Тема 2. Делопроизводство в таможенных органах. Нормативно-правовая база

Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между таможенными органами, другими органами управления и организациями.

Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.

Установленные указанными актами требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов, как письма.

В целях улучшения организации документационного обеспечения, работы архивов в таможенных органах и упорядочения нормативной базы Федеральной Таможенной Службы России (далее ФТС РФ) была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 (в ред. Приказов ФТС РФ от 30.03.2007 № 383, от 15.11.2007 № 1412, от 27.05.2011 № 1095).

Делопроизводство или документационное обеспечение – отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе, у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения. При смешанной форме операции выполняют централизовано (прием, регистрация, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных в различных районах города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Если таможенный орган имеет большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство – отдел (отделение) документационного обеспечения (ОДО). Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разработанном положении.

Функции делопроизводства:

1. регистрация;

2. предварительное рассмотрение и распределение документов;

3. учет документов;

4. организация обработки документов;

5. установление форм и реквизитов;

6. контроль исполнения документов;

7. справочно-информационное обслуживание.

Отдел (отделение) документационного обеспечения (далее ОДО) – структурное подразделение таможенного органа, непосредственно подчиняющееся начальнику таможенного органа, которое осуществляет функции документационного обеспечения.

ОДО возглавляет:

- в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления;

- в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию с ОДО таможенного управления.

Основными задачами ОДО являются:

- обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе;

- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;

- организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам;

- обеспечение режима доступа и использования документной информации.

ОДО в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- организует в целом делопроизводство в таможенном органе;

- разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

- обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

- проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

- оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

- организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

- организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа;

- разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа, номенклатуру дел ОДО, формирует дела ОДО и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

- организует работу по приему руководством таможенного органа посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан;

- организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

- принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством таможенного органа совещаний и заседаний;

- организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного органа;

- осуществляет подготовку документов ОДО к сдаче в архив таможенного органа.

Нормативно-правовая база таможенного делопроизводства.

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006 г. (с изм. от 21.07.2011 г. Федеральным законом № 252-ФЗ).

2. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (ГОСТ Р 6.30-2003).

3. Приказ ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160 «О типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах».

4. Приказ ФТС РФ от 7 декабря 2007 г. № 1515 «Об утверждении порядка комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в архив таможенного органа».

5. Иные НПА (например, ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан РФ» № 59-ФЗ от 2 мая 2006 г.).