МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российский государственный гуманитарный университет» (рггу)

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Кафедра экономических теорий

Ирхужина Оксана Юрьевна

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ НА ГРАДООБРАЗУЮЩЕМ ПРЕДПРИЯТИИ (НА ПРИМЕРЕ НГДУ «ФЕДОРОВСКНЕФТЬ» ОАО «СУРГУТНЕФТЕГАЗ», Г.СУРГУТ)

Дипломная работа студентки 5 курса заочной формы обучения

Допущено к защите на ГЭК

Зав. кафедрой экономических теорий, д.э.н., профессор, член-корреспондент РАН _______________ Ф.И. Шамхалов «__»_______________2013 г.	Научный руководитель _____________ И.Р. Казанцева «__»_______________2013 г.

Москва 2013

Прикладная работа по теме:

«СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ НА ГРАДООБРАЗУЮЩЕМ ПРЕДПРИЯТИИ (НА ПРИМЕРЕ НГДУ «ФЕДОРОВСКНЕФТЬ» ОАО «СУРГУТНЕФТЕГАЗ», Г.СУРГУТ)»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение теоретико-методические основы исследования системы управления предприятием Понятие, виды и основные параметры систем управления Сущность и содержание организации управления на предприятии Исследование системы управления как основа ее совершенствования Выводы анализ эффективности системы управления НГДУ «Федоровскнефть» ОАО «Сургутнефтегаз» Характеристика деятельности НГДУ «Федоровскнефть» Анализ организационно-производственной структуры управления НГДУ «Федоровскнефть» Анализ информационной системы управления НГДУ «Федоровскнефть» Анализ эффективности системы управления затратами НГДУ «Федоровскнефть» Выводы

4 8 8 16 23 33 35 35 39 45 48 67

совершенствование системы управления НГДУ «Федоровскнефть» ОАО «Сургутнефтегаз» Реформирование механизма управления затратами НГДУ «Федоровскнефть» Формирование новой организационной единицы в системе управления НГДУ «Федоровскнефть» Выводы Заключение список использованных источников и литературы Приложения

69 69 94 103 105 108 113

Введение

Современное состояние рыночных отношений требует адекватных этим процессам систем управления во всех звеньях, отраслях и сферах экономики. Особое значение эта проблема имеет на уровне предприятия. Являясь объектом товарно-денежных отношений, обладающим широкой экономической самостоятельностью и ответственностью за результаты своей производственно-хозяйственной деятельности, предприятия должны формировать такую систему управления, которая обеспечивала бы им высокую эффективность функционирования, конкурентоспособность и устойчивое положение на рынке.

Результаты деятельности предприятий в значительной степени определяется эффективностью управления. В современных условиях одним из приоритетных направлений изменения систем управления российской экономикой является разработка обоснованных теоретических и методических положений эффективного менеджмента, особенно на уровне предприятий.

Повышение эффективности управления является главным условием улучшения конечных результатов. Обеспечение высокой эффективности системы управления во многом зависит от объективности и достоверности ее оценки. Обоснованная оценка вносит определенность, выявляет реальные тенденции, позволяет выявить, измерить и оценить главные факторы, влияющие на эффективность управления, а через него – на результаты деятельности предприятия.

Вот почему среди проблем, решения которых требует сегодня практика хозяйственной деятельности, следует выделить проблему совершенствования оценки эффективности системы управления предприятием, при этом особого внимания заслуживает выявление ее существенных характеристик, характера и степени взаимосвязей, механизма практического использования.

Основным средством адаптации предприятия к неопределенным и быстроменяющимся условиям среды является эффективная система управления с соответствующим набором методов, средств, стилей, обеспечивающая формирование и реализацию оптимального варианта развития хозяйствующего субъекта.

Сказанное вызывает необходимость в исследовании теоретических и методических аспектов оценки систем управления, в разработке основных направлений их совершенствования, в чем заключается актуальность темы данной дипломной, практическая значимость поднимаемых и решенных в ней вопросов.

Степень разработанности проблемы. Проблемы организации и управления на всех уровнях экономики в новых условиях хозяйствования находятся в центре внимания современной экономической науки. Теории и практике систем управления посвящено много работ.

