3.2 Понятия и основные системы кодирования экономической информации
После составления классификации выполняется следующий этап - кодирование - процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код - условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системой кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми и состоять из одного или нескольких знаков (множество знаков). Число знаков этого множества называется основанием кода. При машинной обработке предпочтение отдается информации, закодированной в цифровой форме, как наиболее удобной для автоматической группировки.
Выбор системы кодирования зависит от объема кодируемой номенклатуры, уровня ее стабильности и задач, стоящих перед экономической информационной системой. Кодирование представляет собой процесс образования и присвоения кодовых обозначений конкретным объектам классификации, замены общепринятых обозначений объектов цифровыми условными обозначениями. Системой кодирования называется совокупность правил, в соответствии с которыми разрабатываются и присваиваются условные обозначения. Такие системы могут носить самостоятельный характер или быть основанными на предварительной классификации
Код характеризуется следующими параметрами:
- длиной (L);
- основанием кодирования (А);
- структурой кода, под которой понимают распределение знаков по признакам и объектам классификации;
- степенью информативности (I) , рассчитываемой как частное от деления общего количества признаков (R) на длину кода (L): I = R/L;
- коэффициентом избыточности (Kизб), который определяется как отношение максимального количества объектов (Qмак) к фактическому количеству объектов (Qфак): Kизб = Qмак / Qфак.
Системы кодирования можно сгруппировать в два подмножества (рисунок 3.4): регистрационные и классификационные системы кодирования.
Рисунок 3.4 - Схема классификации систем кодирования
Особенностью регистрационных систем кодирования является их независимость от применяемых систем классификации. Регистрационные коды используются для идентификации объектов и передачи информации об объектах на расстояние, поэтому они должны удовлетворять следующим требованиям: минимальности длины кода, однозначности соответствия наименования объекта и его кода в течение длительного периода времени и защищенности кода от помех и ошибок.
Особенностью кодов первой группы является независимость или слабая зависимость от применяемых систем классификации. Коды этой группы должны отвечать в основном двум требованиям - минимальной длины кодового обозначения и однозначного соответствия кодового обозначения наименованию объекта. К регистрационным системам кодирования относятся порядковый и серийно-порядковый код.
Порядковая система кодирования применяется для кодирования однопризначных номенклатур, предусматривает присвоение каждому элементу множества номера по порядку, а при появлении нового объекта, принадлежащего к данной группе, ему присваивается очередной порядковый номер.
Серийная система выполняется в такой последовательности:
- определяется число группировочных признаков;
- устанавливается число позиций в каждом группировочном признаке;
- дается серия номеров старшим признакам с учетом резерва;
- производится порядковое кодирование младших признаков в пределах серий номеров старших признаков с учетом резерва;
- составляется классификатор.
Серийно-порядковая система кодирования применяется для кодирования двухпризначных номенклатур, характеризуется выделением серии порядковых номеров на каждую группу позиций номенклатуры, обладающих общим признаком. В конце группы остаются свободные номера на случай появления новых позиций.
Регистрационные коды состоят из двух частей: информационной и контрольной, предназначенной для защиты передаваемой информации от ошибок. Например, при обработке банковской информации контрольный разряд имеет номер лицевого счета клиента и номер филиала. Контрольная часть также может рассчитываться по различным алгоритмам. Например: использование признаков делимости числа, запрещение использования некоторой части кодовых обозначений, запрещение использования некоторой части символов. Рассмотрим первый подход. При этом подходе к разработанной структуре кода справа добавляется один контрольный разряд, который и служит для автоматического обнаружения ошибки. Цифра, записываемая в этот разряд, определяется различными способами в зависимости от выбранного метода контроля. Известны методы контроля по модулю 10, 11, 13, 23 и др. В методе контроля по модулю 11 подсчитывается сумма произведений цифр на номер разряда, в котором она стоит. Цифра в контрольном разряде должна дополнять эту сумму произведений до числа кратного модулю 11. Это требование выражается формулой:
Кхк + … + 4х4 + 3х3 + 2х2 + х1 0 (модуль 11),
где хк ,… х4 ,х3 , х2 – информационные цифры соответствующего разряда кодового обозначения;
К, …, 4, 3, 2 – номера разрядов кодового обозначения (веса);
х1 – контрольный разряд, вес которого равен 1.
Разрабатываемые коды должны:
- быть едиными для всех подразделений предприятия, стабильными для кодируемой номенклатуры, иметь одинаковую длину, быть минимальными по значности;
- обладать способностью идентифицировать каждый объект и одновременно содержать о нем всю необходимую информацию;
- обеспечивать удобство и эффективность автоматизированной обработки, в частности - автоматизированную группировку и получение итогов нужных степеней по соответствующим классификационным признакам, обеспечивать автоматизированное ведение классификаторов;
- обеспечивать резерв кодовых обозначений для включения в номенклатуру новых позиций без нарушения ее структуры;
Условное обозначение (код) может включать один знак или систему знаков, образованных по определенным правилам. В качестве знаков могут выступать цифры, буквы или их сочетания. Например, в общероссийском классификаторе продукции код продукции содержит 6 цифровых знаков и 1 знак - контрольное число. Вся продукция делится на классы, внутри класса - на подклассы, далее - на группы, подгруппы и виды продукции. Для расчета заработной платы используются классификаторы и коды, содержащие только цифровые знаки. К классификационным системам кодирования относятся коды, построенные на обязательной предварительной классификации объектов, что необходимо при кодировании многопризначных номенклатур. Используемые при этом системы кодирования могут быть двух видов - последовательные (при иерархической системе классификации) и параллельные (при фасетной системе классификации).
Поразрядная система кодирования предполагает систематизацию кодируемых элементов на каждой ступени классификации - за каждым классифицируемым признаком закрепляется определенное количество разрядов, исходя из количества элементов по максимальной группе каждого признака.
Система повторения предусматривает использование уже имеющихся условных обозначений.
Комбинированная система кодирования базируется на сочетании принципов кодирования всех рассмотренных систем, используется для кодирования больших, многопризначных номенклатур, которые одновременно характеризуются соподчиненностью одних и независимостью других классификационных признаков. Последовательность разработки позиционных и комбинированных систем кодирования следующая:
- определяется число группировочных признаков и их соподчиненность;
- устанавливается число позиций в каждом группировочном признаке;
- производится кодирование порядковыми номерами сначала старшего признака, затем следующих признаков внутри старших, каждый раз начиная с 1, 01, 001 в зависимости от значности младшего признака в пределах его старшего признака;
- составляется классификатор.
Приступая к составлению классификаторов, прежде всего, следует выяснить, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы можно использовать при решении данной задачи, только затем приступают к составлению локальных кодов. Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в машине. Разработка кодов осуществляется при составлении технорабочего проекта. Наряду со специалистами по машинной обработке в этом процессе заметную роль играют экономисты- пользователи. После присвоения кодов создается классификатор - систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.
Назначение кодов заключается в обеспечении группировки информации в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах. Они находят широкое применение при выполнении таких процедур обработки, как поиск, хранение, выборка информации; значительно сокращают время ее передачи по каналам связи.