2. Вивчення та оцінка системи внутрішнього контролю дп Рівненське спеціалізоване Управління №39 ват «Центростальконструкція»

2.1 Характеристика системи внутрішнього контролю дп Рівненське спеціалізоване Управління №39 ват «Центростальконструкція»

З метою успішного функціонування підприємства, підвищення рівня рентабельності, збереження та збагачення його активів необхідний налагоджений механізм управління, найважливішим елементом якого є повсякденний внутрішнійоконтроль. Система контролю має бути економічно вигідною, тобто затрати на її функціонування мають бути меншими за витрати підприємства через її відсутність. Якщо система внутрішньогосподарського контролю буде функціонувати ефективно, це дасть змогу скоротити витрати на проведення внутрішньогодаудиту. Система внутрішнього контролю визначає всі внутрішні правила та процедури контролю, запроваджені керівництвом підприємства для досягнення поставленої мети - забезпечення (в межах можливого) стабільного і ефективного функціонування підприємства, дотримання внутрішньогосподарської політики, збереження та раціональне використання активів підприємства, запобігання та викриття фальсифікацій, помилок, точність і повнота бухгалтерських записів, своєчасна підготовка надійної фінансової інформації. Впровадження і підтримка на належному рівні системи внутрішнього контролю мають забезпечити виконання таких основних завдань: належне санкціонування угод і операцій; реєстрація інформації шляхом ведення системного бухгалтерського обліку; фактичний контроль доступу до активів; періодичне проведення інвентаризації активів.

Отже, на підприємстві має бути створена така система внутрішнього контролю, яка була б достатньою для того, щоб:

• фінансова звітність давала правильне і об’єктивне уявлення;

• адміністрація підприємства мала у своєму розпорядженні надійну інформацію для ефективного керівництва діяльності;

• фінансова інформація передавалась найбільш ефективним шляхом з метою її ефективного використання уповноваженими особами;

• програми, які контролюють функціонування облікової системи (первинні документи, їх обробку і рознесення за рахунками), не могли бути сфальсифіковані;

• матеріальні активи не були розкрадені, незаконно привласненні, неефективно використані чи випадково знищені;

• забезпечити схоронність активів, нематеріальних активів, важливих документів і реєстрів бухгалтерського обліку;

• політика управління в галузі планування, довгострокового прогнозування тощо була узгоджена;

• усі відхилення від планів своєчасно виявлялись, аналізувались, а винні особи несли відповідальність.

Система внутрішнього контролю складається з таких елементів, як середовище контролю, системи бухгалтерського обліку та процедури контролю (див.рис.2.1).

Рис 2.1. Структура системи внутрішнього контролю

Отже необхідно детальніше зупинитися на кожному з елементів системи внутрішнього контролю.

1. Середовище контролю - це процедури, дії і заходи, які відображають загальне ставлення адміністрації, директорів і власників підприємства до організації ефективної системи внутрішнього контролю. Управлінська ланка може створювати сприятливі умови для підтримки ефективної бухгалтерської системи і процедур контролю. Щоб зрозуміти і оцінити середовище контролю необхідно розглянути його найважливіші складові елементи. Середовище контролю виникає під впливом зовнішніх і внутрішніх факторів.

До зовнішніх факторів відносяться:

1. Загальний стан економіки країни та нестабільність законодавства. Доцільно відмітити, що ці фактори не позитивно впливають на господарську діяльність підприємства і не сприяють його зацікавленості у організації ефективного внутрішнього контролю. Адже постійні зміни законів, нормативних актів досить важко від слідкувати.

2. Підпорядкованість підприємства. ДП СУ-39 підпорядковане ВАТ «Центростальконструкція».

3. Державне регулювання обліку. Здійснюється шляхом визначення методів, методів та принципів бухгалтерського обліку у Законах України, Постановах КМУ, Верховної Ради та інші.

До внутрішніх факторів належать:

1. Філософія і стиль управління – передбачає загальне ставлення, обізнаність і дії директорів та управляючого персоналу щодо системи внутрішнього контролю. Підхід менеджерів та директорів до контролю справляє найбільший вплив на контрольне середовище, верхня ланка управління визначає ставлення службовців до контролю.

