Контрольные вопросы к разделу 4

1. Что такое «стандартизация»?

2. Дайте определение УДК.

3. Сколько УДК действуют в настоящее время в Российской Федерации?

4. Каким нормативным документом определены общие требования составлению и оформлению управленческих документов?

5. Дайте определения понятию «реквизит документа».

6. Назовите реквизиты, определяющие юридическую силу документа.

7. Назовите реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки);

8. Назовите требования, предъявляемые к бланкам документов;

9. Какие существуют типы бланков, их реквизиты и отличия?

10. Изложите основные особенности составления и оформления ТЗ на НИР.

11. Изложите основные особенности составления и оформления отчета о НИР.

Раздел 5. Системы документации. Оформление управленческих документов

После изучения данного раздела студент будет знать:

• понятие «система документации»;

• основания классификации систем документации;

• состав систем документации, обеспечивающих функциональную деятельность предприятия;

• содержание организационных (организационно-правовых) документов;

• классификацию распорядительных документов;

• назначение информационно-справочных документов;

• документирование деятельности коллегиальных органов (протокол);

• систему плановой документации;

• систему отчетной документации;

• состав кадровой документации в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ);

• систему бухгалтерской документации: первичные и сводные учетные документы, регистр бухгалтерского учета.

Тема 5.1. Системы документации

Согласно ГОСТ Р 51141-98 системой документации является «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых тре­бований к их оформлению».

Действующие системы документации распределяются по двум основным стратеги­ческим типам:

1. функ­циональные – системы документации, объединяющие документы по их функциональному назначению;

2. корпоративные – системы документации, объединяющие документы по их предназначению для документационного обеспечения юридического лица (нескольких таких лиц) или физического лица (нескольких таких лиц).

Из двух рассматриваемых типов систем документов более долго­вечными и универсальными являются функциональные системы. Это обусловлено тем, что такие системы документов привязаны к про­цессам управления государством и обществом, которые всегда более долговечны, чем корпоративные структуры.

К функциональным системам относятся такие группы документов, которые в первую очередь обеспечивают выполнение общих управ­ленческих функций, например:

• система дипломатической документации;

• система нормативной правовой документации;

• система организационно-правовой документации;

• система распорядительной документации;

• система планово-хозяйственной документации;

• система первичной учетной документации;

• система документации по труду;

• система бухгалтерской документации;

• система финансовой и расчетно-денежной документации;

• система налоговой документации;

• система таможенной документации;

• система государственной статистической документации.

В число функциональных систем документов входят и такие группы документации, которые обеспечивают функционирование отдельных отраслей и направлений народного хозяйства, например: ЕСКД; система документации строительных норм и правил; система санитарно-эпидемиологических норм; системы учебной и научной документации и др.

К корпоративным системам документации относятся группы доку­ментов, предназначенных для реализации общих или специфических управленческих функций в отдельных сферах государственной дея­тельности или деятельности отдельных юридических лиц, например:

• система распорядительной документации организации;

• система документации организации по труду;

• система документации по организации технологического про­цесса на производстве;

• система документации по обеспечению техники безопасности на предприятии;

• система документации по регламентации порядка предоставле­ния государственными органами услуг гражданам.

К корпоративным системам документации относятся также группы документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного физического лица или семьи. В корпоративную систему документов семьи могут входить: свидетельство о рождении; свидетельство о браке; свидетельство о смерти; завещание; свидетельство на право собственности и др.