Тема 7. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя:

- постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах;

- снятие с контроля, направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в ОДО проставляется отметка о контроле. Контроль исполнения обеспечивают:

- руководство таможенного органа;

- ОДО, осуществляющий учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения;

- ответственные за делопроизводство структурных подразделений.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок;

- имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

- остальные - в срок не более месяца;

- обращения и запросы депутатов - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

- обращения граждан – в срок до одного месяца;

- телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы - срочные - в день поступления, остальные - до 5 дней;

- по сообщениям, опубликованным в средствах массовой информации, теле- и радиопередачах, - не позднее двух недель;

- внутренние документы таможенного органа (приказы, распоряжения, решения коллегии, протоколы совещаний и др.) - согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, то в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу).

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКК.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя таможенного органа, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Раздел 4. Организация процесса документационного обеспечения в таможенных органах

Тема 8. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве - это совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможенного органа. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве таможенного органа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе изучения видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельности таможенного органа.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за делопроизводство данного подразделения в последнем квартале текущего года, согласовывается с архивным отделением ОДО, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в ОДО. Сводная номенклатура дел составляется ОДО на основе номенклатур дел структурных подразделений, подписывается начальником ОДО, согласовывается с экспертной комиссией (далее ЭК) таможенного органа, с экспертно-проверочной комиссией (далее ЭПК) архивного учреждения, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем таможенного органа. Согласовывается номенклатура дел с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в таможенном органе.

Формированием дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела. Дела формируются в таможенном органе децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования их в дела.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу ОДО и ответственных за делопроизводство структурных подразделений по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов в таможенном органе проводится:

- на стадии делопроизводства - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив;

- в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях таможенного органа непосредственно ответственными за делопроизводство совместно с ЭК под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

- формирование дел с временными сроками хранения и пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Для обеспечения комплектования архива в таможенном органе на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Опись дел - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего таможенного органа.

Комплектование архива - это систематическое пополнение его документами структурных подразделений и другими документами, предусмотренными положением об архиве.

В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через два года после их завершения в делопроизводстве; передача производится только по описям дел.