2. Організаційна структура підприємства. На підприємстві повинна існувати така організаційна структура господарської системи, яка б чітко визначала б існуючі форми повноважень і підпорядкованості. Необхідно конкретно визначити підлеглість, посаду, опис роботи, рівень відповідальності та ін. Багатоступінчаста організація з певним порядком складання документів і звітності може бути придатною для великого підприємства.

Директор підзвітний засновнику і несе перед ним відповідальність за діяльність Фірми і виконання покладених на нього завдань і функцій. Директор фірми:

- без доручення діє від імені фірми, представляє інтереси фірми у відносинах з юридичними та приватними особами;

- забезпечує виконання поточних та перспективних планів Фірми;

- організовує підготовку та виконання рішень, які прийняті Засновником, а також надає звіти про їх виконання;

- розпоряджається майном Фірми, включаючи її грошові кошти в межах, що визначені Засновником.

Директор має право приймати рішення по всіх інших питаннях діяльності Фірми, крім тих, що віднесені до виключної компетенції Засновника.

Трудовий колектив фірми має права та обов’язки, передбачені для трудових колективів підприємств, де використовується наймана праця.

Такий розподіл оформлюється положенням про структурні підрозділи і посадовими інструкціями. Для прикладу можна навести основні положення з посадової інструкції головного бухгалтера. Головний бухгалтер в своїй діяльності:

- керується П(С)БО, іншими нормативними актами, затвердженими у встановленому порядку, несе відповідальність за дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку;

- забезпечує контроль і відображення на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій, надання оперативної інформації, складання і подання у встановлені терміни бухгалтерської звітності, здійснює (разом з іншими підрозділами) економічний аналіз діяльності підприємства;

- підписує разом з керівником підприємства документи, що є підставою для приймання і видачі ТМЦ та коштів, а також розрахункові, кредитні та фінансові зобов’язання, візує господарські договори;

- забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у структурних підрозділах, філіях, представництвах та інших відособлених підрозділах;

- забезпечує зберігання первинних документів та облікових реєстрів, що пройшли обробку, а також бухгалтерських балансів і звітів, оформлення і передача їх до архіву.

Отже, кожний з осіб на підприємстві, які займають вищу посаду, тою чи іншою мірою, відповідно до своїх обов’язків і завдань, виконують внутрішній контроль, тобто контролюють виконання обов’язків інших осіб, правильність і належне здійснення процесу виробництва, надання послуг, і за це несуть певною мірою відповідальність.

3. Система бухгалтерського обліку. Її мета полягає у визначенні, накопиченні, класифікації, аналізі, реєстрації і представленні звітності про господарські операції і забезпеченні обліку наявних активів. Ефективна облікова система дає можливість адміністрації належним чином виконувати свої обов’язки з контролю, забезпечення схоронності ресурсів, представлення звітності й задоволення потреб чинного законодавства.

Система бухгалтерського обліку складається з таких елементів:

1. Форма обліку - певна система регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» [7]. Форма обліку в Україні буває: журнально-ордерна, меморіально-ордерна, з застосуванням комп’ютерних програм. На ДП СУ-39 ВАТ «Центростальконструкція» застосовуються комп’ютерні програми.

2. Облікова політика – сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності.

3. Спосіб обробки облікової інформації. Обробка інформації здійснюється або вручну, або з використанням комп’ютерної техніки. На ДП СУ-39 ВАТ «Центростальконструкція» обробка інформації здійснюється з застосуванням комп’ютерних програм.

Ефективна облікова система повинна повністю відповідати семи принципам її ведення (реальність, повнота, оцінка, класифікація, санкціонування, своєчасність, підготовка звітності). Ефективна система обліку має забезпечувати:

-визначення та облік даних за всіма господарськими операціями;

-опис ходу господарських операцій з зазначенням детальної інформації, достатньої для складання фінансової звітності;

-визначення вартості господарських операцій, щоб у фінансових звітах відобразити її вартісний еквівалент;

-визначення часу проведення господарських операцій, щоб переконатись, що він відповідає тривалості періоду складання бухгалтерських документів;

-правильне відображення і видачу інформації, що міститься у фінансових звітах.

