Контрольные вопросы к разделу 1

1. Что включает в себя понятие «доку­мент»?

2. В каких научных дисциплинах и сферах практичес­кой деятельности используется понятие «документ»?

3. В чем суть различных позиций по поводу содержания этого базового понятия?

4. Каковы основные этапы развития понятия «доку­мент»?

5. В чем состоит вклад П. Отле в становление доку­мента как базового понятия документоведения?

6. В чем суть главной социальной функции документа?

7. Каковы общие функции документа?

8. В чем сущность специальных функций документа?

9. Что позволяет знание функций документа?

Раздел 2. Документирование – способы и средства

После изучения данного раздела студент будет знать:

• понятие «документирование»;

• способы документирования;

• средства документирования;

• носители документной информации;

• классификация носителей документной информации.

Тема 2.1. Способы документирования

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам [2].

Различают следующие способы документирования:

• текстовое документирование;

• техническое документирование;

• фотодокументирование;

• кинодокументирование;

• фонодокументирование (звукозапись);

• аудиовидеодокументирование;

• машинное документирование.

Текстовое документирование. Это наиболее древний способ фиксирования информации. Текстовое документирование получило самое широкое распро­странение. На основе текстового документирования создаются различные письменные доку­менты, т.е. «текстовые документы, информация которых зафик­сирована любым типом письма», включающие в себя как рукописные («письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки»), так и машинописные («письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техни­ческими средствами») документы.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по стро­ительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промыш­ленного производства.

Фотодокументирование. Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документа – фотодокумент – изобразительный документ, т.е. документ, содер­жащий информацию, выраженную посредством изображения ка­кого-либо объекта.

Кинодокументирование. Становление и развитие кинодокумен­тирования как способа документирования связано с изобретением кино. Кинодокумент состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т. е. это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинолетопись – документация, повседневно, регулярно фиксирующая на кинопленку важнейшие события жизни страны.

Фонодокументирование (звукозапись). Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информа­цию, зафиксированную любой системой звукозаписи. В зави­симости от используемой системы звукозаписи различаются три группы фонодокументов: с механической (электромеханической), оптической и электромагнитной записью.

Аудиовидеодокументирование. Производным от объединения способов кино- и фонодокументирования является аудиовидеодокументирование. Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Машинное документирование. Возникло в связи с необходимостью использования машинной обработки и хранения информации вследствие зна­чительного возрастания ее объема на современном этапе разви­тии человеческого общества. Отличительной особенностью данного способа документирования от предыдущих является то, что он осуществляется с использованием искусственных языков, т.е. языков, воспринимаемых ЭВМ.

Каждый из рассмотренных способов документирования реализуется на практике специально созданными для этой цели сред­ствами документирования.