Недоліки автоматизованого обліку:

1. Комп’ютери надають великі можливості щодо обробки, зберігання і надання інформації, при цьому зростають вимоги щодо рівня кваліфікації працівників, необхідності підготовки фахівців із знанням комп’ютерної техніки.

2. При автоматизованому обліку зростає ціна помилки програмного забезпечення чи людської помилки, що призводить до втрати інформації чи її неправильного відображення, а це, у свою чергу, зменшує ефективність господарської діяльності підприємства.

5. Проста та спрощена форми бухгалтерського обліку.

Малі підприємства ведуть облік за Методичними рекомендаціями щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами. Ці рекомендації затверджено наказом Міністерства фінансів України від 25.06.2003 р. № 422.

Відповідно до Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-ІV малими (незалежно від форми власності) визнаються підприємства, у яких середньооблікова чисельність працюючих за звітний (фінансовий) рік не перевищує 50 осіб, а обсяг валового доходу від реалізації продукції (робіт, послуг) за цей період не перевищує суми, еквівалентної €500 000 за середньорічним курсом НБУ щодо гривні.

Малі підприємства можуть самостійно обирати форму бухгалтерського обліку залежно від потреб свого виробництва, його складності та чисельності працівників. Так, для підприємств, які функціонують у матеріальній сфері виробництва, рекомендується використовувати регістри журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку. Підприємства громадського харчування і торгівлі використовують регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку.

Проста форма бухгалтерського обліку застосовується малими підприємствами з незначним документооборотом (кількістю господарських операцій), які здійснюють діяльність по виконанню не матеріаломістких робіт і послуг.

При простій формі обліку реєстрація первинних облікових документів, відображення господарських операцій на рахунках, визначення собівартості продукції і фінансового результату ведуться в одному регістрі — Книзі обліку господарських операцій за формою № К-1.

Ця книга містить усі застосовувані малим підприємством рахунки, є комбінованим регістром хронологічного і систематичного обліку, на підставі якого можна визначити наявність засобів та їхніх джерел на відповідну дату, скласти бухгалтерську звітність.

Ця форма обліку передбачає використання Журналу обліку господарських операцій, який ведеться щомісяця. У Журналі записи здійснюються на підставі

1. первинних документів та зведених облікових документів,

2. відомостей нарахування заробітної плати й амортизації тощо з відображенням суми операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

Дані рядка «Сальдо на кінець місяця» з Журналу обліку господарських операцій за попередній місяць переносяться у рядок «Сальдо на початок місяця» Журналу за звітний місяць за кожним рахунком бухгалтерського обліку.

У графі 3 «Зміст операції» у хронологічній послідовності позиційним способом відображаються господарські операції звітного місяця із зазначенням суми операції у графі 4 та одночасно у графах «Дебет» і «Кредит» двох рахунків бухгалтерського обліку відповідних видів активів, власного капіталу, зобов’язань, доходів і витрат.

Підсумкові дані у Журналі визначають підрахунком суми оборотів за дебетом і за кредитом усіх рахунків бухгалтерського обліку і виведенням сальдо на кінець місяця (графи 5-46).

Суми дебетових і кредитових оборотів за місяць мають бути однаковими й дорівнювати сумі з графи 4 «Сума господарської операції» у рядку «Усього оборотів за місяць».

Журнал є підставою для складання балансу та звіту про фінансові результати.

Крім Книги обліку господарських операцій для обліку розрахунків по оплаті праці з працівниками та бюджетом по прибутковому податку малі підприємства ведуть Відомість обліку заробітної плати за формою № В-8.

За наявності у малого підприємства основних засобів, матеріальних цінностей, готової продукції і товарів рекомендується для ведення обліку такого майна використовувати Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу) за формою № В-1 та Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції та товарів за формою № В 2.

Для аналітичного обліку розрахунків з оплати праці, з дебіторами і кредиторами малі підприємства застосовують відомість 3-м, підсумкові дані якої заносяться до Журналу обліку господарських операцій.