4. Процедури контролю. Здійснення контролю передбачає використання спеціальних процедур, до яких належать:

- санкціонування господарських операцій;

- розподіл прав, обов’язків відповідальності;

- документування господарських операцій;

- обмеження доступу до активів;

- інвентаризація;

- робочий план рахунків.

1.Санкціонування. Санкція (дозвіл) на здійснення господарської операції є обов'язковим реквізитом первинних документів. Санкція керівника необхідна при направленні працівника у відрядження, видачі коштів з каси, відпуск товарно-матеріальних цінностей на сторону тощо. Санкція засвідчується підписом керівника на первинних документах.

Особи, які мають право видавати спеціальні чи загальні дозволи на здійснення господарських операцій, повинні займати на підприємстві посади, що відповідають суті і призначенню цих операцій. Порядок цих дозволів на ДП Рівненське спеціалізоване Управління №39 ВАТ «Центростальконструкція» встановлює керівник. Наприклад, як правило, одержують обов’язкову санкцію директора на придбання основних засобів, якщо сума господарських операцій перевищує встановлений ліміт.

2. Розподіл прав та обов’язків. Під час розподілу прав, обов'язків і відповідальності слід враховувати такі правила:

— розподіл відповідальності між різними особами чи підрозділами за вико­нання господарської операції, її запис (документування) і зберігання активів, що надійшли від операції. Прикладом може бути порядок оприбуткування основних засобів: акт прийому-передачі оформлює комісія, що безпосередньо робить висновок про придатність об'єкту основних засобів до експлуатації; на його підставі бухгалтер оприбутковує основні засоби, відкриваючи інвентарну картку; матері­ально відповідальна особа приймає їх на зберігання чи в експлуатацію, що відоб­ражається у інвентарному списку основних засобів за змістом їх знаходження (експлуатації);

— розподіл відповідальності за виконання різних етапів здійснення господар­ської операції. Наприклад, санкціонування продажу основних засобів, їх відпуск, транс­портування і отримання оплати провадяться різними посадовими особами чи підрозділами;

— розподіл відповідальності під час ведення облікових реєстрів та складання звітності. Наприклад, бухгалтер, що здійснює облік основних засобів, не повинен вести реєстр обліку підзвітних осіб, банківських операцій.

3. Документування господарських операцій. Суцільне документування господарських операцій забезпечує наявність доказів їх здійснення. 3 цією метою первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва документа (форми), код форми, дата, місце складання, зміст господарської операції, вимірювачі (у натуральному і вартісному виразі), посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її офор­млення; особисті підписи або інші знаки, що однозначно ідентифікують особу, яка здійснила господарську операцію.

Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення.

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, що ве­дуть бухгалтерський облік, за формою і змістом. Документи, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власни­кам, іншим юридичним і фізичним особам, повинні передаватись головному бухгалтеру для прийняття рішення.

Документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає мож­ливість їх повторного використання:

— при ручній обробці — дату запису в обліковий реєстр;

— при обробці на обчислювальній установці — відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку.

Вільні рядки у документах підлягають обов'язковому прокресленню.

Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

4. Інвентаризація. – це метод бухгалтерського обліку, який служить для забезпечення відповідності облікових даних господарських засобів та їх фактичної наявності.

5.Обмеження доступу до активів. Воно реалізується двома шляхами:

— укладенням договорів про матеріальну відповідальність;

— затвердженням переліку осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних відпус­ком (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних ціннос­тей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинна бути обмеженою.

6. Робочий план рахунків. Робочий план рахунків присутній на ДП СУ-39 ВАТ «Центростальконструкція» і наведений в додатках.

