Тема 6. Организация документооборота в таможенных органах

Документооборот - движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Вся документация таможенного органа подразделяется на 3 документопотока.

1. входящие (поступающие) документы;

2. исходящие (отправляемые) документы;

3. внутренние документы.

Выделяют следующие этапы документооборота.

1. первичная обработка:

2. предварительное рассмотрение;

3. регистрация;

4. контроль за исполнением;

5. исполнение;

6. отправка.

Входящие документы

Доставка документов в таможенные органы осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. По электросвязи поступают телеграммы, факсограммы и электронная почта.

Почтовой и фельдъегерской – письма, бандероли и периодические издания. Прием и первичная обработка документов осуществляется должностными лицами ОДО (в таможенных постах, где ОДО отсутствует, - лицом, ответственным за делопроизводство). При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным по таможенному органу.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие документов и подписей. На полученных документах проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу. Регистрация осуществляется автоматически с помощью КПС «УКИД-2» (АС «ЭДО»).

Документы распределяются на:

- подлежащие регистрации – все НПА, письма, поступающие из ФТС России в РТУ, обращения и запросы депутатов, докладные записки на имя руководства и др.;

- подлежащие учету по реестру – письма-ответы на запросы таможенных органов, письма-копии для сведения, копии протоколов и постановлений по делам об АП, о возбуждении уголовных дел в таможенных органах, все бухгалтерские документы, статистические отчеты и др.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам.

Рассмотренные руководством таможенного органа документы возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль, а затем передаются на исполнение.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству таможенного органа и исполнение.

Исходящие документы

Документы, отправляемые таможенным органом, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется ОДО (ответственным за делопроизводство) таможенного органа. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Вторые экземпляры описей и реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОДО.

Отправляемая корреспонденция учитывается в:

- описях (заказная, сторонним организациям);

- реестрах (направляемая через фельдъегерскую службу).

Порядок прохождения внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в правовую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в ОДО, который осуществляет контроль за правильностью их оформления. Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между другими структурными подразделениями таможенного органа осуществляется только через ОДО (ответственного за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри таможенного органа, так и между таможенными органами, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. При наличии электронной почты документы обрабатываются при помощи автоматизированной регистрации. Электронные сообщения исполняются аналогично документам на бумаге.

Регистрация документов

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые таможенным органом - внутренние и отправляемые. То есть регистрируются все документы не зависимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по реестру, регистрируются или учитываются в структурных подразделениях.

Документы регистрируются и учитываются в базах данных установленного в ОДО таможенного органа КПС «УКИД-2». Базами данных являются электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты регистрируемых (приложение 26) и учитываемых (приложение 29) документов.

При регистрации документов необходимая информация вносится в КПС «УКИД-2», включающий в себя электронные картотеки баз данных по входящим документам ("Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан", "Документы реестрового учета"), исходящим и внутренним документам ("Переписка", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки", "Другие").

По базам данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки" в ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (на основе РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и информационно-поисковая работа.

При вводе основных реквизитов поступающих документов в электронной картотеке БД осуществляется автоматическое сквозное присвоение регистрационного номера документам. Присвоенный номер переносится в регистрационный штамп. КПС «УКИД-2» обеспечивает поиск информации или конкретного документа по реквизитам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и др.). В структурных подразделениях учет документов, поступивших на исполнение из ОДО, осуществляется по РКК (документы реестрового учета), направленных вместе с документами. Указанные РКК составляют основные картотеки структурных подразделений, где карточки систематизируются по исполнителям (отделам) и срокам исполнения документов. Кроме картотек в структурных подразделениях используется также КПС «УКИД-2».