4 Проектирование системы экономической документации

4.1 Документация и технология ее формирования

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Каждый документ, в зависимости от своего назначения, заключает в себе конкретную информацию и исполняет определенные функции. Одни документы содержат большие объемы данных, другие - представляют пользователям редкие и даже уникальные сведения, третьи - используются исключительно для проверки уже существующей информации. Каждый реквизит документа обладает, с одной стороны, свойствами уникальности, а с другой - повторяемости в разных документах. Оба этих свойства в разной степени одновременно присущи каждому реквизиту и играют важную роль при определении информационной значимости реквизита. Содержащаяся в документах информация бывает повторяющейся, поэтому, с точки зрения принятия решения, одни документы бывают информационно более важными и значимыми, чем другие. Если один и тот же реквизит используется практически в каждом документе, то это говорит о высокой степени его необходимости для решения задач управления, но данные, содержащиеся в нем, являются менее уникальными. Если реквизит используется редко, например, только в одном документе, то содержащуюся в нем информацию можно получить только из этого документа, исключая другие. Документ, использующий такой реквизит, обладает высокой информационной ценностью. Частота применения реквизита в документах может служить показателем его важности в предметной области по отношению к другим реквизитам. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Входная документация содержит первичную, необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную, либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготовляется, главным образом, на печатающих устройствах машины. Так, например, в бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ и Центробанком РФ. Вся документируемая информация обеспечивает приведение множества экономических показателей в определенную систему с целью установления терминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи между показателями. Например, структура системы показателей в бухгалтерском учете распределяется по различным участкам учета: труду и заработной плате, материалам, основным средствам и др.; в кредитных органах документация используется для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием; в финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, распределения национального дохода.

Документ рассматривается как специальный знак экономического языка, имеющий единство формы, содержания и материального носителя и обладающий следующими свойствами:

- полифункциональности, поскольку документ может предназначаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в экономической системе, для обработки, хранения этой информации и для передачи ее на расстояние;

- наличия юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписей должностных лиц, благодаря которым подтверждается достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

- по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы);

- по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.д.);

- по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уровень объединений, предприятий и организаций);

- по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др.);

- по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

- по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе);

- по отношению к задаче (первичные документы, промежуточные и результатные документы);

- по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

- по способу чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обработки, машинно-ориентированные документы, машиночитаемые документы);

- по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

- по срочности (срочные, несрочные).

- по сфере деятельности - плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

- по отношению к объекту управления - входящие (первичные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные;

- по содержанию хозяйственных операций - материальные, денежные, расчетные;

- по назначению - распорядительные, исполнительные, комбинированные;

- по объему отражаемых операций - единичные и сводные;

- по способу использования - разовые и накопительные.

- по числу учитываемых позиций - однострочные и многострочные;

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает более 40 % времени работников управления. Для того, чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

- проведение унификации и стандартизации документов;

- введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.