Как организационно-административные методы и социально-психологические действуют на развитие Вашей организации. Приведите примеры.

Объективной основой использования организационно-административных методов выступают организационные отношения, составляющие часть механизма управления. Через их посредство реализуется одна из важнейших функций управления – функция организации.

Организационно-административные методы в основном опираются на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Руководитель представляется здесь как администратор, субъект власти, опирающийся на предоставленное ему в этом право.

Эти методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержания трудовой дисциплины и т.д. Организационно-административные методы отличает от других чёткая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечёт за собой определённые взыскания. Директивные команды обязательны для выполнения, причём в установленные сроки, даже если это невыгодно исполнителю.

Организационно-административное воздействие включает в себя следующие компоненты: виды и типы воздействия, адресат, постановка задания и определение критерия его выполнения, установление ответственности, инструктаж подчинённых и т.д.

В организации эти методы служат средством прямого воздействия на процесс производства и труд работников, что позволяет координировать ими отдельных функций на решение общей задачи. Эти методы призваны обеспечить организационную чёткость и дисциплину труда. Всё это создаёт благоприятные условия для существования и развития управляемой системы, оказывает целенаправленное воздействие на субъект управления. Характерная особенность прямого воздействия – непосредственная связь руководителя и подчинённого. Однако в целом прямые воздействия в конечном счёте ведут к усилению пассивности подчиненных, а иногда и к скрытому неповиновению. Поэтому наиболее эффективны косвенные методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задачи и создания стимулирующих условий.

Установлено, что результаты труда во многом зависят от целого ряда психологических факторов. Умение учитывать эти факторы и с их помощью целенаправленно воздействовать на отдельных работников поможет руководителю сформировать коллектив с едиными целями и задачами.

Недостаточное внимание к социальным и психологическим аспектам управления вызывает, нездоровые взаимоотношения в коллективе, часто снижает производительность труда.

Чтобы воздействие на коллектив было наиболее результативным, необходимо не только знать моральные и психологические особенности каждого исполнителя, социально-психологические характеристики отдельных групп и коллективов, но и осуществлять управляющее воздействие. Для этих целей и применяются социально-психологические методы, которые представляют собой совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы протекающие в них. Они основаны на использовании моральных стимулов к труду, воздействуют на личность с помощью психологических приёмов в целях превращения административного задания в осознанный долг, внутреннюю потребность человека. Это достигается посредством приёмов, которые носят личностный характер (личный пример, авторитет и т.д.).

Главная цель этих методов – формирование в коллективе положительного социально-психологического климата, благодаря чему, в значительной мере будут решаться воспитательные, организационные и экономические задачи. Эти методы позволяют своевременно учитывать мотивы деятельности и потребности работников, видеть перспективы изменения конкретной ситуации, принимать оптимальные управленческие решения.

Объектом социально-психологического руководства в трудовом коллективе являются отношения работников, их отношение к средствам труда и окружающей среде.

В качестве основных форм воздействия можно рекомендовать: планирование социального развития трудовых коллективов, убеждение как метод воспитания и формирования личности, экономическое соревнование, критику и самокритику, постоянно действующие производственные совещания, которые выступают как метод управления и как форма участия трудящихся в управлении, различного рода ритуалы и обряды.

Вы - руководитель производственно-коммерческой фирмы. Вам необходимо организовать и провести совещание про результаты деятельности фирмы за прошлый год. Разработайте технологию проведения делового совещания.

Деловое совещание – способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организациях.

Процесс управления сводится к трём основным стадиям:

• сбор и переработка информации;

• координация деятельности служб фирмы и сотрудников;

• принятие решения.

Перед проведением делового совещания необходимо пройти следующие этапы подготовки к нему:

1. принятие решения о проведении совещания;

2. определение задач и перечня вопросов, которые следует обсудить;

3. формирование повестки дня;

4. подбор участников и их ознакомление с материалами совещания;

5. установление регламента, времени начала и окончания совещания;

6. подготовка доклада и проекта решения;

7. оснащение помещения, в котором будет проводиться совещание всем необходимым.

Решение о проведении совещания обосновывается целесообразностью принятия коллегиального решения или обмена информацией на совещании, исходя из оценки полезности совещания в сложившейся ситуации. Затем формируют повестку дня совещания, устанавливая перечень вопросов планируемых для обсуждения, их последовательность в зависимости от степени срочности их решения и предлагаемые затраты времени на обсуждение каждого из них. На одном совещании решают вопросы, которые по содержанию вызывают интерес у все участников.

