Контрольные вопросы к разделу 3

1. Раскройте основные свойства документа: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

2. По каким признакам классифицируют основные типы документов?

3. Что называется подлинником официального документа?

4. Перечислите сроки хранения документов.

Раздел 4. Структура документа. Требования к оформлению документов

После изучения данного раздела студент будет знать:

• определение понятий «унификация документов» и «стандартизация документов»;

• содержание и область применения ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• систему международных стандартов (стандартов ISO) в области документации;

• понятие «реквизита документа»;

• состав реквизитов документов;

• требования к оформлению реквизитов документов;

• требования к бланкам и оформлению документов;

• типы бланков их реквизиты и отличия;

• составление и оформление отдельных видов технических документов;

• техническое задание: назначение, состав реквизитов, правила оформления;

• правила оформления отчета по научно-исследовательской работе (НИР).

Тема 4.1. Унификация и стандартизация

Одним из важнейших видов технической документации яв­ляются стандарты. Стандартизация – деятельность по установлению определенного порядка в области производства и потребления материальных объек­тов [4].

В настоящее время международная стандартизация осуще­ствляется Международной организацией по стандартизации (ИСО – ISO – International Organisation for Standartisation), которая была основана в 1946 г. и находится в ведении ООН. Ее членами являются 146 стран мира (на конец 2004 г.), в том числе и Российская Федерация.

Одним из важнейших направлений в деятельности ИСО яв­ляется международная стандартизация документации, решение проблем совместимости информационных систем. В составе ИСО действует, в частности, специальный технический коми­тет ТС 46 «Информация и документация» (всего же в ИСО на­считывается 188 технических комитетов и 546 подкомитетов). Основные нормативные документы по стандартизации: стандарты и технические условия.

Стандарты – это нормативные документы, которые со­держат правила, требования к объекту стандартизации, уста­новленные на основе достижений науки, техники и передово­го опыта и утвержденные в соответствии с действующим за­конодательством. Различают следующие виды стандартов: международные, региональные, межгосударственные, национальные. Международные стандарты разрабатываются и принима­ются Международной организацией по стандартизации.

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закреплёнными в Федеральном законе от 27 декабря 2002 г. «О техническом регулировании», междуна­родные стандарты применяются как основа разработки нацио­нальных стандартов. Региональные стандарты разрабатываются и принимаются региональной международной организацией по стандартиза­ции. Межгосударственные стандарты разрабатываются и при­нимаются межгосударственной организацией, в частности Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации для стран СНГ с центром в г. Минске.

Национальные стандарты нашей страны – это Государ­ственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р), ут­верждаемые Госстандартом России. В настоящее время фонд государственных стандартов РФ насчитывает более 25 тыс. единиц. Уровень их гармонизации с международными стан­дартами составляет в среднем около 40 %, что соответствует показателям развитых стран. Кроме того, существуют: отраслевые стандарты; стандарты научно-технических и инженерных обществ; стандарты предприятия и технические условия.

В настоящее время существуют ГОСТы:

• на ряд систем документации;

• терминологические стандарты;

• стандарты, содержащие общие требования к издатель­скому оформлению отдельных разновидностей документов;

• технологические стандарты, унифицирующие различные процессы работы с документами;

• стандарты на материальные носители информации;

• стандарты на средства документирования, начиная от ручек и карандашей и заканчивая сложными автоматизирован­ными комплексами и т.д.

Унифицированная система документации (УСД), согласно ГОСТ Р 51141-98. «Делопроиз­водство и архивное дело. Термины и определения», – это «система документа­ции, созданная по единым правилам и требованиям, содержа­щая информацию, необходимую для управления в определён­ной сфере деятельности».

Главной целью создания УСД является установление ра­ционального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных пока­зателей.

УСД способствует:

1. сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум уси­лий для заполнения или прочтения документов);

2. широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспече­нием программной, технической и информационной совмес­тимости документов, разработкой соответствующих форм до­кументов, классификаторов, словарей и т. п.);

3. упорядочению информационных потоков;

4. сокращению количества документов;

5. дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Ядро всей УСД составляют унифицированные формы до­кументов. В зависимости от уровня утверждения они разделя­ются на следующие категории:

• общероссийские;

• отраслевые (ведомственные);

• формы документов субъектов Федерации;

• формы документов объединений, предприятий, органи­заций.

В настоящее время в Российской Федерации действует 8 УСД, в том числе: унифицированная система организационно-распоряди­тельной документации (УСОРД); унифицированная система банковской документации; унифицированная система отчётно-статистической документации; унифицированная система документации по труду; унифицированная система Пенсионного фонда РФ; унифицированная система внешнеторговой документа­ции и др.

Стандартизация охватывает не только управленческую, но и техническую документацию. В частности, разработаны и широко используются в нашей стране: Единая система конструкторской документации (ЕСКД); Единая система технологической документации; Система проектной документации для строительства и т. д.