Раздел 1. Общая характеристика документационного обеспечения в таможенных органах

Тема №1. Документ и система документации

Несмотря на высокие темпы компьютеризации в работе организаций и государственных органов, их деятельность пока невозможна без огромного количества бумажной документации, циркулирующей в сфере производства или в процессе принятия управленческих решений.

Четко организованное делопроизводство позволяет руководителям в любое время получать реальную картину деятельности структурных подразделений, в противном случае работа сотрудников и дальнейшее развитие будет носить хаотичный характер.

Отношения между таможенными органами, участниками ВЭД и государственными органами строятся посредством обмена корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и иными видами документов.

Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения. Юридическая состоятельность обращаемых документов определяется правильностью их оформления и учета, соблюдением принятых стандартов.

Документ – это материальный объект, который содержит информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

Официальные документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. reguisitum — требуемое, необходимое).

Реквизит – это требования, обязательно присутствующие в документе для признания его действительным.

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Функции документа:

- информационная – является источником и носителем информации;

- управленческая – позволяет организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс;

- правовая - служит юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и удостоверяя показатели и сведения;

- коммуникативная – помогает организовывать обмен информацией и общение;

- учетная - накапливает сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

- социальная - характеризует социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

- культурная - является памятником культуры, показывая особенность, традиции, обычаи эпохи;

- историческая - является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников, раскрывает исторические события, подтверждает и дополняет исторические факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Классификация документов:

1. по средствам фиксации:

• письменные;

• электронные;

• графические;

• фото- и кинодокументы;

2. по видам деятельности:

• организационно-распорядительные;

• по снабжению и сбыту;

• по финансово-расчетным операциям;

3. по месту составления:

• внутренние;

• внешние;

4. по срокам:

• срочные;

• несрочные;

5. по степени подлинности:

• подлинники;

• копии;

• выписки;

• дубликаты;

6. по юридической силе:

• подлинные;

• подложные;

7. по ограничению доступа:

• для служебного пользования;

• конфиденциальные (с коммерческой тайной);

• секретные;

• совершенно секретные.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

Организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.

В Российской Федерации, в соответствии со сложившейся практикой, отсутствует единый орган, несущий юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом государственных органов в соответствии с их функциональными обязанностями.

Основными государственными органами управления документацией в общегосударственном масштабе России являются.

1. Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии РОССТАНДАРТ (действует на основании Положения о Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 294).

2. Федеральное архивное агентство РОСАРХИВ (действует в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 (ред. от 08.08.2009)).

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Существует Общероссийский классификатор управленческой документации (далее ОКУД) (ОК 011-93), который содержит классификацию управленческих документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

В зависимости от функций управления можно выделить следующие системы документации:

1. организационно-распорядительная документация - это самая многогранная область, включающая в себя оформление постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем, которые фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности таможенных органов;

2. отчётно-статистическая документация;

3. финансово-бухгалтерская документация - документы, сопровождающие выдачу денежного и вещевого довольствия, оборот денежных средств на лицевых счетах таможенных органов, финансовое планирование и отчетность, учет материальных ценностей.

4. документация по труду.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (далее УСД).

В настоящее время действует восемь УСД:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003);

• унифицированная система банковской документации;

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

• унифицированная система отчетно-статистической документации;

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

• унифицированная система документации по труду;

• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

• унифицированная система внешнеторговой документации.

Унифицированные системы документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Унификацию следует отличать от стандартизации.

Стандартизация – вид деятельности, направленный на достижение упорядоченности в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих и потенциальных задач. Эта деятельность проявляется в разработке, опубликовании и применении стандартов.

Стандартизация документов – это высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы.

Государственные стандарты устанавливают принципы стандартизации системы документации. Основным документом, устанавливающим состав и требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов (их всего 30), правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (Приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160).

Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа, фиксирующий решение административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, организаций, подразделений и их должностных лиц.