Организационная структура бухгалтерской службы и построение ее учетного процесса
Организационная структура бухгалтерской службы зависит прежде всего от организационной структуры самой организации, поскольку в состав могут входить филиалы, представительства, обособленные подразделения.
• при централизованной форме (рис. 4.1) вся учетная работа проводится в центральной бухгалтерии, т. е. подразделенияне составляют не только внутренние балансы, но и бухгалтерские регистры, а в установленные графиком сроки документооборота сгруппированные первичные документы передаются в центральную бухгалтерию
• при децентрализованной форме (рис. 4.2) в подразделениях создаются собственные учетные службы (отделы бухгалтерского учета), которые ведут бухгалтерские регистры и составляют обособленные балансы данных подразделений.
Численность бухгалтерского аппарата и организационная структура бухгалтерии зависят от условий организациии технологии производства, объема учетной работы, форм учета. Предполагаются три типа организации работы бухгалтерского аппарата: линейная (иерархическая); по вертикали (линейно-штабная); комбинированная (функциональная).
При линейной организации бухгалтерского аппарата все работники бухгалтерии подчиняются главному бухгалтеру.При децентрализованном учете организационная схема совпадает со схемой, представленной на рис. 4.2.При централизованном учете линейная организация бухгалтерской службы подразумевает создание структурных подразделений для обработки данных в этих подразделениях (рис. 4.3).
Линейная
При организации работы по вертикали (рис. 4.4) учет ведется в разрезе промежуточных звеньев (отделов, групп, бюро), которые возглавляют старшие бухгалтеры, подотчетные главномубухгалтеру. В самих бухгалтерских службах могут выделяться следующие группы по участкам учетной работы:
• материальная, ведущая учет по МПЗ, их поступлению и выбытию, хранению и использованию;
• расчетов по оплате труда, осуществляющая учет расчетов с работниками, бюджетом, с государственными внебюджетными фондами и т. п.;
• производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат, осуществляет калькулирование себестоимости продукциии готовит производственный отчет;
• учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализацию;
• общая, ведущая учет по остальным операциям. Вертикальная организация работ бухгалтерии применяется
на средних и крупных предприятиях. На крупных предприятиях также могут выделяться группы учета по основным средствам, денежным средствам, расчетам с поставщиками и подрядчиками.
При комбинированной организации структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы, кроме того, в ее структуру могут быть включены секторы внутреннего аудита, управленческого и налогового учета (рис. 4.5) или по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности (рис. 4.6).
Права, обязанности, ответственность главного бухгалтера и должностных лиц бухгалтерской организации
- право заключать строчный трудовой договор
- возможность устанавливать испытательный срок при заключении трудового договора (увеличен до 6 месяцев)
- обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ (п. 3 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете);
- обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств (п. 3 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете);
- формирует учетную политику предприятия (п. 5 ПБУ 1/98);
- подписывает бухгалтерскую отчетность (п. 5 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете).
В соответствии с п. 2 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю.
Главный бухгалтер организации является ответственным лицом за ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства и представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. В связи с чем главный бухгалтер обязан отказаться от исполнения и оформления документов, не соответствующих действующему законодательству и нарушающих договорную и финансовую дисциплину.
главный бухгалтер несет ответственность за:
- ведение бухгалтерского учета;
- формирование учетной политики;
- своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
в ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, имеются три основания для привлечения к ответственности, а именно:
- уклонение от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета;
- искажение бухгалтерской отчетности;
- несоблюдение сроков представления бухгалтерской отчетности.
главный бухгалтер может быть привлечен только к административной или уголовной ответственности
Административная ответственность наступает:
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка видения кассовых операций
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) и кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении и кассе наличных денег сверх установленных лимитов
Нарушение срока постановки на учет в налоговом органе
Нарушение срока представления сведений об открытии и о закрытии счета в банке или иной кредитной организации
Нарушение сроков представления налоговой декларации
Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности
Уголовная ответственность:
“Неправомерные действия при банкротстве”, “Злоупотребление полномочиями”.
Особое место среди преступлений, представляющих “определенный интерес” для главных бухгалтеров, являются налоговые преступления.
Уклонение от уплаты налогов или страховых взносов в государственные внебюджетные фонды с организации
Неисполнение обязанностей налогового агента
Сокрытие денежных средств либо имущества организации или индивидуального предпринимателя, за счет которых должно производиться взыскание налогов и (или) сборов
Главный бухгалтер, находясь с работодателем в трудовых отношениях, также может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, которая налагается непосредственно работодателем за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей.
Статьей 192 ТК РФ установлен открытый перечень дисциплинарных взысканий. К ним, в частности, относятся:
- замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.
Материальная ответственность
материальная ответственность является самостоятельным видом ответственности. В связи с чем главный бухгалтер организации может быть привлечен к ней независимо от привлечения его к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности.
Права и обязанности должностных лиц бухгалтерской службы.
Общими типовыми обязанностями бухгалтера ( кроме бухгалтера-кассира и бухгалтера-ревизора)
являются:
1. Выполнение работ по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных
операций.
2. Участие в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой
дисциплины и рациональное использование ресурсов.
3. Прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и
подготовка их к счетной обработке.
4. Отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, связанных с движением
основных средств, материально-производственных запасов и денежных средств.
5. Составление отчетных калькуляций себестоимости продукции, выявление источников образования
потерь и непроизводительных затрат, подготовка предложений по их предупреждению.
6. Начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты,
платежей в банковские учреждения, оплаты труда рабочим и служащим, других выплат и платежей,
а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.
7. Обеспечение внутренних и внешних пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и
достоверной бухгалтерской информацией.
8. Участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельностиорганизации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий посовершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в
проведении инвентаризаций денежных средств и материально-производственных запасов.
9. Подготовка данных по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления
бухгалтерской отчетности.
10. Оформление бухгалтерских документов с установленным порядком для передачи в архив.
11. Выполнение работ по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской
информации, внесение изменений в справочную и нормативную информацию, используемую при
обработке данных.
Для этого бухгалтер должен как минимум иметь профессиональное (экономическое) образование.
Обязанности бухгалтера-кассира отличаются от обязанностей других бухгалтерских работников в
силу специфики выполняемых им функций.
Системы распределения расходов. Прядок отражения косвенных расходов в бухгалтерском деле.
Основными целями распределения затрат можно определить следующие:
- анализ себестоимости;
- анализ прибыльности бизнеса по видам деятельности, по видам продукта, по структурным подразделениям и принятие управленческих решений.
По способу включения в себестоимость продукции затраты делятся на прямые и косвенные.
Прямые затраты связаны с производством определенного вида продукции и могут быть прямо отнесены на его себестоимость: сырье и основные материалы, основная зарплата производственных рабочих и некоторые другие.
Косвенные затраты не могут быть отнесены прямо на себестоимость отдельных видов продукции и распределяются косвенно: общепроизводственные и общехозяйственные расходы, часть расходов на продажу и некоторые другие. Деление затрат на прямые и косвенные зависит от отраслевых особенностей, организации производства, принятого метода калькулирования себестоимости продукции.
Таким образом, для косвенных затрат организуется отдельный учет, и периодически накопленные косвенные затраты распределяются на объекты затрат по заранее выбранному алгоритму.
В мировой практике применяются два основных варианта распределения накладных затрат: традиционная система и процессная (ABC, операционная или функциональная) система.
По традиционной схеме косвенные расходы собираются и затем распределяются с центров издержек, например таких, как: производственные цеха, сборочный цех, вспомогательный цех, бухгалтерия и т.д. По процессной схеме весь бизнес компании разделяется на операции - по функциональному признаку, например: проектирование продукции, наладка оборудования,формирование партий для отгрузки, общее управление компанией.
Общая последовательность распределения затрат состоит из двух этапов:
1) Распределение между центрами финансового учета. На этом этапе нужно аккумулировать косвенные затраты на определенных центрах затрат, а затем по определенным алгоритмам распределить затраты на производственные подразделения.
2) Распределение косвенных затрат с производственных центров на объекты затрат. Для этого нужно при помощи ставки распределения косвенных расходов (драйверов затрат) рассчитать пропорции распределения и выполнить само распределение.
Ставка распр. КР = ∑кр/база распределения
В качестве базы распределения на второй ступени выступает время работы производственных рабочих или оборудования. КР продукта А=ставка распределения КРхБР продукта А.
Некоторые компании ограничиваются только первым этапом распределения затрат.
На производственных предприятиях в состав расходов на обслуживание производства и управление входят расходы на эксплуатацию производственных машин и оборудования, общецеховые и общехозяйственные расходы.
5. Оценка сегмента бизнеса с использованием основных инструментов анализа.
Сегментарный анализ представляет собой сочетание классического экономического анализа, основным принципом которого является последовательное разложение, расчленение исследуемого объекта и влияющих на него факторов, и маржинального подхода, предполагающего разделение затрат на переменные и постоянные и выведение маржинального дохода.
Такой анализ осуществляется на основе сегментарной отчетности, т.е. отчетности, составляемой по тем предметам деятельности, информация о затратах и доходах которых интересует менеджеров.
При составлении сегментарной отчетности показывается величина маржинального дохода (суммы покрытия), приносимого каждым сегментом, т.е. его вклад в формирование прибыли сегмента более высокого уровня или компании в целом.
Возможны два подхода к составлению и соответственно анализу сегментарной отчетности. В первом случае используется так называемый простой (одноступенчатый) расчет маржинального дохода, когда для каждого сегмента такой доход определяется как разность между объемом его продаж и переменными затратами. При этом постоянные затраты на сегменты не относятся, т.е. рассматриваются как нераспределяемые и вычитаются из суммы маржинальных доходов, полученных всеми сегментами.
Предпочтительным является двухступенчатый расчет маржинального дохода, при котором выделяются специальные (прямые) и общие (косвенные) постоянные затраты. Специальные (прямые) постоянные затраты могут быть прямо отнесены на конкретные сегменты, а общие — рассматриваются как затраты, возникающие на более высоком уровне сегментирования или на уровне компании в целом, и на сегменты не относятся.
При помощи поэтапного определения доли покрытия постоянных издержек можно наглядно оценить рентабельность отдельных видов продукции, товарных групп, участков, т.е. проследить географию формирования финансовых результатов. Данный метод базируется на взаимосвязи выручки, издержек и объема производства, а значит, управляяэтими параметрами, можно прогнозировать финансовые результаты.
Одним из перспективных направлений развития аналитической деятельности (как в теоретическом, так и в практическом плане) является анализ прибыльности по потребителям. Для проведения такого анализа требуется разработка и внедрение специальной системы анализа и отчетности, поскольку анализ прибыльности по потребителям выходит за рамки сравнения относительных показателей валовой прибыли, достигнутых на разных сегментах рынка.