2.2. Стан внутрішнього контролю за формуванням та обліком запасів

Для того, щоб оцінити стан системи внутрішнього контролю запасів ДП СУ-39 ВАТ «Центростальконструкція» необхідно розглянути кожен з елементів системи внутрішнього контролю названого підприємства, а також характеристику запасів.

Отже, аналізуючи середовище контролю, потрібно визначити під впливом яких факторів воно виникає. Зовнішні фактори: загальний стан економіки країни можна визначити як нестабільний, особливо це стосується законодавства.

Щодо внутрішніх факторів, то тут потрібно звернути увагу на філософію і стиль управління та організаційну структуру підприємства.

Забезпечення інформацією керівництва здійснюється з допомогою системи бухгалтерського обліку – другого елемента системи внутрішнього контролю. До її складу відносять облікову політику, форму обліку та спосіб обробки облікової інформації.

Запаси є однією з найважливіших складових собівартості продукції, робіт, послуг (матеріальні затрати становлять 57-68% собівартості продукції). Від правильності ведення обліку запасів залежить достовірність даних про отриманий підприємством прибуток, збереження самих запасів, правильність визначення основних показників, які характеризують результати господарської діяльності та реальний фінансовий стан (залишки оборотних коштів, темпи їх обігу, собівартість). Тобто від об’єктивності, правдивості та повноти відображення господарських фактів, пов’язаних з рухом виробничих запасів, залежить правдивість і неупередженість усіх суттєвих для користувачів показників.

Про систему бухгалтерського обліку можна сказати наступне: форма обліку на підприємстві здійснюється за допомогою комп’ютерних програм. Облікова політика визначена у Наказі про облікову політику, який наведено у додатках. Нарахування амортизації основних засобів здійснюється, використовуючи податковий метод, визначений у ЗУ «Про оподаткування прибутку підприємств».Обробка облікової інформації за допомогою комп’ютерних програм, при цьому кожен з бухгалтерів, наявних у штаті, здійснює облік тих операцій, які визначені для нього у функціональних обов’язках (наприклад на підприємстві окремо кожним бухгалтером ведеться облік основних засобів, зарплати, витрат, запасів).

Отож, на підприємстві наявні наступні процедури контролю:

• Санкціонування – дозвіл у вигляді підпису, тобто керівник може санкціонувати своїм підписом виконання певних операцій.

• Права і обов’язки працівників визначені у «Функціональних обов’язках».

- Здійснюється обов’язкове документування всіх операцій, які відбуваються на підприємстві. Всі господарські операції на підприємстві оформляються первинними документами, які являються первинними обліковими документами, на основі яких ведеться бухгалтерський і податковий облік з зазначенням всіх необхідних реквізитів. До бухгалтерського і податкового обліку приймаються оригінали первинних документів, оформлених відповідним чином і підписаних головним бухгалтером або замісником головного бухгалтера.

• Відповідальність за збереження активів несуть матеріально-відповідальні особи (касир, завскладу тощо), вони забезпечують обмеження доступу до активів, особливо це стосується готівкових коштів.

Періодично проводяться інвентаризації, яка вважається запасами забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності підприємства.

Загальне визначення завдання внутрішнього контролю виробничих запасів полягає у встановленні достовірності й повноти відображення в бухгалтерському обліку та звітності господарських фактів відносно залишків і руху виробничих запасів.

Предметна область дослідження запасів включає:

• Внутрішні нормативні та загальні документи клієнта.

• Облікову політику з питань обліку виробничих запасів.

• Договори з МВО.

• Первинні документи та реєстри обліку по рахунках, призначених для ведення БО виробничих запасів (Журнал обліку надходження вантажів, довіреність, прибутковий ордер, товарно - транспортна накладна, акт про приймання матеріалів, накладна на внутрішнє переміщення матеріалів, реєстр приймання –здачі документів, відомість обліку залишків матеріалів на складі, лімітно – забірна картка, накладна на відпуск матеріалів на сторону).

• Регістри зведеного синтетичного обліку.

• Місця збереження виробничих запасів.

