4.2. Анализ списков

Электронный процессор MS Excel рассматривает прямоугольный блок ячеек (таблицу данных) как список, с которым можно осуществлять ряд операций (сортировку, фильтрацию и др.), если данные в этой таблице организованы по признаку однородности, а именно, каждый столбец содержит данные одного типа. С точки зрения баз данных каждый столбец является полем данных, а каждая строка – записью для отдельного экземпляра объекта базы данных. Первую строку списка MS Excel рассматривает как заголовки столбцов списка (названия полей) и не включает ее в результаты обработки списка.

Когда выполняется анализ данных в Excel, данные чаще всего размещаются в рабочих листах в виде списков. Поэтому значительная часть инструментальных средств Excel предназначается именно для работы со списками.

Основные средства работы со списками:

• Форма данных,

• Функции для работы с базами данных,

• Автофильтр,

• Расширенный фильтр,

• Мастер подстановок,

• Сортировка,

• Итоги,

• Консолидация,

• Сводные таблицы.

Для того, чтобы можно было использовать все возможности Excel для обработки и анализа данных, организованных в виде списков, необходимо, создавая их, придерживаться определенных правил, а именно:

• на листе не следует размещать больше одного списка, поскольку некоторые функции обработки списков (например, фильтры) не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно;

• между каждым диапазоном списка и другими участками ячеек листа необходимо оставлять хотя бы одну пустую строку и одну пустую колонку, а внутри диапазона данных не должно быть пустых записей (строк) и пустых полей (колонок). Это обеспечивает правильную идентификацию и выделение всего диапазона списка, что необходимо в случае сортировки, наложения фильтра или вставки итоговых сумм, которые вычисляются автоматически;

• заголовки колонок должны находиться в первой строке диапазона данных. Они используются Excel в случае упорядочения, поиска и структуризации данных. Поэтому для размежевания заголовков колонок (названий полей) и расположенных ниже данных не следует использовать пустые строки;

• шрифт, выравнивание, формат внешних границ ячеек, формат прописных и строчных (малых) букв и другие форматы, установленные заголовкам колонок диапазона данных, должны хотя бы частично отличаться от форматов, присвоенных строкам с данными;

• диапазон данных должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых колонках находились однотипные данные;

• в ячейки с данными не следует вводить лишние пробелы, поскольку они влияют на результаты сортировки (если требуется сместить текстовые данные, необходимо использовать соответствующие кнопки на панелях инструментов, в том числе и кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ);

• в случае использования формы данных каждое имя поля должно отличаться от других. Даже когда форма данных не используется, желательно придерживаться этого правила. Имена полей, записанные большими или строчными буквами, не отличаются;

• при вводе формул, которые ссылаются на данные, расположенные за пределами диапазона данных, желательно применять абсолютные адреса. Иначе после сортировки списка формулы, скорее всего, не будут правильно работать. В случае ссылки на ячейки внутри диапазона данных адреса их могут быть относительными (Excel во время сортировки автоматически скорректирует их).

Если пользователь в процессе создания списков придерживается этих правил, то он имеет наибольшее количество возможностей для обработки данных списков.

К основным операциям обработки данных списков относятся:

• поиск записей и отдельных полей;

• упорядочение (сортировка) данных;

• отбор и фильтрация данных;

• обобщение и структурирование данных;

• статистическое оценивание данных.