1.2 Предмет, задачи и содержание курса

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент автоматизированных информационных систем - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. В период информатизации общества формирование и производство информации становится важнейшим для ее полноценного применения.

Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение какого-либо факта, события, явления. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами. При изучении информации учитываются закономерности ее создания, преобразования и использования в различных сферах управленческой деятельности.

Согласно федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информацией понимается «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления»¹. Вся информация объединяется в информационные системы – «организационно упорядоченные совокупности документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы».

Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них. И для осуществления всех этих задач необходима классификация информации, которая осуществляется при помощи методов классификации.

В современных условиях возрастает роль информации как одного из наиболее важных ресурсов предприятия, необходимого для принятия эффективных и своевременных управленческих решений. Одним из наиболее существенных компонентов этого ресурса является экономическая информация, основные особенности которой следующие:

- большие объемы ежегодно создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации (до нескольких сотен млн. символов в год для среднего предприятия);

- часть информации имеет символьное представление, слабо приспособленное для логической и арифметической обработки;

- высокий уровень стоимостных и трудовых затрат на поиск и ее обработку.

Для того, чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора. Классификатор - это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.

Классификация – это «разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами»². Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов с целью определения места объекта в системе, которое указывает на его свойства. Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов – та процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств.

Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами. С этой точки зрения классификация информации является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации, без которых сегодня невозможно эффективное функционирование информационного обеспечения управления. Классификация носит всеобщий характер вследствие той роли, которую она играет как инструмент научного познания, прогнозирования и управления. Одновременно классификация выполняет функцию объективного отражения и фиксации результатов этого познания. При этом характер классификационной схемы, состав признаков классификации и глубина классификации определяются теми практическими целями, для реализации которых используется классификация, типом объектов классификации, а также условиями, в которых классификация будет использоваться.

Более полное определение информационного обеспечения: под информационным обеспечением понимается совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированной системы документации, циркулирующих в системе информационных потоков, методологии построения баз данных.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

- удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

- определение и отбор источников информации;

- правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

- исключение дублирования информации;

- представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

- многократное использование полученной информации;

- постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.***(1)

В ходе проектирования ИО, выполняемого совместно с пользователями-экономистами, осуществляются следующие работы:

- определяются состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

- разрабатываются различные классификаторы и коды;

- изучается возможность использования общегосударственных классификаторов;

- выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки;

- ведется организация информационного фонда;

- определяются состав базы данных и его организация;

- проектируются формы вывода результатов обработки.

Создание информационного обеспечения осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

Автоматизированные информационные системы, предусматривающие использование персональных машин, ориентированных на конечного пользователя, несколько меняют сложившиеся подходы к проектированию ИО. Персональные компьютеры заставляют пересмотреть стереотипы обработки информации и процессов, происходящих в любой сфере человеческой деятельности. Применение компьютеров предусматривает участие пользователя в процессе решения задачи на машине, значительно увеличивая при этом круг информационных работ. Значительно расширяются информационные потребности работников экономических служб при выполнении ими профессиональных обязанностей. Появляются возможности формирования с помощью машины всевозможных сборников, докладов; ведения в машине справочников, календарей; оформлении и тиражирования результатов обработки; подготовки текстового материала, включая машинописные работы; изготовления документов в виде таблиц; хранения больших объемов информации в памяти машины в достаточно компактной форме. Создание вычислительных сетей позволяет осуществлять широкий обмен информацией между пользователями; организовать электронную почту, обеспечить доступ пользователя к различным информационным ресурсам. Значительное влияние на организацию информационной технологии оказывают и изменения в системах управления хозяйством, внедрение рыночной экономики. Прежде всего, это отражается на организации банков данных. Изменение потоков информации, связанное с интенсификацией межрегиональных связей, существенно влияет на организацию обмена информацией.

Стремительный рост экономических связей различных регионов, предприятий и организаций приводит к возрастающей потребности в достоверных и актуальных классификаторах экономической информации; решаются вопросы о дополнении действующих классификаторов новыми позициями и понятиями; создаются новые классификаторы.

Дальнейшее развитие получает концепция интеграции обработки информации, предусматривающая слияние в единую целостную систему задач различных функций деятельности, решаемых на основе единого банка данных и информационного обмена между различными уровнями обработки. Следует отметить, что к проектированию ИО компьютерных информационных систем можно приступить лишь после выработки подходов к построению автоматизированных рабочих мест (АРМ) и определения функций пользователей. Наиболее сложным становится информационное обеспечение в случае организации многоуровневых локальных вычислительных сетей ПЭВМ и распределенных АРМ, подключенных к центральной ЭВМ, в режимах работы сервера и рабочих станций. Создание ИО в данном случае должно осуществляться для каждого уровня обработки. Необходимо установить круг экономических задач, решаемых на каждом рабочем месте, формы обмена информацией между ними, схемы документооборота, а также решить вопросы организации распределенного банка данных. Организация ИО ведется параллельно с программным обеспечением и информационной технологией, ориентированной на конечного пользователя, При создании ИО автоматизированных информационных сетей выполняются следующие работы:

1. Определяются состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки (индивидуальных АРМ, локальных вычислительных сетей, распределенных сетей).

2. Устанавливаются состав и способы обмена информацией между различными уровнями обработки.

3. Ведутся создание информационного фонда и распределение его между уровнями обработки.

4. Создаются различные формы ввода информации в ПЭВМ с учетом многоуровневой обработки данных.

5. Рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных классификаторов экономической информации.

6. Создаются различные формы вывода информации (включая подготовку таблично-текстового материала для составления докладов, аналитических записок, бюллетеней, справочников).

7. Разрабатываются вопросы информационно-справочного обслуживания пользователей, построения типовых форм запросов.

8. Создается автоматизированная информационная технология, обеспечивающая непосредственный контакт пользователя с ПЭВМ (разработка сценария диалога человека с машиной, структура диалога, меню, пользование инструктивными материалами на основе организации помощи в машине).

9. Прорабатываются вопросы организации на ПЭВМ делопроизводства управленческой деятельности, контроля исполнения документов.

10. Создается информационное взаимодействие с внешней средой на основе организации электронной почты.

Создание ИО осуществляется в ходе составления техно-рабочего проекта и предусматривает составление инструкций пользователям по применению основных положений ИО в их практической деятельности, связанной с обработкой экономических задач на ПЭВМ. Это:

- инструкции по подготовке документов к машинной обработке и их кодированию;

- инструкции, по обработке экономической задачи на ПЭВМ - вводу программы, исправлению информационных массивов, вводу исходных данных, корректировке информации, загрузке в базу данных, организации запросов, получению выходных данных, организации обмена информацией с другими пользователями.

Реализация задач управления требует наличия информации о состояниях управляемой системы и воздействующей на нее внешней среды.