Раздел 2. Оформление организационно - распорядительных документов в таможенных органах

Тема 3. Правила оформления документов

Бланк документа – набор реквизитов, который идентифицирует автора официального письменного документа. От фр. «белый» - лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа или иным текстом, который используется для составления документа.

Выделяют бланки строгой отчетности, которые имеют номер и серию, а также специальный режим использования.

Документы таможенного органа оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

01 - Государственный герб Российской Федерации <*>;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код таможенного органа <*>;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) таможенного органа <*>;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) <*>;

07 - код формы документа;

08 - наименование таможенного органа <*>;

09 - справочные данные о таможенном органе <*>;

10 - наименование вида документа <*>;

11 - дата документа <*>;

12 - регистрационный номер документа <*>;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа <*>;

14 - место составления или издания документа <*>;

15 - адресат <*>;

16 - гриф утверждения документа <*>;

17 - резолюция <*>;

18 - заголовок к тексту <*>;

19 - отметка о контроле <*>;

20 - текст документа <*>;

21 - отметка о наличии приложения <*>;

22 - подпись <*>;

23 - гриф согласования документа <*>;

24 - визы согласования документа <*>;

25 - оттиск печати <*>;

26 - отметка о заверении копии <*>;

27 - отметка об исполнителе <*>;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело <*>;

29 - отметка о поступлении документа в таможенный орган <*>;

30 - идентификатор электронной копии документа <*>.

<*> Указанные реквизиты являются обязательными

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. В таможенном органе применяется следующие виды бланков.

1) в зависимости от автора документа:

- бланки с указанием наименования регионального таможенного управления;

- бланки с указанием наименования таможни;

- бланки с указанием таможенного поста со статусом юридического лица.

2) в зависимости от расположения реквизитов:

- угловые;

- продольные.

3) в зависимости от вида ОРД:

- общий бланк:

- Государственный герб Российской Федерации,

- наименование Службы - Федеральная таможенная служба,

- наименование таможенного органа,

- дата документа,

- место составления или издания документа.

- бланк письма:

- Государственный герб Российской Федерации,

- код таможенного органа,

- ОГРН таможенного органа,

- ИНН/КПП,

- наименование Службы - Федеральная таможенная служба,

- наименование таможенного органа,

- справочные данные о таможенном органе.

- бланк конкретного вида документа, кроме письма:

- Государственный герб Российской Федерации,

- наименование Службы - Федеральная таможенная служба,

- наименование таможенного органа,

- наименование вида документа,

- место составления или издания документа,

- ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок к тексту".

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Шрифт: 14

А4 – 1-1,5 межстрочных интервала; А5 – 1 межстрочный интервал.

Максимальная длина строки – 28 печатных знаков.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов – через 1,5 – 2. Реквизиты между собой – 2 – 4 межстрочных интервала.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам таможенных органов.

Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения начальника ОДО. Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на ОДО. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя таможенного органа.

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя таможенного органа. О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя таможенного органа.

Стадии подготовки документов.

1. составление проекта документа;

2. предварительное согласование документа;

3. согласование, визирование;

4. подписание.

Этапы редактирования.

1. сокращение текста, устранение повторений;

2. разбивка текста на части, параграфы, абзацы;

3. устранение ошибок, описок, неточностей.