Оцінку властивого ризику та ризику невідповідності внутрішнього контролю на ДП СУ-39 ВАТ «Центростальконструкція» наведемо в таблиці 2.1.1

Таблиця 2.1.1

Листок оцінки властивого ризику та ризику невідповідності внутрішнього контролю

Питання

Відповідь Так/ні

Зовнішні фактори властивого ризику 1.Який загальний стан економіки галузі: спад виробництва депресія зростання ділової активності ? 2. Чи вплинули негативно на розвиток підприємств галузі: загальний стан економіки України зростання рівня інфляції чинне законодавство ? зміни офіційного обмінного курсу іноземних валют інше (вказати) ? 3. Чи належить продукція галузі до : конкурентноспроможної швидко старіючої енергоємної матеріалоємної трудомісткої ? 4. Чи характерний для галузі тривалий виробничий цикл? 5. Чи залежить галузь від імпортних поставок паливно-мастильних матеріалів, енергії, сировини, тощо? 6. Чи відбувались в галузі протягом звітного періоду банкрутства (згортання виробництва)? 7. Чи отримує галузь значні дотації від уряду? 8. Чи спостерігалися значні зміни у тенденції прибутковості (збитковості) серед підприємств галузі? Внутрішні фактори властивого ризику та ризику контролю. 1.Яка форма власності підприємства : державна приватна інша? 2.Як здійснюється керівництво підприємством: одноосібно колегіально ? 3. Чи має керівництво: достатню кваліфікацію практичний досвід роботи ? 4. Чи має керівництво негативну репутацію? 6. Чи знаходиться керівництво під чиїмось негативним впливом? 7.Чи є причини у керівництва прикрасити фінансовий стан підприємства (перекрутити його показники): зміна форми власності необхідність отримання кредиту необхідність підтримання певного курсу акцій можлива зміна власника інші причини ? 8. Чи відбулись у звітному періоді (очікуються найближчим часом) зміни: у складі керівництва у складі власників форми власності ? 9.Чи існує чіткий розподіл функціональних обов”язків на підприємстві? 10. Чи збігається реальний розподіл повноважень членів керівництва з формальними обов”язками? 11. Чи передбачений організаційною структурою підприємства орган внутрішнього контролю: ревізійна комісія відділ внутрішнього аудиту інші? 12. Чи усвідомлює керівництво важливість бухгалтерського обліку? 13. Чи немає конфлікту між керівництвом та головним бухгалтером? 14. Чи здійснюються інвентаризації перед складанням річної звітності? 15. Чи укладені договори про матеріальну відповідальність у передбачених законодавством випадках? 16. Чи відбулись зміни у складі традиційних користувачів звітності за звітний період, чи передбачаються найближчим часом після його закінчення ? 17. Чи були випадки крадіжок, зловживань на підприємстві? 18 .Чи спостерігається висока плинність кадрів серед : працівників бухгалтерії матеріально відповідальних осіб ? 19. Чи є підприємство позивачем (відповідачем) у судовій справі? 20.Чи є філії( дочірні підприємства)? 21. Чи вистачає підприємству власних оборотних коштів? 22. Чи використовуються підприємством позики? 23.Чи спостерігається високий рівень постійних витрат? 24. Чи є підприємство збитковим (прибутковим)? 25. Чи були значні фінансові втрати на підприємстві? 26.Чи залежить підприємство від: незначної кількості замовників незначної кількості постачальників? 27.Чи здійснює підприємство декілька видів діяльності? 28. Які форми оплати переважають на підприємстві: готівкова безготівкова інші форми ? 29.Чи здійснювались нетрадиційні господарські операції протягом звітного періоду? 30. Чи високий ступінь складності здійснюваних господарських операцій? 31.Чи здійснює підприємство зовнішньоекономічну діяльність? 32.Чи застосовується на підприємстві: ручна обробка облікової інформації комп"ютерна ? 33.Чи здійснювались перевірки діяльності підприємства у звітному році? 34.Чи проводився аудит у попередньому звітному періоді? 35.Чи змінився аудитор ( аудиторська фірма) ? 36. Чи відбувались у звітному періоді зміни в обліковій політиці підприємства ? 37.Чи сплачувало підприємство значні санкції за податками і платежами?

Так Так Так Ні Так Так Так Так Так Ні Ні Так Так Так Ні Ні Так Ні Ні Ні Так Так Так Так Ні Так Так Так Ні Ні Так Ні Ні Ні Так Так Збитковим Так Так Так Ні Так Ні Ні Ні Так Так Ні - Ні Ні