Тема 6.4. Формирование и текущее хранение дел

Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию.

Эта работа носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных – единица хранения, документов на компьютерных носителях данных – файл данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1. распределение исполненных документов по делам;

2. расположение документов внутри дела;

3. оформление обложки дела.

В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано – несколькими структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписку, договора и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами Архивной службы РФ, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций.

В дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением:

1. судебных;

2. личных дел;

3. документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Секретарь подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах: «в дело №…».

Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности.

Оперативное хранение документов проводится в службе ДОУ, структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив.

Оперативное хранение можно, в свою очередь, разделить на:

1. хранение документов в процессе их исполнения;

2. хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя в специальных папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел или этапами их исполнения: «Срочно», «На исполнении», «К заседанию», «На подпись» и т.п. Папки могут храниться в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф иди сейф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы документы можно было быстро передать руководителю или другому сотруднику.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках различных конструкций.

Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но более приемлемы для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху); с более ранней – в конце (снизу) [6].