Створення основної частини звіту

У вікні бази даних Все объекты Access виберемо таблицю КАФЕДРА, що буде джерелом даних для основної частини звіту. Далі виберемо вкладку Создание і натиснемо на кнопку Отчет. Клацаємо правою кнопкою миші по звіту, що з'явився, і вибираємо Конструктор для побудови звіту у режимі конструктора.

В область даних перетягнемо поля таблиці КАФЕДРА: НКАФ, ККАФ, ТЕЛ, ЗАВ і ФОТО з верхнього колонтитула. Розмістимо поля і підписи, а також відредагуємо їх у відповідності до проекту макету на рис. 9.1.

_{Збережемо звіт під ім'ям «Кафедра» (див. рис. 9.2).}

Рис. 9.2. Заповнення основної частини звіту про кафедри в режимі конструктора

Розробка підлеглого звіту

Для виводу звіту Кафедри списку викладачів з таблиці ВИКЛАДАЧІ підготовимо окремий звіт, що буде включений в основну частину звіту як підлеглий.

Створення автозвіту

Підлеглий звіт створюється як звичайний однотабличний звіт. Для автоматичного створення звіту у вкладці Создание/Отчет виберемо опцію Мастер отчетов. Як джерело даних цього звіту виберемо таблицю ВИКЛАДАЧІ. Створення автозвіту завершується виводом на екран звіту, у якому як заголовок фігурує ім'я таблиці (рис. 9.3). У звіт включені всі поля таблиці, а заголовками стовпців є підписи цих полів, задані у властивостях таблиці.

Доопрацювання підлеглого звіту в режимі конструктора

Для того щоб підлеглий звіт можна було включити в основну частину звіту у потрібному виді відповідно до проекту макета, доробимо його у режимі конструктора.

Верхній колонтитул, у якому після роботи майстра виявилися розміщеними записи полів, і нижній колонтитул, де розміщаються дата і номер сторінки, не відобразяться при вбудовуванні звіту як підлеглого. Для відображення у повному звіті заголовків стовпців табличної частини перенесемо назву стовпців з верхнього колонтитула в заголовок підлеглого звіту.

Рис. 9.3. Звіт, створений у режимі Автозвіт: стрічковий

Для цього розширимо розділ заголовка звіту, виділимо всі підписи полів у верхньому колонтитулі і перетягнемо їх. Оскільки звіт буде використано тільки як підлеглий, можна видалити обидва колонтитули. Для цього натиснемо правою кнопкою миші на Верхний або Нижний Колонтитул і виберемо Колонтитулы страницы. Після цього у вікні, що відкрилося, натискаємо Да.

Видалимо елемент поля ККАФ і його напис «Код кафедри», тому що у підлеглому звіті значення цього поля буде повторюватися у всіх рядках про викладачів, а однократне відображення коду кафедри передбачено в основній частині звіту.

Остаточно сконструйований підлеглий звіт наведений на рис. 9.4. Збережемо підлеглий звіт під ім'ям «Викладачі».

Рис. 9.4. Підлеглий звіт для включення у звіт Кафедри

Включення підлеглого звіту

Скористаємося найпростішим способом включення підлеглого звіту в основний. Розмістимо на екрані вікно бази даних поруч із вікном звіту Кафедри у режимі конструктора, що представлений вище на рис. 9.1. Перейдемо у вікно бази даних. Виберемо з переліку імен звітів підлеглий звіт Викладачі і перетягнемо його в область даних звіту Кафедри. Видалимо елемент напису підлеглого звіту, виділивши його і натиснувши <Del>. Звіт Кафедри після впровадження підлеглого звіту показаний на рис. 9.5.

Рис. 9.5. Звіт на основі таблиць КАФЕДРА і ВИКЛАДАЧІ у режимі конструктора з підлеглим звітом

На рис. 9.5 підлеглий звіт відображений усередині звіту Кафедри і доступний для редагування, як і основний звіт. Для того щоб підлеглий звіт при відображенні не був узятий у рамку, виділимо його, як видно на цьому рисунку, відкриємо його властивості і на вкладці Макет у рядку Тип границы виберемо значення Отсутствует.

Переглянемо вміст звіту Кафедри (див. рис. 9.6.), натиснувши на нього 2 рази лівою кнопкою _{миші, і переконаємося, що його вид відповідає проекту макета звіту на рис. 9.1.}

Рис. 9.6. Перша сторінка багатотабличного звіту

Сортування записів. Для виводу записів звіту у потрібному порядку задається критерій сортування. Для цього в режимі конструктора треба натиснути кнопку Итоги. При необхідності сортування і угруповання записів підлеглого звіту необхідно виконати для нього такі ж дії.