4. Після закінчення місяця на підставі цієї книги складають оборотну відомість за рахунками (оборотний баланс), підсумок якого звіряється з підсумком реєстраційного журналу

5. Одночасно господарські операції записують на аналітичні рахунки.

У кінці місяця на їх підставі складають оборотні відомості, підсумки яких звіряють з наведеним в оборотному балансі оборотами та сальдо за відповідним рахунком.

6. Після звірки даних записів складають баланс та інші форми звітності.

Меморіальна форма надає широкі можливості для поділу бухгалтерської праці, але вимагає багаторазового переписування даних з регістру в регістр.

Аналітичні рахунки ведуть у книгах, в картках, на вільних документах. Картки або вільні аркуші реєструються. Аналітичний облік касових операцій здійснюється тільки в касовій книзі, а матеріалів – шляхом розкладання первинних документів і картотеки або за допомогою оперативно-сальдового методу.

Переваги форми обліку (повтор опп)

1. Достатньо проста будова. Замість чисельних регістрів синтетичного обліку використовується один регістр синтетичного обліку – Головна книга. Вдало використовується поєднання книг і карток.

2. Наочність записів. Всі синтетичні рахунки розташовуються на одному листі, що дає можливість перевіряти правильність записів в облікових регістрах і виявляти допущені помилки.

3. В будь який момент можна одержати баланс по рахунках. Для цього достатньо підрахувати суми по підсумковій графі та коригуючих рахунках.

4. Можливість розподілу облікової роботи між спеціалістами різного рівня кваліфікації. Простота і доступність облікової політики, сувора послідовність облікового процесу.

Меморіально-ордерна форма обліку свого часу відповідала вимогам, поставленим до бухгалтерського обліку:

• поєднання синтетичного обліку у книгах з аналітичним обліком на картках дає змогу використати їх переваги;

• використання меморіальних ордерів сприяло упорядкуванню систематичного обліку;

• перевірка дебетових і кредитових оборотів по рахунках Головної книги з оборотом реєстраційного журналу давала можливість встановити повноту і правильність записів і усунути помилки (якщо вони мали місце).

Недоліки меморіальної форми:(повтор опп)

• Багаторазовість записів. Проходячи шлях від виписки та до передачі в архів господарська операція записується від 7 до 9 і більше разів до облікових регістрів. Отже це – невиправдані витрати праці облікових працівників, втрата оперативності і гнучкості обліку. Складання значної кількості документів бухгалтерського оформлення (меморіальних ордерів) створює зайву проміжну ланку між виправдними документами й обліковими регістрами.

• Відрив синтетичного обліку від аналітичного. Для зв’язку синтетичного і аналітичного обліку застосовуються облікові відомості, які ведуться по всіх рахунках. Громіздкість записів на кінець місяця робить неможливим рознесення документів завершити в регістрах аналітичного обліку і звірки з даними синтетичного обліку до складання балансу. Помилки, що виникли після цього, виправити можна лише в наступному місяці.

• Тривалість облікового циклу робіт. Віднесення значного обсягу робіт (звірка даних хронологічного й систематичного обліку, а також синтетичного і аналітичного обліку, виправлення помилок тощо) на кінець місяця, що зумовлює нерівномірність завантаження облікових працівників, відставання у складанні і поданні звітності. Багаторазовість записів, відрив синтетичного обліку від аналітичного, накопичення облікової роботи за місяць призводить до збільшення обсягу облікових робіт. Після подання річного звіту річний обліковий цикл не закінчується а продовжується, поки не затверджується рознесення даних по аналітичних рахунках та їх звірка.

• Незручність перевірки взаємних рахунків. Перевірка рахунків, або розшифровка, з яких сум складається залишок по розрахунках, є досить складним процесом, який часто неможливо виконати. Незакінчені розрахунки по багатьох документах перекривають один одного і для їх перевірки витрачається багато часу. Недостатня пристосованість облікових регістрів для отримання необхідної інформації для складання звітності, що зумовлює необхідність додаткових вибірок і розрахунків у процесі складання звітності.

Окрім цього, меморіально-ордерна форма обліку розрахована в основному на ручну працю або використання обчислювальної техніки на окремих ділянках обліку (нарахування заробітної плати тощо) і не пристосована до комплексної автоматизації облікової інформації із застосуванням сучасної обчислювальної техніки. Тому перелічені недоліки меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку суттєво обмежують її застосування.

Меморіально-ордерна форма обліку не вирішила найважливіших проблем бухгалтерської техніки:

• відставання аналітичного обліку від синтетичного;

• забезпечення безпосереднього складання відомостей за даними облікових реєстрів;

• скорочення кількості робочих прийомів.

Всі ці недоліки меморіально-ордерної форми обліку суттєво знижують ефективність її застосування.

Форма бухгалтерського обліку Журнал-головна є спрощеним варіантом меморіально-ордерної форми і застосовується на невеликих за обсягом діяльності підприємствах і в організаціях, план рахунків яких передбачає незначну кількість рахунків синтетичного обліку (малі підприємства, бюджетні установи та ін.).

Свою назву ця форма обліку одержала від основного її регістру синтетичного обліку — книги Журнал-головна.

У ній поєднано хронологічний запис (Журнал) із систематичним (Головна книга). Кожному синтетичному рахунку відводяться дві графи для запису оборотів по дебету і кредиту.

У Журналі-Головній книзі ліва частина призначена для хронологічних записів, а права частина використовується для систематизації записів по синтетичних рахунках.:

- у лівій частині книги (перші чотири графи) ведуть хронологічну реєстрацію здійснюваних господарських операцій, оформлених відповідними документами. В них записують дату, номер, зміст операції, суму. Ця частина книги замінює реєстраційний журнал. Права частина книги поділена на кілька подвійних граф і призначена для систематизації зареєстрованих господарських операцій по дебету і кредиту відповідних синтетичних рахунків. Ця частина книги заміняє головну книгу.

- кожну господарську операцію (або кілька однорідних згрупованих операцій) на підставі виправдних документів або меморіальних ордерів, причому суму записують в одному рядку тричі: у графі оборотів, на дебет одного рахунка і кредит — іншого. Якщо запис складний, то суму дебетового або кредитового обороту записують на кількох рахунках, але загальна сума дебетових записів повинна дорівнювати загальній сумі кредитового запису (або навпаки), а також сумі, зазначеній у графі оборотів.

Запис операцій у Журналі-Головній книзі здійснюють на підставі меморіальних ордерів, в кінці місяця підсумовують місячні обороти і виводять залишки на 1 число наступного за звітним місяця.

У Журналі-Головній книзі є стільки граф, скільки синтетичних рахунків повинно бути відкрито на певному підприємстві для обліку всіх господарських операцій (записи роблять на розгорнутому аркуші). Через велику кількість балансових рахунків виникає необхідність вкладати всередину додаткові аркуші.

Журнал-Головна книга відкривається записами у першому рядку по всіх рахунках за станом на 1 січня. Сума балансу, яка відповідає загальному підсумку окремо дебетових і кредитових залишків, записується в колонці «Сума обороту по меморіальному ордеру». Потім відображуються всі операції за місяць.

Аналітичний облік при формі Журнал-головна ведуть на картках або в книгах. Господарські операції в них записують на підставі виправдних документів, доданих до меморіальних ордерів. Наприкінці місяця за даними карток (книг) складають оборотні відомості по рахунках аналітичного обліку, підсумки яких порівнюють з оборотами і залишками відповідних синтетичних рахунків, що містяться у книзі Журнал-головна, і встановлюють правильність відображених господарських операцій в облікових регістрах. За даними книги Журнал-головна складають бухгалтерський баланс.