Вопрос 31. Классификация документов

по назначению и порядку составления

Сущность документов, их место в хозяйственной деятельности органи­зации отражены в их классификации по однородным признакам: по назна­чению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу от­ражения операций, месту составления и по порядку заполнения. 1. По назначению документы подразделяют на распорядительные, оправда­тельные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные - это документы, которые содержат приказ, распо­ряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произве­сти операцию, но не удостоверяют ее совершение. К ним относятся:

• приказы;

• доверенности;

• накладные на работу;

• чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета; V платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.

Эти документы подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт со­вершения хозяйственной операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материаль­ных и денежных средств:

• накладная на получение товара;

• акт на списание товарно-материальных ценностей;

• расходный (приходный) кассовый ордер, по которому деньги выданы

(получены) из кассы (в кассу).

Роль документов бухгалтерского оформления состоит в том, что на осно­ве представленных распорядительных и оправдательных документов подго­товить в дальнейшем соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

• ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

• ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

• накопительные ведомости;

• калькуляции фактической себестоимости продукции;

• расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

• разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядитель­ных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость. На­личие подписи в нем дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков. 2. По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения путем ее первоначальной регистрации, удостоверяюшей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:

• о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

• об отгрузке продукции покупателям (накладные, счёта-фактуры);

• о начислении заработной платы работникам за выработанную продук­цию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабоче­го времени);

• о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью обобщения первичных докумен­тов, что предоставляет возможность на другом уровне анализировать ин­формацию о совершаемых хозяйственных операциях.

Сводные документы предназначены для равномерного (ежедневного) накопления и обобщения учетной информации в целом, что ведет к со­кращению временных затрат на составление финансовой и бухгалтерской отчетности. К сводным документам относятся накопительные ведомости, книги учета.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться как на бумажных, так и на машинных носителях информации. Если документ со­ставлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме.