Тема 6.6. Проектирование документных комплексов предприятия
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации.
Типовой состав документов предприятий и организаций зависит от их функций и задач, но содержание документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 (рис. 5 – 7) [1].
Рис. 5. Образец оформления общего бланка организации
согласно ГОСТ 6.30-2003
Рис. 6. Образец оформления углового бланка письма организации согласно ГОСТ 6.30-2003
Рис. 7. Образец оформления продольного бланка письма
организации согласно ГОСТ 6.30-2003
Контрольные вопросы к разделу 6
Дайте определение понятия «нормативный правовой акт».
Перечислите основные общероссийские классификаторы ТЭСИ, используемые для кодирования документной информации.
Дайте определение понятия «документооборот».
Перечислите типы документов составляющих документооборот и дайте их определения.
Что такое объем документооборота?
Что такое номенклатура дел?
Какие вы знаете виды номенклатуры дел?
Перечислите порядок составления и утверждения номенклатуры дел.
Как происходит формирование и оформление дел?
Дайте определение понятию «опись».
Как организуют оперативное хранение документов?
Что такое экспертиза ценности документов.
Каков порядок передачи документов на хранение в архив?
Какие дела включают в акт о выделении документов к уничтожению?
РАЗДЕЛ 7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ
ИНФОРМАЦИЕЙ
После изучения данного раздела студент будет знать:
организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию;
прием конфиденциальных документов;
печатание, размножение и рассылку конфиденциальных документов.
Тема 7.1. Организация работы с конфиденциальной
документированной информацией
Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую тайну, принято называть конфиденциальными документами, а процессы изготовления таких документов и организацию работы с ними – конфиденциальным делопроизводством.
Организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия. Однако при этом ему необходимо руководствоваться определенными нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.
Существует целый ряд сведений, не являющихся государственными секретами, связанных с производством, технологией, управлением, финансами, другой деятельностью хозяйствующего субъекта, разглашение которых (передача, утечка) может нанести ущерб его интересам. Такие сведения принято называть коммерческой тайной.
Предприятие имеет право не предоставлять сведения, составляющие коммерческую тайну, контролирующим деятельность предприятия органам, если эти вопросы не входят в их компетенцию и не относятся к предмету контроля.
В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие серьезные требования, которые в определенной степени гарантируют решение задач защиты документов от различных угроз:
централизация всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;
учет всех без исключения конфиденциальных документов;
операционный учет технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в т.ч. чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;
обязательный контроль за вторым работником службы конфиденциальной документации правильности выполнения учетных операций;
учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;
ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;
обязательная роспись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников учреждения, фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;
строгий контроль за выполнением персоналом введенных в учреждении, фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательных для всех категорий персонала;
систематическая (периодическая и разовая) проверка наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях, ежедневный контроль за сохранностью, комплектностью, целостностью и местонахождением каждого конфиденциального документа;
коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;
письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль за технологией выполнения этих процедур.
В настоящее время наиболее широко используется смешанная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов, совмещающая традиционную и автоматизированную технологии. В силу специфики обрабатываемых сведений о документах и самих документов автоматизированные системы делопроизводственной ориентации имеют в большинстве случаев информационно-справочный характер.
При учете конфиденциальных документов на первый план выдвигается функция обеспечения сохранности документов и фиксирования их местонахождения. В связи с этим к конфиденциальным документам более применим термин «учет документов», который лучше отражает задачу, стоящую перед этим процессом. В данном случае регистрация рассматривается лишь как запись исходных или рабочих сведений о документе.
Основная цель учета конфиденциальные документов обеспечить их физическую сохранность, комплектность и целостность, а также контроль за доступом к ним персонала, проверку реального наличия документов и аналитическую работу по осведомленности персонала с содержанием документов. В отличие от регистрации открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу же при поступлении или перед изготовлением первого варианта беловика, т.е. до выполнения процедур рассмотрения, распределения или согласования, подписания. Индивидуальному учету подлежат все без исключения конфиденциальные документы. Учет конфиденциальных документов предусматривает не только фиксирование факта поступления или начала работы над документом, но и обязательную регистрацию всех перемещений документа и совершаемых с ним действий.
Копирование и тиражирование конфиденциальных документов всегда письменно санкционируется полномочным должностным лицом. После этого вносятся необходимые записи в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении службы конфиденциальной документации. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения, учреждения, фирмы.
На принтере, как правило, изготавливается только один экземпляр конфиденциального документа. После окончательного согласования с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанное на обороте документа.
В ходе изготовления конфиденциальных документов не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. Под валик печатающего устройства нельзя подкладывать дополнительные уплотняющие листы бумаги. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, т.к. это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопровождавшие составление и изготовление документа, не следует выбрасывать в мусорную корзину. Они должны помещаться в специальные сборники и затем уничтожаться в установленном порядке.
Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде.
Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницаемы, то вложения обертываются светонепроницаемой бумагой. Направляемые одному адресату документы помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, соответствующий наивысшему грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже, при необходимости, пометка «Лично». На пакете пишутся адрес и наименование предприятия-получателя, под которым перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, то на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия-отправителя [6].