Целостное представление о теоретических основах управления сформировали исследования современных российских и зарубежных авторов: Виханского О.С., Виноградова С.Л., Голубева А.В., Уткина Э.А., Ушачева И.Г., Юдина Э.Г., Друкера П. и др.

Вопросы формирования систем управления предприятиями за последнее десятилетие стали предметом исследований экономистов, что находит отражение в трудах таких ученых как Созинов В.А., Макашева З.М., Кабушкин Н.И. , Фатхутдинов Р.А. и др.

В разработку проблемы эффективного управления организацией большой вклад внесли: Е.Н. Кнышева, Э.М.Коротков, З.П. Румянцева, А.Ф.Сильченков, А.В.Тихомирова и другие.

Однако вопросы оценки эффективности системы управления предприятием не являются достаточно исследованными, потому требуют дальнейшей проработки. В частности, не решена проблема выбора критерия и системы показателей оценки, не завершен поиск и обоснование экономических показателей, определяющих будущие значения финансовых результатов. Недостаточно разработаны некоторые аспекты методического и информационного обеспечения процедур оценки эффективности. Кроме того вопросы функционирования, развития, оценки и совершенствования системы управления предприятий нефтегазового комплекса, несмотря их несомненную значимость в экономике России, изучены не в полной мере, что негативно отражается на практической стороне решения данной проблемы. Сказанное актуализирует проблему исследования теоретико-методических аспектов системы управления предприятий нефтегазового комплекса и предопределило выбор темы дипломной работы.

Целью исследования является разработка и обоснование мероприятий, направленных на совершенствование системы управления структурного подразделения ОАО «Сургутнефтегаз» НГДУ «Федоровскнефть».

В соответствии с целью были поставлены и решены следующие задачи:

1. изучить теоретико-методические основы исследования системы управления предприятием;

2. охарактеризовать деятельность структурного подразделения ОАО «Сургутнефтегаз» НГДУ «Федоровскнефть»;

3. провести анализ эффективности действующей системы управления структурного подразделения ОАО «Сургутнефтегаз» НГДУ «Федоровскнефть»;

4. разработать и обосновать мероприятия, направленные на совершенствование системы управления структурного подразделения ОАО «Сургутнефтегаз» НГДУ «Федоровскнефть».

Решение поставленных в работе задач осуществлялось на основе системного подхода, с использованием методов структурного, статистического, сравнительного и экономического анализа, а также традиционных приемов экономического анализа (наблюдения, обобщений).

Объектом исследования выступает система управления предприятием.

Предмет исследования составляют методические подходы, обеспечивающие совершенствование системы управления структурного подразделения ОАО «Сургутнефтегаз» НГДУ «Федоровскнефть».

Хронологические границы исследуемой проблемы включают временной период 2009-2011 гг.

Информационную базу исследования составили данные статистических органов, прогнозы развития газовой отрасли, ре­зультаты ряда опросов и обследований, материалы, отражающие финансово-хозяйствен­ную деятельность НГДУ «Федоровскнефть» ОАО «Сургутнефтегаз» и др.

Научная новизна исследования связана с самой постановкой предмета исследования, в соответствии с которой реализуется цель исследования – разработка и обоснование мероприятий, направленных на совершенствование системы управления НГДУ «Федоровскнефть» ОАО «Сургутнефтегаз».

Практическая значимость результатов исследования заключается в возможности использования теоретических положений, методических рекомендаций, выводов и предложений в практике управления предприятиями и организациями нефтегазового комплекса России путем объективной оценки своих систем управления с целью повышения эффективности менеджмента, а также при разработке рекомендаций по совершенствованию управления предприятием.

Структура дипломной работы обусловлены характером рассматриваемых вопросов, целью и задачами исследования. Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений. В первой главе рассмотрены теоретико-методические основы исследования системы управления предприятием. Во второй главе представлена характеристика деятельности структурного подразделения ОАО «Сургутнефтегаз» НГДУ «Федоровскнефть» и проводится анализ эффективности действующей системы его управления. В третьей главе определены и обоснованы мероприятия, направленные на совершенствование системы управления структурного подразделения ОАО «Сургутнефтегаз» НГДУ «Федоровскнефть». В заключение подведены итоги проведенного исследования и дается итоговая оценка проделанной работы. Список использованных источников и литературы содержит библиографические описания используемых в работе источников и литературы.

1. теоретико-методические основы исследования системы управления предприятием

1. