Недоліки журнально-ордерної форми обліку:(повтор опп)

• Складна побудова регістрів. Має складну побудову окремих регістрів, різну структуру журналів-ордерів, відомостей.

• Високий рівень кваліфікації обліковців. Потребує досить високого рівня підготовки облікових працівників, відокремлення дебетових оборотів по рахунках в Головній книзі від Кредитових (в журналі-ордері) ускладнені форми ряду журналу-ордеру, які раніше пристосовувалися до раніше діючої складної і громіздкої звітності.

Таким чином, в основу побудови ж-о форми обліку покладено такі положення:

• здійснення записів у ж-о у порядку реєстрації операцій тільки по кредиту рахунка в кореспонденції з дебетом інших рахунків;

• сполучення, як правило, в єдиній системі записів синтетичного і аналітичного обліку;

• відображення в бух. обліку господарських операцій в розрізі показників. Необхідних для здійснення контролю, аналізу і складання періодичної і річної бух. звітності;

• застосування журналів-ордерів по декількох рахунках, які мають між собою економічний і обліковий зв'язок;

• застосування облікових регістрів заздалегідь зазначеною кореспонденцією рахунків та показниками.

4. Принципи побудови автоматизованої форми обліку.

Основна тенденція сьогодні – це раціональне застосування персональних ЕОМ для автоматизації бухгалтерського обліку. Розробкою і створенням систем автоматизації бухгалтерського обліку на основі ПЕОМ займається велика кількість спеціалізованих фірм.

За основними функціями програмні засоби класифікуються на:

• Програми, що реалізують функції фінансового (синтетичного) обліку і формування фінансової звітності.

• Програми, що реалізують функції фінансового і управлінського обліку для малих підприємств.

• Програми, що реалізують, функції окремих розділів обліку і переважно облік основних засобів, облік матеріальних цінностей, облік розрахунків по праці й інші для великих і середніх підприємств.

Перші дві групи програм призначені для малих підприємств, які характеризуються невеликим обсягом робіт.

Серед цієї групи програм найбільш розповсюджено такі пакети прикладних програм, як: «Фінанси без проблем» (Хакерт-дизайн, Маріуполь), «Міні-бухгалтерія» (фірма «ІС Москва), «Бухгалтерія малого підприємства» (фірма «Фар» Москва) та ін. Названі програми дають можливість складати оборотно-шаховий баланс, оборотні відомості по рахунках, баланс і додатки до нього.

Серед пакетів другої групи найбільш раціональною вважається програма «Бухгалтерія без проблем» (Аудиторська фірма АСВП, Москва), яка включає два модулі «Управлінський облік» і «Зведений аналітичний і синтетичний облік і складання звітності».

Пакети 3-ї групи охоплюють всі ланки і рахунки бухгалтерського обліку. основу машинно-орієнтованих форм бухгалтерського обліку складає інформація первинних документів. Подвійний запис зберігається і в умовах обробки бухгалтерської інформації за допомогою ПЕОМ.

Найбільш змістовним серед пакетів 3-ї групи є комплекс «Abacus Professional», який працює у суттєвому і локальному режимах і охоплює усі ланки і рахунки бухгалтерського обліку.

Більшість названих бухгалтерських програм побудовано за типовою схемою:

• організується один або декілька журналів господарських операцій, в які заносяться дані первинного обліку;

• на підставі накопиченої в журналі інформації комп’ютер в автоматичному режимі формує всі необхідні звіти.

На ведення Журналу господарських операцій витрачається значна частина робочого часу. Тому якість бухгалтерської програми суттєвим чином залежить від таких чинників, як зручність і швидкість введення інформації в комп’ютер і можливістю маніпуляції раніше введеною інформацією.

Приведений перелік пакетів бухгалтерських програм, на жаль, не враховує особливості підприємницької діяльності в сільському господарстві. Цю проблему в значній мірі вирішено Харківським національним аграрним університетом, де створено пакет прикладних програм для автоматизованої обробки облікової інформації на базі ПЕОМ з врахуванням потреб сільськогосподарських підприємств.

Діалогово-автоматизована (комп’ютерна) форма бухгалтерського обліку ґрунтується на комплексному використанні швидкодіючих ЕОМ, які забезпечують автоматизований процес збирання, реєстрації й опрацювання облікової інформації, необхідної для контролю й управління.

Порядок опрацювання первинної документації на ЕОМ визначається системою програмного забезпечення, яка керує цим процесом:

1. Дані первинних документів накопичуються у запам’ятовуючому пристрої ЕОМ (магнітні диски, магнітні стрічки). При цьому для кожного синтетичного й аналітичного рахунка відводиться окреме місце зберігання інформації.

2. У запам’ятовуючий пристрій ЕОМ вводяться також початкові залишки на рахунках, планові і нормативні дані, необхідні для обліку і контролю. Систематизація введеної інформації на рахунках здійснюється автоматично: досить ввести змінну інформацію один раз, тобто вказати код інформації і суму, як машина за її номером вибирає із класифікатора код рахунків, що дебетуються і кредитуються.

Первинна інформація вводиться у комп’ютерну систему програмістом або самим бухгалтером, який:

• здійснює візуальний і машинний контроль;

• веде діалог;

• виправляє помилки;

• опрацьовує за допомогою комп’ютера інформацію;

• за допомогою друкуючого пристрою отримує відповідні машинограми (документів, регістрів синтетичного й аналітичного обліку, оборотних і сальдових відомостей, балансу та інших форм звітності).

Таким чином, діалогово-автоматизована форма забезпечує:

• повноту автоматизованої обробки і систематизацію облікової інформації;

• видачу вихідної інформації як у вигляді друкованих документів, так і відеограм.

Вихідна інформація повинна, оформлятися в порядку, який забезпечує:

- достовірність, тобто безпомилкове формування облікової, контрольної і звітної інформації відповідно до методології бухгалтерського обліку і звітності;

- своєчасність;

- системність, тобто взаємозв’язок інформації хронологічного і систематичного обліку, синтетичного й аналітичного обліку, облікової і звітної інформації;

- обґрунтованість, тобто відповідність даних перевіреним і опрацьованим первинним документам;

- повноту, тобто отримання всієї облікової і звітної інформації, необхідної для обліку і контролю;

- юридичну повноцінність інформації, що формується.

Впровадження в обліковий процес комп’ютерної техніки зумовило заміну паперових носіїв інформації технічними з наданням їм, відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (затверджене наказом Мінфіну України від 24 травня 1995 р. № 88), юридичної сили.

Документи і машинограми, виготовлені машинним способом, для надання їм юридичної сили повинні відповідати вимогам стандартів і бути закодовані відповідно до затвердженої системи кодифікації.

Підписи осіб, відповідальних за достовірність інформації, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, що відобразила господарську операцію, і виключити можливість користуватися чужими кодами.

Отже, система обліку, яка ґрунтується на використанні високоефективної обчислювальної техніки, є особливою формою бухгалтерського обліку, що відповідає сучасним вимогам управління і забезпечує:

• суміщення документації і реєстрації облікової інформації;

• зниження трудомісткості обліку з одночасним підвищенням достовірності й оперативності інформації;

• інтеграцію окремих видів господарського обліку — оперативного, бухгалтерського і статистичного;

• своєчасне надання інформації, необхідної для прийняття економічно обґрунтованих рішень.

Крім того, програмне забезпечення має задовольняти відповідні технічні, комерційні та ергономічні потреби.

До технічних характеристик слід віднести:

1) невибагливість до комп’ютерних систем;

2) швидкість виконання поставлених завдань;

3) можливість редагування бухгалтерських форм персоналом бухгалтерії залежно від змін на законодавчому рівні, від потреб управління підприємством;

4) обмін даними з іншим програмним забезпеченням;

5) обмін інформацією через мережу;

6) надійний захист і збереження інформації;

7) замінити програму (поновити версію) — приблизно 30 показників.

Стосовно комерційних характеристик, то їх має забезпечити фірма-виробника або фірма-постачальник:

1) ціна програми;

2) документація;

3) супровід програмного забезпечення (навчання, консультації, після реалізаційний сервіс) — приблизно 10 показників.

Ергономічні вимоги до бухгалтерських програм мають задовольнити характеристики щодо зручності у користуванні програмою та позитивно сприймати інформацію працівники — приблизно 10 показників.

За такими характеристиками, що забезпечують автоматизацію обліку на підприємствах різних галузей, є бухгалтерські програми — «1С: Бухгалтерія». Система «1С Бухгалтерія» – програма для WINDOWS, є універсальною бухгалтерською програмою.