Контрольные вопросы к разделу 5

1. Дайте определение понятия «система документации».

2. Какие группы документов относятся к функциональным системам?

3. Какие документы входят в состав организационных (организационно-правовых) документов?

4. Для чего предназначены распорядительные документы?

5. Назначение информационно-справочных документов.

6. Что такое протокол? Виды протоколов.

7. Что относится к плановой документации?

8. Что такое отчет?

9. Дайте определение понятия «государственная статистическая отчетность».

10. Какие документы входят в состав обязательной кадровой документации в соответствии с ТК РФ?

11. Дайте классификацию кадровой документации.

12. Что такое первичные и сводные учетные документы?

13. Дайте определение понятия «регистр бухгалтерского учета».

Раздел 6. Проектирование типового состава документов предприятий различных форм собственности и профиля

После изучения данного раздела студент будет знать:

• нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;

• государственные и международные стандарты на документацию;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• основные правила организации документооборота. Понятие «документооборот»;

• типы документов составляющих документооборот: входящие, исходящие, внутренние;

• понятие «объем документооборота»;

• порядок распределения документов в дела сроки их хранения, оформление;

• понятие «номенклатура дел»;

• виды номенклатуры дел – типовая, примерная и конкретная;

• порядок составления и утверждения номенклатуры дел;

• формирование и оформление дел;

• организацию оперативного хранения документов;

• экспертизу ценности документов;

• оформление обложки дел;

• составление описей;

• порядок передачи документов на хранение в архив;

• составление актов о выделении документов к уничтожению;

• типовой состав документов предприятий.

Тема 6.1. Государственное регулирование делопроизводства

Под нормативными правовыми актами понимаются принимаемые уполномоченными органами власти акты, содержащие правовые нормы, то есть нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это официальные письменные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими или нормотворческими органами в пределах их ком­петенции. Эти документы направлены на установление, изменение или отмену правовых норм, действующих в государстве. К отдельным видам этих документов относятся законы, указы, постановления [3].

Существуют следующие основные:

• Нормативные правовые акты на документацию.

1. Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 01.12.2007) «О государственной тайне» // Собрание законода­тельства Российской Федерации. 1997. № 41.

2. Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ (ред. от 18.12.2006) «Об обязательном экземпляре документов» // Собрание законо­дательства Российской Федерации. 1995. № 1. Ст. 1.

3. Федеральный закон от 29.12.1994 № 78-ФЗ (ред. от 26.06.2007) «О библиотечном деле» // Собрание законодательства Россий­ской Федерации. 1995. № 1. Ст. 2.

4. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодатель­ства Российской Федерации. 2002. № 2. Ст. 127.

5. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 24.07.2007) «О коммерческой тайне» // Собрание законодательства Россий­ской Федерации. 2004. № 32. Ст. 3283.

6. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская га­зета. 2004. № 237.

7. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Со­брание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (ч. 1). Ст. 3448.

8. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (ч. 1). Ст. 3451.

9. Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 (ред. от 23.09.2005) «Об утверждении Перечня сведений кон­фиденциального характера» // Собрание законодательства Рос­сийской Федерации. 1997. № 10. Ст. 1127.

10. Доктрина информационной безопасности Российской Федера­ции. Утверждена Президентом Российской Федерации 09.09.2000 № Пр-1895 // Российская газета. 2000. № 187.

11. Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.1997 № 950 (ред. от 10.07.1998) «Об утверждении Положения о го­­сударственной системе научно-технической информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 1997. №31. Ст. 3696.

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 10.11.2003 № 677 (ред. от 23.11.2006) «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» // Собрание законодательства Россий­ской Федерации. 2003. № 46 (ч. 2). Ст. 4472.

13. Постановление Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299 (ред. от 16.11.2007) «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93». М.: ИПК «Издательство стандартов», 1995.

14. Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.12.2004 № 161-ст «Об утверждении правил стандартизации». М.: ИПК «Издательство стандартов», 2005.

• Государственные стандарты на документацию.

15. ГОСТ 1.1-2002. Межгосударственная система стандартизации. Тер­мины и определения.

16. ГОСТ 2.105-95. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам.

17. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на ма­шинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

18. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Тре­бования к построению формуляра-образца.

19. ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления.

20. ГОСТ 7.4-95. Система стандартов по информации, библиотечно­му и издательскому делу. Издания. Выходные сведения.

21. ГОСТ 7.60-2003. Система стандартов по информации, библио­течному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Тер­мины и определения.

22. ГОСТ 7.90-2007. Система стандартов по информации, библио­течному и издательскому делу. Универсальная десятичная клас­сификация. Структура, правила ведения и индексирования.

23. ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

24. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Уни­фицированная система организационно-распорядительной до­кументации. Требования к оформлению документов.

25. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

• Международные стандарты (ISO) на документацию.

26. ИСО 216-75. Бумага писчая и некоторые виды печатной продук­ции. Потребительские форматы рядов А и В.

27. ИСО 5127-2001. Документация и информация. Словарь терминов.

28. ИСО 5963-85. Документы. Методы анализа документов, опреде­ление их тематики и выбор терминов индексирования.

29. ИСО 8439-90. Разработка бланков документации. Основные по­ложения.

30. ИСО 15489-2001. Информация и документация. Управление за­писями.

Унифицированные системы документации непосредствен­но связаны с классификаторами технико-экономической и со­циальной информации. Единая система классификации и кодирования тех­нико-экономической и социальной информации Российской Федерации (ЕСКК ТЭСИ РФ) состоит из совокупности общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной инфор­мации, средств их ведения, нормативных и методических доку­ментов по их разработке ведению и применению [2].

В Общероссийском классификаторе информации об общерос­сийских классификаторах (ОКОК) была закреплена общая клас­сификация классификаторов ТЭСИ, в соответствии с которой все общероссийские классификаторы были распределены на восемь групп в зависимости от вида информации, для клас­сификации которой они разработаны: социальная информация; информация по описанию организации экономики; информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах; информация о природных и трудовых ресурсах; информация о финансово-кредитной сфере; информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения; информация о стандартах и технологических процессах; прочие виды технико-экономической и социальной информации.

Общероссийские классификаторы ТЭСИ относятся к нормативным документам и по своему статусу соответствуют Государственным стандартам Российской Федерации. К настоящему времени уже разработан комплекс общероссий­ских классификаторов ТЭСИ, используемых для кодирования документной информации. Так, авторы документов (предприятия, учреждения и организации) являются объектами классификации в Общероссийском классификаторе предприятий и организаций (ОКПО), вышестоящие организации (министерства и ведом­ства) – в Общероссийском классификаторе органов государственной власти и управления (ОКОГУ), населенные пункты (место составления документа) – в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления (ОКАТО), должности служащих и профессии рабочих – в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и та­рифных разрядов (ОКПДТР).

Классификация показателей закреплена в Общероссийском классификаторе технико-экономических и социальных показателей (ОКТЭСП). В данном классификаторе все показатели в соот­ветствии с иерархическим методом классификации распределены по рубрикам, подрубрикам и позициям-шаблонам. При использо­вании ОКТЭСП в информационном обеспечении управления любой технико-экономической или социальный показатель будет иметь одно, сформированное по определенным правилам наиме­нование и одно кодовое обозначение независимо от того, в ин­формационной системе какого типа или уровня будет использо­ваться этот показатель.