Понятие организации. Формальные и неформальные организации.

Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой осуществляется деятельность менеджеров. Понятие организации с течением времени претерпело ряд существенных изменений. На начальном этапе организация представлялась как структура любой системы. Когда менеджмент как наука выделился в самостоятельную область знаний, слово «организация» стало ассоциироваться с сознательно определённой, заданной структурой ролей, функций, прав и обязанностей, принятых на предприятии (в фирме). Т.е. под «организацией» следует понимать предприятие, фирму, учреждение, ведомство и иные трудовые формирования.

Из всего многообразия определений понятия «организация» можно выделить следующие:

1. Организация как процесс, посредством которого создаётся и сохраняется структура управляемой либо управляющей системы.

2. Организация как совокупность (система) взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.

3. Организация как группа людей с общими целями.

Чтобы считаться организацией, трудовое формирование должно отвечать следующим обязательным требованиям:

1. наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы;

2. наличие по крайней мере одной общественно-полезной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;

3. наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Таким образом – организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.

В каждом трудовом коллективе наряду в формальной (официальной) структурой взаимоотношений существуют и неформальные (неофициальные) отношения между членами коллектива. Если официальные отношения регламентируются соответствующими инструментами, приказами, распоряжениями, то неофициальные не регламентируются никем и ничем. Поэтому следует иметь ввиду, что процесс управления относиться к созданию и функционированию формальной организации. Однако надо знать, что внутри всякой формальной организации существует и неформальные, которые в определённой мере влияют на политику формальной.

Группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации, называются формальными группами.

Первейшей их функцией является выполнение конкретных задач и достижение целей организации. Отношения между людьми регулируются различного рода нормативными документами: законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.д.

Стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определённых целей, признаётся неформальной группой (организацией).

Отношения между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов.

Задача менеджера состоит в том, чтобы свести к минимуму деятельность неформальных групп, иметь на них влияние и направлять их власть в нужное русло.

Неформальная группа людей может работать как во благо организации (фирмы) так и против неё.

Существует ряд рекомендаций, чтобы заставить работать неформалов в пользу организации:

1. Менеджеру необходимо согласиться и принять тот факт, что неформальная организация существует и будет существовать независимо от того, что он делает.

2. Попытаться понять насколько неформальная организация может быть ценной, чтобы помочь менеджеру достичь своих целей, постараться объединить цели формальной и неформальной организации.

3. Выявить неформальных лидеров и работать с ними.

4. В обязательном порядке обратить внимание на предложения и пожелания в работе формальной организации.

Причины, побуждающие вступать людей в неформальные (организации) отношения:

1. чувство невостребованности;

2. личные симпатии;

3. общие интересы;

4. общение;

5. взаимопомощь;

6. фактор социального статуса;

7. чувство принадлежности;

8. защита (возникновение необходимости защиты от необдуманных решений менеджера).

Основные причины некачественного руководства, при которых возникают неформальные организации:

1. отсутствие профессионализма в организаторской работе;

2. мания величия;

3. неверие в способности своих подчинённых;

4. чрезмерный контроль и недоверие;

5. концентрация управления только в своих руках;

6. выполнение прежде всего знакомой и приятной работы;

7. пренебрежение культурой управленческого труда.

Неформальные организации одновременно могут быть похожими и непохожими на формальные организации, поэтому можно выделить признаки, характеризующие неформальные организации:

1. неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами – установление и укрепление норм групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Тех, кто нарушает эти нормы, ждёт отчуждение. Социальный контроль может оказывать положительное влияние на достижение целей формальной организации;

2. наблюдается тенденция к сопротивлению переменам, т.к. они могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации;

3. неформальные организации имеют также своих неформальных лидеров. Их отличие в том, что лидер неформальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и действует в отведённой ему конкретной функциональной области; опора неформального лидера – признание его группой, сфера его влияния может выходить за административные рамки формальной организации. Неформальный лидер выполняет две первостепенные функции: помогает группе в достижении её целей, поддерживает и укрепляет её существование.

Существование неформальных групп в организации – вполне нормальное явление, такие группы чаще всего укрепляют трудовой коллектив и формальный руководитель организации должен их поддерживать и направлять в нужное русло. Товарищеские контакты во время работы и по её окончании, сотрудничество и взаимопомощь формируют психологический климат в организации.