Базы данных

Этапы проектирования баз данных.

Достоверность информации

Скорость обработки информации

1) Постановка задачи

2) Создание таблицы.

После того, как содержимое базы данных будет определено, его нужно разбить на разделы, каждый из которых станет таблицей.

3) Определение полей.

4) Установка связей между таблицами.

Изучить каждую таблицу, решая, каким образом данные в ней должны быть связаны с данными в других таблицах. При необходимости добавляют новые поля или новые таблицы, предназначенные для связи между таблицами.

5) Тестирование и улучшение.

Выполнить анализ спроектированной базы данных, т.е. создаём таблицы, вводим несколько тестовых записей, пытаемся извлечь нужную информацию и вносим изменения (если необходимо).

Типичные ошибки при проектировании:

1) База данных состоит из большого количества полей, содержащих информацию. (Разделить таблицы на несколько логических разделов).

2) В таблице есть поля, которые в основном не заполнены, то есть неприменимы к большей части записей.

3)Несколько таблиц содержат одни и те же поля.

Рекомендации по определению полей

1) Каждое поле должно содержать информацию по теме таблицы.

2) Не следует включать в таблицу производные или вычисляемые данные.

3) Информация должна храниться в виде минимального количества полей.

Ключевые поля.

Основным достоинством любой системы управления реляционными базами данных является способность быстро находить и объединять данные, которые хранятся в разных таблицах. Для повышения эффективности работы каждая база данных (таблица) должна содержать поле или набор полей, совокупность значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Как правило, таким полем является поле с уникальным номером или кодом. На языке баз данных такое поле или совокупность полей называется ключом таблицы.

Access использует ключевые поля для связывания данных из разных таблиц.

При выборе ключевого поля следует помнить, что Access не допускает пропусков и повторений ключевого поля. Значения в ключевом поле удобно использовать для поиска информации. Оно не должно быть длинным и сложным для запоминания.

Размер ключа влияет на скорость выполнения поиска в базах данных.

Установка связей между таблицами.

После распределения информации по таблице следует решить и указать Access, какие действия следует выполнить для объединения содержимого этих таблиц. Access является системой управления реляционными базами данных. Это означает, что разные таблицы содержат данные, которые могут быть связаны между собой после того, как пользователь установит связи между таблицами. Access может использовать эти связи для поиска связанной информации, хранящейся в разных таблицах.

Для установки связи между таблицами следует добавить ключевое поле одной таблицы в другую таблицу.

Возникает вопрос: поле из какой таблицы следует использовать? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо определить, какие отношения могут быть установлены между этими таблицами. Существует три типа отношений: один к одному, один ко многим, многие ко многим.

Отношение один ко многим означает, что каждая запись из первой таблицы может соответствовать нескольким записям во второй таблице, а каждой записи во второй таблице соответствует не более одной записи из первой таблицы.

Отношение один к одному означает, что каждой записи из первой таблицы может соответствовать не более одной записи во второй таблице и наоборот.

Отношение многие ко многим означает, что каждой записи из первой таблицы может соответствовать несколько записей из второй таблицы и наоборот.

Создание таблицы.

Свойства полей.

1) Размер поля. Изменяет размер текущего поля или определяет диапазон допустимых значений для числового поля.

2) Формат поля. Изображение даты и числа в указанном формате.

3) Число десятичных знаков. Изображение, указанное число знаков после разделителя (запятой).

4) Маска ввода. Изображает постоянные символы у поля, чтобы их не надо было вводить, и проверяет, чтобы значения, помещенные в маску ввода, соответствовали формату маски (день, месяц, год).

5) Подпись поля. Позволяет указать подпись, отличную от имени поля, которую следует использовать в новых формах и отчётах.

6) Значение по умолчанию. Автоматически вводит указанное значение во все новые записи.

Условие назначения и сообщения об ошибке позволяют указать, каким условиям должны удовлетворять значения, которые мы можем вводить в данное поле.

В поле сообщение об ошибке вводим тот текст, который будет отображаться в поле при вводе ошибочного значения.

7) Пустые строки - разрешает хранить пустые строки при MEMO полях.

8) Индексированное поле. Ускоряет поиск в тех полях, которые мы часто используем.