6.4 Проектирование процесса загрузки и ведения информационной базы

Под системой загрузки и ведения информационной базы понимают некоторый комплекс программной, методической и технической документации, с помощью которой пользователь может осуществить своевременную загрузку и актуализацию данных, хранение достоверных данных, обеспечивать секретность данных, защиту их от сбоев ЭВМ и своевременное восстановление утраченной информации. Проектирование системы загрузки и ведения информационной базы означает проектирование и получение программной и технологической документации по следующим процедурам:

- загрузка и актуализация данных;

- обеспечение достоверности вводимых данных;

- обеспечение защиты данных;

- обеспечение надежности хранения данных.

Достоверность хранения данных в информационной базе подразумевает отсутствие ошибок, своевременность внесения изменений и непротиворечивость информации. Для обеспечения достоверности вводимых и хранимых данных необходимо выполнить следующие работы:

- обеспечить контроль вводимой информации при выполнении процедур загрузки и актуализации информации;

- обеспечить защиту хранимых данных от несанкционированного доступа;

- обеспечить одновременность актуализации одних и тех же данных, находящихся в разных файлах.

В процессе создания (загрузки) и актуализации информационной базы используются интерактивный и пакетный режимы. Интерактивный режим создания и актуализации информационной базы предполагает ввод или обновление отдельных записей файлов по мере необходимости. Режим интерактивного ввода или обновления данных в основном применяется при создании и ведении файлов оперативной информации, когда происходят получение и оформление отдельных документов первичной информации. Файлы оперативной информации создаются в режиме добавления записей по мере получения документов первичной информации. В этом смысле процессы создания и добавления оперативных данных не различаются. Кроме того, процессы первоначального ввода данных и возможной последующей их корректировки имеют небольшие технологические отличия. Например, ввод заказа и внесение изменений в заказ предполагают работу с одной и той же экранной формой. В первом случае заполняется пустая экранная форма, а во втором случае сначала вызывается заполненная экранная форма, а затем корректируется. В том и другом случае выполняются одинаковые методы контроля. При удалении записи также сначала вызывается соответствующая экранная форма для проверки целесообразности этой операции.

Пакетный режим создания и актуализации базы данных предполагает предварительный сбор пакета документов или подготовку входного файла первичной информации, с которых осуществляется загрузка (наполнение) основного файла или его обновление. Пакетный режим используется для работы с файлами оперативной информации только в тех случаях, когда требуется ведение централизованной базы данных из локальных источников при невозможности подключения этих источников к вычислительной сети или из соображений оптимизации объема передачи данных по вычислительной сети, например при поступлении учетной информации в бухгалтерию. Пакетный режим всегда используется для создания файлов условно-постоянной информации в силу необходимости одноразового ввода большого объема данных, а также часто используется при актуализации этих файлов вследствие, как правило, массового характера обновлений, например плановой информации или информации классификаторов.

В силу сложности технологии пакетного режима рассмотрены особенности проектирования технологического процесса загрузки и актуализации информационной базы на примере файлов условно-постоянной информации.

Под загрузкой информационной базы понимают совокупность операций по приему, контролю и регистрации поступившей информации, вводу информации в ЭВМ, контролю и исправлению ошибок, записи данных в информационный файл.

Содержание операций приема, контроля и регистрации поступившей информации зависит от типа носителя первичной информации. Если поступающая информация представлена на бумажном носителе, то во время ее выполнения осуществляется следующая совокупность действий:

- контроль количества поступивших документов, полноты и качества их заполнения;

- отбор правильно заполненных документов и их регистрация в регистрационном журнале;

- отбраковка документов, не соответствующих требованиям, предъявляемым к документам;

- формирование запроса на исправление документов с ошибками и отсылка их к источнику информации, т.е. в то подразделение, из которого они поступили.

Если информация поступает на машинном носителе (гибком диске), то в этом случае проверяется качество записи диска, регистрируются имя файла, объем, источник и время поступления.

