Документооборот в интрасети

Слежение за документами на предприятии может оказаться непосильной задачей. Дело просто в том, что бумаг слишком много, а их содержание слишком разнообразно. С чем только ни приходится иметь дело - от рекомендаций по методам работы со счетами клиентов до памятных записок, содержащих описание действий, которые компания должна предпринять, чтобы удовлетворить современным требованиям к пресс-релизам, сообщающим краткую сводку данных из квартального отчета компании.

Как правило, для решения этих проблем компании используют системы управления документооборотом. Эти системы обеспечивают закрытый интерфейс клиентских станций (proprietary front end) для доступа к центральному серверу; кроме того, в системах имеются средства контекстного поиска, благодаря которым пользователь может разыскивать документы по определенной теме, а также программы преобразования файлов. Пользователи могут импортировать файлы из систем управления документооборотом в программы обработки электронных таблиц и подготовки текстов.

Конечно, системы подготовки документов - это мощное средство работы. Однако возможности таких систем возрастут многократно, если их функции соединить с открытостью и простотой intranet. Комбинация этих двух технологий обеспечит пользователям простой и быстрый доступ к большим объемам информации.

С появлением intranet, изготовители систем управления документооборотом стали снабжать серверные части своих приложений интерфейсами с Web-броузерами. Ожидается, что рост популярности intranet поможет расширить число пользователей систем управления документооборотом.

Использование Web служит наглядной иллюстрацией возможных выгод компании от обеспечения легкого доступа к информационным страницам. Все большее число компаний начинают осознавать привлекательность такого пути к усовершенствованию систем управления документооборотом.

Руководители информационных отделов предприятий обычно приветствуют переход к использованию Web-технологий, поскольку это избавляет их от необходимости поддерживать нестандартные интерфейсы систем управления документооборотом или настраивать нестандартные средства взаимодействия таких систем на работу с операционными системами, установленными на пользовательских рабочих станциях. Вместо этого достаточно будет обеспечивать поддержку того же универсального программного обеспечения, которое они и раньше рекомендовали пользователям для работы с intranet.

Системы управления документооборотом с выходом на Web имеют еще одно важное достоинство: они облегчают размещение документов на intranet, поскольку многие из них обеспечивают HTML-индексацию документов "на лету".

Еще одно преимущество состоит в том, что системы управления документооборотом работают точно так же, как Web-серверы, с которыми пользователи хорошо знакомы и работа с которыми не доставляет им ни малейших затруднений. Пользователи уже научились разыскивать необходимые им документы на Web, поэтому им не составит большого труда осознать, какие возможности предоставляют им новые системы. Системы управления документооборотом, при этом, обеспечивают более развитые средства поиска, чем те, что можно найти на обычных Web-серверах. Как правило, стандартные средства поиска Web допускают поиск по одному или двум словам, в то время как системы управления документооборотом позволяют искать документы, вводя три или четыре ключевых слова.

Системы управления документооборотом имеют развитые функции защиты и позволяют привилегированным пользователям редактировать документы и перемещать их из одного подразделения в другое.