Задачи совещания обычно определяет руководитель. Он может поручить подготовку совещания одному из своих помощников или комиссии, которые осуществляют поиск вариантов решения вопросов, обсудив их с сотрудниками. Выбор решения осуществляется в ходе обсуждения на совещании.

Важный этап подготовки совещания – формирование списка участников совещания. Основным критерием выбора состава участников является степень деловой заинтересованности, полезности и компетентности в обсуждаемых вопросах.

Регламент совещания устанавливает лимиты времени обсуждения вопросов. Рекомендуемая продолжительность оперативных совещаний 20-30 мин., остальных 30-40 мин., в любом случае она не должна превышать 2 часа. Регламент совещания зависит от его длительности: при продолжительности совещания 30 мин. На доклад отводят 10 мин., на обсуждение 10 мин, на вопросы к докладчику и ответы на них – до 5 мин., обсуждение и принятие решения – до 5 мин.

Подготовка проекта решения совещания – следующий этап. Обычно проект решения составляется на основе доклада и документов комиссии, готовящей совещание. Возможны два варианта проекта решения:

1. Специальная комиссия заранее разрабатывает проект решения;

2. Председатель прямо на совещании подводит итоги обсуждения и формулирует решение;

Подготовка выступления на совещании включает подбор выступающих из числа участников, которые наиболее компетентно владеют обсуждаемыми вопросами. Первые выступления должны направить остальных участников совещания на размышления и побудить их предложить варианты решения вопросов, участвовать в обсуждении предложенных решений. В своём выступлении докладчик должен раскрыть тему и представить конструктивные предложения по обсуждаемому вопросу, их мотивацию, доказательство правильности, полезности, преимущества перед другими предложениями. У докладчика могут быть две цели:

1. Представить информацию для обсуждения.

2. Представить информацию и убедить в правильности предлагаемого решения (навязать принятое решение).

Информационный доклад имеет более простую структуру: материалы предлагаются слушателям в определённом порядке (хронологическом, в зависимости от степени важности или в соответствии с какими либо особенностями) и логической взаимосвязи; от докладчика требуются изложение чёткой картины ситуации и проблемы.

Делать доклад на совещании не обязательно. Его можно напечатать и заранее ознакомить с ним участников совещания. В этом случае совещание начинается с вопросов по докладу и изложения мнений участников. Докладчик не только должен быть компетентен в обсуждаемых вопросах, но и обладать культурой речи.

В помещении для проведения совещания должны быть столы и стулья, канцелярские принадлежности и оргтехника, включая устройство контроля за регламентом, диктофоны, магнитофоны, световые указатели (например, для работы со световыми экранами в затемнённых помещениях, ручная лазерная указка), проектор или видеомагнитофон, эпидиаскоп.

Сценарий совещания обычно таков. Совещание ведётся председателем. В роли председателя не обязательно быть руководителю.

Основная задача председателя: обеспечить заслушивание мнения большинства участников совещания и организовать принятие решения. Основные обязанности председателя: предоставить слово желающим выступить; не допускать прерывания выступления; уметь выслушать мнения и критические замечания участников, разобраться в их сути, не превращать выступления в формальное одобрение точки зрения руководства; соблюдать строгий регламент и порядок.

При проведении совещания в кабинете руководителя не допускается прерывать его ход телефонными разговорами, приёмом посетителей и т.п.

Председателю необходимо постоянно следить за ритмом совещания: выдерживать регламент, обеспечивать активное и глубокое обсуждение всех вопросов, внесённых в повестку дня. Руководителю помогает секретарь, который ведёт протокол совещания перед которым стоит задача кратко записывать (стенографировать или вести аудиозапись) всё самое главное, о чём говорят выступающие, вопросы к докладчику и ответы на них. Протокол окончательно оформляется секретарём после окончания совещания (стенограммы и аудиозаписи превращают в печатные тексты). Сам доклад и решение совещания должны прилагаться к протоколу.

Вопросы, которые могут обсуждаться на нашем совещании:

основные два вопроса это анализ всех показателей (рентабельность, прибыль, расходы, трудовые ресурсы, увеличение товарооборота, занятие твёрдой маркетинговой политики на рынке) деятельности предприятия за прошедший год и предложения по улучшению этих показателей.