Тема 10. Уничтожение документов

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего таможенного органа. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.

Личные дела, если они передавались из одного таможенного органа в другой в связи с переводом должностных лиц, включаются в документальный (архивный) фонд получившего их таможенного органа. На личные дела уволенных должностных лиц может составляться отдельная опись. Дела по личному составу систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных таможенных органов с большим количеством должностных лиц может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на службу, перемещении, увольнении, лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки. Личные дела и личные карточки уволенных должностных лиц относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Планы семинарских занятий Задание 1.

Отчет по лабораторной работе должен включать в себя:

• распечатку общего бланка (с угловым и продольным расположением реквизитов);

• распечатку бланка письма предприятия (с угловым и продольным расположением реквизитов);

• распечатку бланка конкретного вида документа;

• заполненный (от руки) распечатанный бланк документа.

Разработать общий бланк (организации).Тип организации, предприятия или учреждения указан в задании. Состав реквизитов, помещаемых на бланке, и конкретные их значения студент определяет самостоятельно.

Варианты исполнения задания¹:

№ варианта	Тип предприятия (организации)
	Государственное предприятие
	Открытое акционерное общество
	Закрытое акционерное общество
	Муниципальное предприятие
	Государственное учреждение
	Компания
	Департамент администрации города
	Частное предприятие
	Муниципальное учреждение
0.	Общественная организация

Разработать бланк письма предприятия. Варианты выполнения смотри в задании 1.

Разработать бланк конкретного вида документа

Варианты выполнения:

№ варианта	Наименова-ние вида документа	Описание документа
		Подразделение (должностное лицо), составляющие документ	Адресат	Содержание текста
	Служебная записка	Руководитель структурного подразделения	Руководитель предприятия	Просьба о приобретении офисной техники
	Заявление	Сотрудник какого-либо подразделения предприятия	Председатель профсоюзного комитета	Просьба оказать материальную помощь
	Докладная записка	Руководитель подразделения предприятия	Отдел охраны труда	Наличие вредных факторов в условиях труда и просьба о принятии мер по их устранению
	Объяснительная записка	Сотрудник подразделения предприятия	Руководитель предприятия	Описание причин задержки предоставления статистической отчетности
	Докладная записка	Руководитель какого-либо подразделения организации	Руководитель организации	Описание нарушения производствен-ной дисциплины сотрудником
	Справка	Негосударственное учебное заведение	Отдел кадров предприятия	Сведения о том, в каком учебном заведении учится, факультет, форма обучения, курс
	Справка	Товарищество собственников жилья	Бухгалтерия организации	Адрес проживания и состав семьи
	Справка	Отдел кадров организации	Дошкольное учреждение	Сведения о месте работы, занимаемой должности, заработной плате конкретного работника
	Служебная записка	Менеджер туристической фирмы	Руководитель	Просьба о приеме дополнительного персонала на летний период
	Справка	Коммерческое лечебное учреждение	Учебное заведение	Об обращении в лечебное учреждение