При поступлении информации по каналам связи определяются источник поступления, время, количество поступивших записей.

Операция ввода информации в ЭВМ использует несколько методов:

- ручной ввод данных с бумажных документов с использованием макетов экранных форм;

- автоматизированное чтение данных, содержащихся в документах на бумажных носителях, и загрузка их в информационную базу.

При вводе больших объемов информации в ЭВМ с клавиатуры оператором допускается значительное количество ошибок, которые необходимо выявить и устранить. При этом контроль вводимой информации использует следующие методы:

- визуальный контроль на экране дисплея;

- метод контрольных сумм, рассчитываемых по каждой строке документа или по всему документу до ввода в ЭВМ и после ввода, которые затем сверяются между собой;

- метод верификации, при котором осуществляется сверка ранее введенных данных, записанных в файл, и данных первичных документов, вводимых оператором второй раз;

- метод двойного массива, при котором файлы по первичным документам создаются двумя разными операторами и после ввода сверяются по контрольным числам, вычисляемым для каждого из них.

Проверенные и исправленные данные заносятся в файл информационной базы.

К основным требованиям, предъявляемым к процедуре загрузки, можно отнести следующие:

- необходимо обеспечение достоверности вводимой информации;

- должны выдаваться сообщения об ошибках и местах их возникновения;

- требуется обеспечение контроля вводимой информации на уровне файла, записи, поля;

- загрузка должна обеспечить перекодирование информации в случае рассогласования кодов;

- должно обеспечиваться преобразование файлов во внутренние форматы;

- должны выполняться редактирование, сортировка и распечатка файлов с постоянной информацией.

Исходя из требований, предъявляемых к процедуре загрузки, выделяют следующие типовые операции, входящие в состав этой процедуры:

- ввод входных данных и их перекодирование;

- синтаксический и семантический контроль;

- распечатка «Ведомости ошибок», анализ ошибок и создание файла корректур;

- ввод файла корректур в ЭВМ;

- корректировка входного файла с целью исправления в нем ошибок;

- редактирование входного исправленного файла;

- формирование записей основного файла;

- сортировка или индексирование основного файла с постоянной информацией;

- распечатка файла с постоянной информацией.

Особое внимание должно быть уделено разработке программы синтаксического и семантического контроля загружаемой информации в информационную базу. Синтаксический контроль может осуществляться на уровне структуры файла, записи и отдельного поля. Контроль на уровне файла сводится к контролю типов записей, соподчиненности различных типов записей (заголовок, подзаголовок), количества экземпляров каждого типа записи. Контроль на уровне записи сводится к контролю числа полей, их последовательности и длины записи. Контроль на уровне поля включает в себя контроль типа и формата поля.

Семантический контроль сводится к арифметическому и логическому контролю содержимого отдельных полей. Арифметический контроль осуществляется следующими методами:

- контрольных сумм по документу;

- контрольных сумм по отдельной записи;

- контрольного числа по файлу;

- контроля по модулю 11;

- балансовый контроль.

Логический контроль применяется для реквизитов-признаков и оснований, при его построении используют следующие виды контроля:

- контроль на конкретное значение;

- контроль на диапазон значений;

- контроль путем сравнения с некоторой константой;

- контроль зависимостей значений реквизитов;

- контроль по списку значений (справочнику).

Под актуализацией данных понимают совокупность операций над файлами информационной базы, связанных с добавлением новых записей, удалением старых, изменением содержания отдельных полей записей.

Входная информация, используемая при выполнении данной работы, включает описание структуры информационной базы и описание принципов ее организации. Выходная информация включает в свой состав следующие документы:

- список поставщиков изменяемой информации;

- формы первичного документа «Извещение на изменение»;

- описания маршрутов движения извещения;

- макеты экранных форм размещения информации об изменениях;

- режимы внесения изменений;

- совокупность файлов, обновляемых одновременно.