Функції управління Функції управління – це види діяльності органів керування й посадових осіб, за допомогою яких вони впливають на об'єкт, яким керують.

Необхідною умовою вивчення функцій керування є їхня класифікація. В основі класичної класифікації, яку вперше розробив А.Файоль, лежить чинник часу, і функції тут подано у вигляді системи послідовних етапів, або системи функцій триланкового керування. Її складають:

• попереднє управління (цілепокладання, прогнозування, планування);

• оперативне управління (організація, координація, керівництво, мотивація);

• заключне управління (контроль, урахування, аналіз).

У наш часфункції поділяють на два види – загальні (основні) й конкретні (спеціалізовані, спеціальні).

До загальних функцій відносять: прогнозування (науково-технічне й соціально-економічне), планування (науково-технічне, соціально-економічне й організаційне), організацію (має декілька значень), актуалізацію (стимулювання, мотивація), координацію, урахування й контроль.

Практичний зміст загальних функцій полягає в тому, що вони охоплюють весь цикл управління (від постановки цілей, завдань у плануванні до наступного урахування, контролю фактичних результатів) і різноманітність конкретних функцій пов'язана з виконанням загальних.

Конкретні функції, різноманітність яких обумовлена виконанням загальних функцій, з різним ступенем роздрібненості (що знаходить висвітлення в їхніх формулюваннях) відбивають потреби (поточні і перспективні) процесу управління даним об'єктом, його частиною або елементом.

При визначенні конкретних функцій необхідно:

1) визначити склад функцій, які треба виконувати при управлінні (керівництві) даним об'єктом. Для цього використовуються аналоговий підхід, рекомендовані набори (переліки), модульний принцип (кількісно-якісні характеристики об'єктів і суб'єктів управління);

2) простежити відповідність функцій організаційній структурі або визначити організаційні форми, за допомогою яких будуть реалізуватися функції;

3) закріпити функції за допомогою регламентів – положень і посадових інструкцій.

Розподіл і закріплення функцій відбувається за допомогою організаційно-виконавчої системи (ОВС), призначення якої – створити певність у роботі, тобто встановити, хто, що й протягом якого терміна повинен робити. Елементами ОВС є:

• цілі, завдання (що необхідно виконати);

• учасники (хто виконує роботу);

• функції, обов'язки (що потрібно робити);

• права (що можна робити);

• відповідальність (оцінка дій і бездіяльності, гарантія виконання роботи);

• час (у який термін виконується робота).

ОВС використовується як при формуванні, уточненні організаційної структури, так і в повсякденній діяльності при організації виконання тих або інших завдань.

ОВС створюється за допомогою регламентуючих засобів – положень і посадових інструкцій.

Положення – це організаційно-юридичний документ, що регламентує діяльність різноманітних підрозділів і, як правило, складається з таких розділів: загальна частина; основні завдання; функції (обов'язки); права; організація управління; взаємозв'язки з іншими підрозділами; відповідальність.

Іншим поширеним регламентом, за допомогою якого визначаються місце й діяльність працівників, є посадові інструкції.

Розрізняють типові й індивідуальні посадові інструкції.

Типові посадові інструкції розробляються щодо посад працівників, мають єдину структуру й забезпечують можливість індивідуалізації змісту. Їх наявність дозволяє скоротити час, який необхідний для упорядкування інструкцій, які враховують своєрідність даної системи і наявних посад.

Індивідуальні посадові інструкції розробляються щодо конкретної посади (і навіть конкретної особі, що посідає ту чи іншу посаду) з урахуванням особливостей даного органу, підрозділу і працівника.

Посадові інструкції як юридичні документи набувають чинності рішенням або керівника (затвердження інструкцій підписом; наказ про введення інструкцій), або органа управління.

Найбільш характерними розділами інструкцій є вступ; загальна частина; посадові обов'язки; основні умови взаємозв'язку з іншими працівниками, підрозділами, організаціями; права; відповідальність; критерії оцінки діяльності [11, 337 – 340].

Автоматизація функцій у соціальній роботі

У наш час в організації управління намітився перехід від командно-контрольної організації до організації, що базується інформаційно, організації спеціалістів.

