Попробуйте проанализировать значение функций руководства: планирования и организации. Выясните роль каждой из них в Вашей организации.

Большинство людей планирует свою деятельность на день (месяц, год и т.д.), затем организует ресурсы, которые потребуются для выполнения их плана. По мере движения вперёд мы сравниваем то, что сделали, с целями и задачами, которые поставили ранее. Такая повседневная работа затрагивает целый ряд управленческих функций. Т.е. управление необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ, называемых функциями управления.

Определение.

Функции управления – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приёмами и способами, а также соответствующая организация работ.

Функции управления можно представить как виды управленческого труда, связанные с воздействием на управляемый объект. Ведь управление – это искусство создавать вещи посредством людей. Принято считать, что в процессе управления выполняются следующие основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль (рис.1).

Каждая из четырёх функций менеджмента является для организации жизненно важной. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций и считается главнейшей и них, функции же организации, мотивации и контроля ориентированны на выполнение тактических и стратегических планов организации.

Характеристика основных функций управления.

Функция планирования.

Она предполагает решение о том, каким должны быть цели организации и что должны делать её члены, чтобы достичь этих целей. По сути это подготовка сегодня к завтрашнему дню, определение того, что требуется и как этого достичь.

Целью планирования является упрощение достижения целей предприятия путём:

1. устранение отрицательного эффекта неопределённости внешней и внутренней среды предприятия;

2. сосредоточение внимания руководителей на главных задачах организации;

3. достижения эффективного функционирования предприятия за счёт оптимального распределения ресурсов;

4. облегчения организационной, мотивационной и контролирующей деятельности руководства предприятия.

Стратегическое планирование (высший уровень) – это попытка взглянуть в долгосрочной перспективы на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции наблюдаются в её окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов. Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет себя вести в своей рыночной нише.

На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач.

Планирование осуществляется и на нижнем уровне организации. Оно называется оперативным планированием. Это – основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.

Все три типа плана составляют общую систему, которая называется генеральным, или общим планом, или бизнес-планом функционирования организации.

Эффективность планирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами планирования руководствуются при составлении планов:

1. Полнота планирования – при планировании должны учитываться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.

2. Точность планирования – при составлении планов используются современные методы, средства, тактики и процедуры, обеспечивающие точность прогнозов.

3. Ясность планирования – цель и меры планирования должны иметь простые и лёгкие при воспроизводстве формулировки, доступные всем членам организации.

4. Непрерывность планирования – это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.

5. Экономичность планирования – расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем.

С помощью функции планирования в определённой мере решается проблема неопределённости в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределённостью и более эффективно на неё реагировать. Поэтому следует помнить, что неопределённость – это одна из основных причин, по которой планирование может помочь организации лучше управлять в условиях неопределённости, более эффективно реагировать на изменения внешней среды.

Функция организации.

Необходимость организационной деятельности обусловлена следующими аспектами;

1. для достижения своих целей люди вынуждены объединяться;

2. любая совместная деятельность будет более эффективной, если для каждого члена любого коллектива определено, во-первых, что он должен сделать; во-вторых, за что он несёт ответственность; в-третьих, кто контролирует его деятельность.

Ответ на три этих вопроса определяет организационную роль члена любого коллектива. Совокупность и взаимосвязи организационных ролей образуют организационную структуру предприятия.

В организационной деятельности можно выделить три основных направления:

1. определение норм управляемости, т.е. определение того количества человек, которым эффективно может управлять руководитель;

2. установление взаимоотношений полномочий и ответственности, которые связывают руководителей разных уровней и их подчинённых;

3. формирование организационной структуры предприятия, т.е. его деление на подразделения и установление связей между ними.

Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий её функционирования. Это процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей. Концепция организации состоит в сведении воедино всех специалистов фирмы, а задача состоит в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчётность для каждого из них.

Вне зависимости от типа и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

1. определение и детализация целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования;

2. определение видов деятельности по достижении этих целей;

3. поручение различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

4. координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая чёткое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчинённого не может быть двух начальников), т.е. каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит (управляет);

5. единство цели – работает ли каждый член организации на общую цель, т.е. никто не должен работать против целей организации;

6. размах контроля или размах менеджмента – отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников.

Два важных фактора, определяющих норы управляемости (количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер), - это время и частота. Т.е. сколько времени нужно менеджеру проводить с каждым сотрудником и как часто.

Таким образом, организация – это вторая функция управления. Из множества значений термина «организация» в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

1. Организация – это структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;

2. Организация – это процесс, посредством которого создаётся и сохраняется структура организации.