Спрощена форма бухгалтерського обліку передбачає узагальнення інформації про господарські операції у певних регістрах обліку майна.

Міністерство фінансів України у Вказівках про склад та порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами, затверджених наказом від 31.05.96 № 112, передбачило застосування спрощеної форми бухгалтерського обліку малими підприємствами з простим технологічним процесом виробництва продукції (виконання робіт, послуг), які здійснюють за місяць не більш як 300 господарських операцій.

При організації обліку за спрощеною формою мале підприємство на підставі Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств та організацій складає робочий план рахунків із скороченою номенклатурою рахунків, що дає змогу вести облік майна підприємства та його зобов’язань у регістрах бухгалтерського обліку на основних, головних для нього рахунках. Так:

• матеріали, паливо, запасні частини, малоцінні і швидкозношувані предмети обліковуються на одному рахунку — «Виробничі запаси»;

• операції з обліку витрат, пов’язаних з виробництвом, які за типовим Планом рахунків відображаються на рахунках «Виробництво», «Загальновиробничі витрати», «Брак у виробництві», «Витрати обігу», обліковують на рахунку «Виробництво»;

• облік готової продукції і товарів ведуть на одному рахунку — «Готова продукція»;

• облік дебіторської і кредиторської заборгованості, включаючи розрахунки з підзвітними особами, з працівниками по інших операціях, векселі видані та векселі одержані, ведеться на рахунку «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами».

Передбачено використання таких регістрів:

• відомість 1-м, для обліку грошових коштів та їх еквівалентів, грошових документів (рахунки 30 і 31);

• відомість 2-м, для обліку запасів (рахунки 20 і 26);

• відомість 3-м, для обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами, за податками і платежами, довгострокових зобов’язань, доходів майбутніх періодів, з оплати праці (рахунки 37,55, 64, 68, 69, 66);

• відомість 4-м, для обліку необоротних активів та амортизації, капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів (рахунки 10, 13, 14, 15, 18, 35);

• відомість 5-м, для обліку витрат, доходів і фінансових результатів, власного капіталу, витрат майбутніх періодів, забезпечень майбутніх витрат і платежів (рахунки 23,39, 40,44,47, 70, 79,84, 85);

• оборотно-сальдова відомість.

Кожна відомість застосовується, як правило, для обліку розрахунків по одному з використовуваних рахунків.

Сума будь-якої операції записується у двох відомостях одночасно:

• у першій — по дебету рахунка з наведенням шифру рахунка, який кредитується (у графі «Кореспондуючий рахунок»);

• у другій — по кредиту рахунка з аналогічним записом шифру рахунка, що дебетується.

Наприкінці місяця для узагальнення даних поточного обліку і взаємної перевірки правильності записів на рахунках місячні обороти вище розглянутих відомостей переносяться у Відомість (шахову) за формою № В-9.

Бухгалтерська звітність суб’єктами малого підприємництва складається в порядку, визначеному Міністерством фінансів України в Інструкції про порядок заповнення форм річного бухгалтерського звіту підприємства.

У цих формах зазначено рахунки відповідно до спрощеного Плану рахунків.

Підсумкові записи з відомостей переносяться до Оборотно-сальдової відомості, яка використовується для узагальнення даних регістрів бухгалтерського обліку за кожним рахунком бухгалтерського обліку.

Оборотно-сальдова відомість складається щомісяця й використовується для записів даних за дебетом і кредитом кожного рахунка окремо. Вона заповнюється перенесенням кредитових оборотів із регістрів бухгалтерського обліку у дебет відповідних рахунків.

Дебетові обороти Оборотно-сальдової відомості за кожним рахунком бухгалтерського обліку повинні дорівнювати дебетовому обороту за відповідним рахункам бухгалтерського обліку у відомості.

Загальна сума дебетових оборотів Оборотно-сальдової відомості має дорівнювати загальній сумі кредитових оборотів оборотно-сальдової відомості. Методичними рекомендаціями № 422 можуть користуватися селянські (фермерські) господарства.