Тема 5.2. Организационные документы

Организационные (организационно-правовые) документы служат правовой основой деятельности организации. К ним относятся следующие виды документов: устав организации; положение об организации; инструкция; договор; штатное расписание и др.

Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организа­ции (учреждений), обществ и граждан; их взаимоотношения с другими учреждениями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Положение – нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и типизацию работы системы государственных органов или их подразделений.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом управления утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные и иные специальные стороны деятельности организации (учреждения), его подразделений, должностных лиц и граждан.

Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Тема 5.3. Распорядительные документы

Распорядительные документы предназначаются для регулирования деятельности организации, реализации управленческих решений направленных на достижение целей и задач организации, на совершенствование организационной структуры, содержании средств и способов осуществления основной деятельности организации, обеспечение ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. К ним относятся: постановление; приказ; распоряжение; указание.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и которыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил поведения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным органом.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано.

Указание – распорядительный документ, издаваемый органом управления по вопросам информационно-методического харак­тера, а также по вопросам, связанным с организацией исполне­ния приказов, инструкций и других правовых актов.

Тема 5.4. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом положении дел в системе управления. К ним относятся: акт; доверенность; протокол; заявление; служебное письмо; записка; доклад; справка и др.

Акт – документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные факты и события.

Доверенность – письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (организацией) другому лицу для представительства перед третьим лицом.

Тема 5.5. Документирование деятельности коллегиальных органов

Протокол – это локальный норматив­ный акт, обязательный к исполнению всеми лицами, подпадающими под его действие, а также документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях и конференциях.

Протокол общего собрания акционеров – документ, издаваемый высшим органом управления организации, действующей на основе прин­ципов коллегиальности, в целях разрешения основных стратегических и оперативных задач (организационных, финансовых, кадровых), стоящих перед организацией. Такими организациями являются, например, закры­тое акционерное общество и открытое акционерное общество [3].

В зависимости от вида юридического лица, издающего документ, и целей издания документа формуляр документа может содержать реквизиты:

• эмблему организации или товарный знак (присутствует только при издании протокола общего собрания акционеров на бланке);

• справочные данные об организации (присутствует только при из­дании протокола общего собрания акционеров на бланке письма);

• код организации (присутствует только при издании протокола общего собрания акционеров на бланке письма);

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юри­дического лица (присутствует только при издании протокола общего собрания акционеров на бланке письма);

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины по­становки на учет (ИНН/КПП) (присутствует только при издании прото­кола общего собрания акционеров на бланке письма);

• наименование организации (присутствует всегда, размещается на бланке вида документа, на общем бланке документа или на бланке письма при их наличии);

• наименование вида документа (присутствует всегда, размеща­ется на бланке вида документа при его наличии);

• дату создания документа (присутствует всегда, размещается на бланке вида документа при его наличии);

• номер документа (присутствует всегда, размещается на бланке вида документа при его наличии);

• место составления или издания документа (присутствует всег­да, размещается на бланке вида документа при его наличии):

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• отметка о наличии приложений;

• подписи;

• идентификатор электронной копии документа;

• визы согласования документа;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• оттиск печати (проставляется в исключительных случаях, при издании протокола общего собрания акционеров не на бланке доку­мента).

Выписка из протокола общего собрания акционеров – это документ, включающий в себя часть пунктов протокола общего собрания акцио­неров и издаваемый в целях информирования структурного подраз­деления или сотрудника организации (или сторонних лиц) о принятых управленческих решениях, касающихся этого структурного подраз­деления или сотрудника организации [3].