• Технологічний процес виробництва.

На підприємство матеріальні цінності надходять від постачальників. Для безперервного надходження матеріальних цінностей організовується матеріально-технічне постачання. Рівень організації матеріально-технічного постачання визначається якістю розрахунку планової необхідності підприємства в матеріальних ресурсах, ступінню обґрунтування планів матеріально-технічного постачання; своєчасністю представлення відповідними службами підприємств планових заявок на матеріали та заключення прямих угод з постачальниками, конкретністю угод; ступінню забезпеченості підприємств матеріальними ресурсами; наявністю понад нормованих запасів або недопоставок окремих видів запасів. Запаси надходять на підприємство в результаті їх придбання у постачальників відповідно до укладених договорів із ними, внеску засновників підприємства до статутного капіталу, обміну на неподібні активи, безоплатної передачі, оприбуткування раніше не врахованих запасів на балансі.

Запаси, що надходять від постачальників, супроводжуються такими документами: накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей, податкова накладна, рахунок-фактура тощо.

Матеріально відповідальна особа (завідувач складу, комірник), приймаючи запаси на складі, здійснює перевірку відповідності даних документів постачальника фактичній наявності цінностей. У разі повної відповідності здійснюється оприбуткування запасів на складі, тобто прийняття їх для зберігання. Це підтверджується складанням прибуткового ордера (форма № М-4).Оприбуткування запасів, що надійшли від постачальників без супроводжувальних документів, здійснюється на підставі акта. Такі поставки називаються невідфактурованими.

Надходження запасів від власного виробництва оформляється накладною, яка виписується в двох примірниках. Один використовується як прибутковий документ складу, другий — як розходний документ цеху, що здав невикористані матеріали, відходи виробництва, напівфабрикати, готову продукцію.

На підставі документів про оприбуткування здійснюються записи в картках складського обліку (форма М-12), які є регістром аналітичного обліку запасів на складі. Ці картки виписуються в бухгалтерії підприємства і передаються на склад. Записи по кожній операції руху (надходження і вибуття зі складу) здійснюються комірником або завідувачем складу.

Таблиця 2.2.1.

Опитувальний листок (анкета) з внутрішнього контролю запасів

№	Питання (основні процедури контролю)	Наявність
1	Чи проведена класифікація запасів згідно з планом рахунків ?	так
2	Чи зараховуються за первісною вартістю придбані запаси?	так
3	Чи збільшується первісна вартість запасів на суму витрат, пов’язаних із їх поліпшенням ?	так
4	Інформація про зміни первісної вартості та суми зносу заноситься у регістри аналітичного обліку на основі: -відомості переоцінки -висновку експерта -бухгалтерських довідок -інших документів?	так ні ні ні
5	Чи ведеться облік запасів із застосуванням типових форм первинних документів?	так
6	Ким приймається рішення про ліквідацію, продаж запасів -керівником - технічною комісією -кимось іншим ?	так
7	Чи ведуться реєстри аналітичного і синтетичного обліку операцій з запасами	так
8	Чи є в наявності технічна документація на запаси?	так
9	Чи є підписи комісії на актах прийому – передачі, списання запасів?	так
10	Чи затверджено керівником список осіб, які мають право доступу до активу?	так
11	Чи всі акти та інші документи, що їх замінюють підписані керівником?	так
12	Чи розподілені права та обов’язки матеріально – відповідальних осіб?	так
13	Чи оформлюються належним чином акти прийому, передачі, списання при надходженню і вибуттю запасів?	так
14	Чи проводиться своєчасне оприбуткування запасів, які надійшли на підприємство?	так
15	Чи оформляються придбані запаси відповідними інвентарними картками?	так
16	Чи проводиться перевірка правильності оцінки придбання запасів?	так
17	Чи здійснюється інвентаризація запасів відповідно до чинного законодавства?	так

Отже, з вищенаведеної анкети можна зробити висновок, що всі процедури з внутрішнього контролю запасів на ДП СУ-39 ВАТ «Центростальконструкція» проводяться на належному рівні.