші підсумкові функції. Оскільки підсумкові функції для одного запису не мають змісту й існують тільки для групи записів, то попередньо записи треба згрупувати по якій-небудь ознаці.

Запити на зміну дозволяють автоматично створювати нові таблиці чи змінювати вже наявні. Існує кілька видів запитів на зміну. Найпростіший і зрозумілий – це запит на створення таблиці.

Бази даних можуть містити тисячі і десятки тисяч записів. Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову) і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю.

Для створення нової таблиці, що містить вибрані записи, внесення змін у таблиці (доповнення, оновлення, вилучення чи архівування записів, створення обчислювального поля тощо) використовують запити на перетворення (на внесення змін, на виконання дії з таблицею, action quiries). Тип запиту можна змінювати командами Запит → Тип запиту. Загальна схема роботи з запитами на внесення змін така:

1) виконують звичайний запит на вибірку записів;

2) змінюють тип запиту, наприклад, на створення нової таблиці;

3) запускають запит на виконання — буде створена нова таблиця з відібраними записами.

Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.

Щоб створити запит вручну, треба виконати таку послідовність команд, стартуючи з головного вікна бази даних:

Вікно БД * Запити * Створити * Конструктор * OK → Додають таблицю, наприклад, Оцінки * Закривають вікно Додати таблицю.

Для відшукання потрібних даних використовують фільтри i запити. Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних.

Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати одним із трьох способів:

1) виконати команду основного меню Запит → Фільтр;

2) виконати команду з контекстного меню;

3) (найліпший) скористатися кнопками команд на панелі інструментів:

• Фільтр за вибраним;

• Змінити фільтр;

• Розширений фільтр;

• Застосувати/Вилучити фільтр.

Як користуватися кнопками, Ви дізнаєтеся, виконуючи роботу. Під час експериментів застосовуйте команду Відмінити фільтр, щоб повернути початкове відображення таблиці.

Для шукання даних користувач будує умови: прості i складені.

Прості умови — це числа, тексти, вирази, математичні співвідношення, наприклад: 5; "Артист"; Артист;>3;=4;<>3;< date() — yci дати до вчора включно; Like[A-Г] — прізвища, які починаються на А, Б, В, Г; Like "Ар*" — слова, які починаються на Ар; 69???? — шестизначні номери телефонів, які починаються на 69, тощо. Умови записують відповідно до правил мови SQL.

Складені умови — це умови, побудовані з простих за допомогою логічних операцій not (не), and (i), or (або). Наприклад, not 2; between 3 and 4; between date()-30 and date() — дати за минулі 30 днів від сьогоднішньої; between 21/4/99 and 21/5/99 — між двома датами.

У конструкторах фільтрів i запитів умови вводять у рядок умов. Умови, які стосуються різних полів i мають сполучник (логічну операцію) "i", записують в одному рядку конструктора умов. Умови, які стосуються одного поля i мають сполучник "або", розташовують одну під другою.Отримують вікно конструктора запитів.

Конструювання запиту складається з декількох етапів:

1. У вікні таблиці Оцінки вибирають yci чи потрібні поля і перетягують їx у рядок Поле таблиці конструктора (рис. 6). Інший спосіб: рядок Поле заповнюють, клацнувши у ньому i вибравши назви полів з запропонованого списку.

2. Задають, якщо потрібно, режим упорядкування (методом вибору режиму зi списку) i режим відображення полів на екрані.

3. Вводять умови в рядок умов.

4. Щоб запустити запит на виконання, виконують команди Запит → Запуск чи натискають на кнопку запуску, на якій нарисовано знак оклику (!).

5. Для редагування запиту треба повернутися в режим конструктора.

6. У разі потреби змінюють тип запиту.

7. Коли запит готовий, закривають конструктор зі збереженням запиту з деякою назвою у файлі БД.