Система управління соціальною роботою, що базується інформаційно, припускає впровадження в управлінську діяльність автоматизованої інформаційної системи соціального захисту (АІС СЗ). Вона призначена для створення і введення на об'єктах інформаційно спільних баз даних (БД), що містять інформацію по всіх аспектах соціального захисту населення, і становить собою сукупність автоматизованих робочих місць (АРМ), орієнтованих на користувачів-непрограмістів, що працюють на своїх робочих місцях на персональній ЕОМ у діалоговому режимі.

АІС СЗ повинна забезпечувати автоматизацію процесу збирання, накопичення, розрахунку, збереження, відновлення, передачі й відображення інформації; високий рівень інформаційної взаємодії всіх структур органів соціального захисту як по вертикалі, так і по горизонталі, що дозволить звільнити користувачів від виконання вручну великих обсягів робіт щодо запровадження й опрацювання інформації, збільшити оперативність формування текстових, виплатних, звітно-аналітичних документів і довідок.

Найвищий ефект від автоматизації інформаційних технологій досягається при створенні єдиної міської інформаційної системи, що підтримує всі аспекти соціальної роботи. При цьому можливі два підходи:

1) упровадження єдиного програмного забезпечення для вирішення функціональних задач соціальної роботи на всіх рівнях;

2) створення єдиного інформаційного простору з уніфікованими вхідними й вихідними реквізитами, достатніми для інформаційного обміну між міськими підрозділами.

У подальшому необхідні:

• єдність підходів і стандартизація опису основного об'єкта соціальної роботи – людини;

• обов'язковий перелік параметрів оціночно-діагностичної карти сім'ї й людини як її члена (розробити єдині класифікатори соціальних категорій людини, сім'ї, видів соціальної допомоги, соціальних закладів тощо. Їх застосування забезпечить однозначність і однаковість понятійного апарату, усуне суперечливість понять. Ці уніфіковані параметри повинні бути достатніми для інформаційної реалізації усіх функцій соціальної роботи);

• ведення бібліотеки вихідних звітних форм на базі розроблених уніфікованих реквізитів і показників, що дозволять зняти проблеми ручного вводу й доопрацювання вихідної звітної інформації на всіх рівнях.

• Інформаційне забезпечення включає великий обсяг статистичної інформації, яку отримують у результаті узагальненого аналізу персональних даних. Статистична інформація є важливим стратегічним ресурсом управління, тому вона повинна бути захищена [5, 25 – 29].

Організаційна структура управління

Ефективність діяльності соціальних служб суттєво залежить від типу використовуваної організаційної структури керування. Під організаційною структурою управління (ОСУ) соціальною роботою розуміється сукупність елементів органу управління і стійких зв'язків між ними, що забезпечує її цілісність, зберігання основних властивостей при різноманітних внутрішніх і зовнішніх змінах. Основні вимоги до ОСУ: мінімальна кількість ланок і рівнів управління, чіткий розподіл функцій, усталеність, безперервність, оперативність і гнучкість управління.

Основними типами ОСУ, які можуть бути використані при управлінні соціальною роботою, є такі: лінійні, функціональні, дивізіонні, проектні й матричні. Лінійні структури, найпростіші й економічніші, можуть бути використані на нижніх рівнях однотипної діяльності. Для керування різнотипними видами соціальної роботи на нижніх рівнях застосовуються функціональні організаційні структури управління, на верхніх – дивізіонні. Проектні структури доцільно застосовувати при керуванні новими або короткочасними видами соціальної роботи. Найбільш прогресивними є матричні ОСУ, які можуть бути ефективно використані при проектуванні й удосконаленні організації органів соціального захисту, науково-дослідних і проектних закладів.

Для створення ефективної системи соціального захисту населення найважливішою умовою є структурне вдосконалення на різноманітних рівнях управління соціальною роботою. Усього можна виділити три рівні керування:

• верхній, інституціональний, рівень – це Україна і Кримська автономія;

• середній, управлінський, рівень – це регіон, тобто органи соціального захисту областей, міст, районів;

• низовий рівень – це соціальні організації, різноманітні недержавні (благодійні) громадські організації.

На кожному з цих рівнів управління соціальною роботою здійснюється в межах трьох гілок влади:

• законодавчої, в особі органів системи представницької влади;

• виконавчої, в особі Президента України і його владних структур, органів регіонального управління й органів місцевого самоврядування;

• судової [8, 304 – 305].