Включення обчисленого поля у звіт
Для включення розрахункового реквізиту Середній прохідний бал групи натиснемо кнопку Поле (Text Box) на панелі елементів і розмістимо елементи Свободный (Unbound) у розділ Примечание группы НГ (НГ Footer) (див. рис. 8.4). Визначимо у властивостях цього елемента вираз для розрахунку середнього значення. Для цього запишемо на вкладці Данные (Data) у рядок Данные (Control Source) функцію =Avg ([ПБАЛ]), у рядок Число десятичных знаков (Decimal Places) – “2”, на вкладці Макет (Format) у рядок Формат поля (Format) помістимо значення “Фіксований”(Fixed). Відредагуємо підпис поля. Для цього виділимо підпис і викличемо його властивості. У властивостях на вкладці Макет (Format) у рядку Подпись (Caption) запишемо: “Середній прохідний бал групи”. Такі дії, як зміна підпису або введення виразу у поле можна виконати, і не звертаючись до властивостей елементів.
Додавання поточної дати до сторінки
Для додавання у звіт поточної дати скористаємося убудованою функцією Now(). Для цього створимо у заголовку звіту вільний елемент, натиснувши кнопку Поле (Text Box), і задамо у вікні його властивостей на вкладці Данные (Data) у рядку Данные (Control Source) вираз =Now(). На вкладці Макет (Format) у рядку Формат поля (Format) виберемо значення Полный формат даты (General Date). Підпис цього поля виділимо і видалимо. Для додавання номера сторінки в нижній колонтитул створимо вільний елемент і задамо в його властивостях на вкладці Данные (Data) рядок Данные (Control Source) виразом =[Page]. Відредагуємо підпис цього поля, записавши в його властивостях на вкладці Макет (Format) у рядку Подпись (Caption) значення “Стор”.
Розглянемо інші способи формування поля дати і номери сторінки.
Рис.8.5. Вікно вибору формату дати і/або часу
У звіт буде додане поле, у властивостях якого на вкладці Данные (Data) у рядку Данные (Control Source) буде записан відповідний вираз. Якщо у звіті є розділ заголовку, поле додається в цей розділ. У противному випадку поле вноситься у розділ даних. Як вираз записується функція Format, що формує значення на основі заданих їй аргументів - функції Date(), що повертає поточну системну дату, і формат, у якому повинна виводиться дата. Наприклад, при виборі параметрів, відображених на рис.8.5, функція прийме вигляд =Format(Date();”Long Date”).
Поле нумерації сторінок можна додати у звіт, виконавши у режимі конструктора команду Номера страниц (Insert|Page Number). У вікні діалогу Номера страниц (Page Numbers) вибираються параметри, що визначають формат, розташування і вирівнювання номерів сторінок (рис. 8.6). Для друку номера сторінки на першій сторінці встановлюється прапорець Отображать номер на первой странице (Show Number on First Page).
Зауваження. Вираз, що визначає вивід номерів сторінок, записується у властивостях поля на вкладці Данные (Data) у рядку Данные (Control Source). Вираз може мати вигляд: =”Сторінка”&[Page] або: =”Сторінка” & [Page] & ”з” & [Pages], що відповідає вибору Сторінка N (Page N) або Сторінка N з M (Page N of M).
Рис.8.6. Вікно вибору параметрів номерів сторінок.
Завершення оформлення звіту
Для остаточного оформлення введемо у розділ Заголовок отчета (Report Header) розділ Верхний колонтитул (Page Header) і виберемо потрібний шрифт. Далі треба вказати у властивостях звіту на вкладці Макет (Format) у рядку Верхний колонтитул (Page Header):”Без заголовка” (Not with Rpt Hdr). Властивості звіту можуть бути викликані при установці курсору на перетині лінійок.
Створимо лінії відповідно до макета, скориставшись кнопкою панелі елементів Линия (Line).
Перегляд і друк звіту
Перехід з режиму конструктора у режим попереднього перегляду здійснюється натисканням на кнопку Предварительный просмотр (Report View) (див. рис. 6.2). Для перегляду раніше створеного звіту потрібно вибрати його у вікні бази даних на вкладці Отчеты (Reports) і натиснути кнопку Просмотр (Preview). Звіт при перегляді відобразиться на екрані таким, яким він буде надрукован.
У режимі попереднього перегляду є своя панель інструментів (рис.8.7).
Рис.8.7. Панель інструментів попереднього перегляду звіту
Для перегляду потрібних сторінок звіту можна використати стандартне поле номера сторінки В нижньому лівому куті вікна звіту.
Кнопка Печать (Print) панелі інструментів режиму попереднього перегляду дозволяє вивести звіт на друк.
Рис.8.8. Перша сторінка звіту Списки студентів з даними з таблиць СТУДЕНТ у режимі попереднього перегляду.
За допомогою команди Файл|Параметры страниц (File|Page Setup…)можна вибрати принтер, задати формат паперу, розмір полів, відстань між рядками, орієнтацію (книжкова, альбомна) і т.д. Команда Файл|Печать (File|Print…)дозволяє вибрати для друку окремі сторінки звіту або виділені записи, роздрукувати задане число копій, вивести звіт у файл, що повинен роздруковуватися іншим часом. На рис. 8.8 наведена перша сторінка розробленого звіту Списки студентів у режимі попереднього перегляду.
Звіти по двох таблицях
Поряд з однотабличними звітами Ассеss дозволяє створювати більше складні звіти, що забезпечують вивід даних з декількох взаємозалежних даних у багатотабличний звіт.
Багатотабличні звіти можуть містити основну частину і підлеглу частину. Для кожної із цих частин джерелом даних вибирається своя таблиця або кілька.
Розглянемо далі побудову звіту для двох таблиць, що перебувають у відносинах одна до багатьох. У цих відносинах одна таблиця є головна, а інша - підлегла.
Багатотабличний звіт з основною частиною на базі головної таблиці
Розглянемо технологію створення багатотабличного звіту на основі таблиць КАФЕДРА і ВИКЛАДАЧІ. Нехай необхідно підготувати звіт, що містить відомості про кафедри і включає списки викладачів по кафедрах.
Проект макета звіту. Припустимо, що макет для звіту зі списками викладачів по кафедрах повинен мати вигляд, показаний на рис. 9.1. Відповідно до проекту макета у звіт передбачається виводити дані по кожній кафедрі, включаючи назву, код і телефон, а також прізвище і фотографію завідувача. Ці дані знаходяться у таблиці КАФЕДРА. У табличній частині по кожній кафедрі необхідно вивести дані про викладача кафедрі, які знаходяться у таблиці ВИКЛАДАЧІ. Проект макета дає підстави вибрати як основну таблицю звіту таблицю КАФЕДРА, а таблицю ВИКЛАДАЧІ - як джерело даних для підлеглого звіту зі списком викладачів.
Рис. 9.1. Макет для звіту зі списками викладачів по кафедрах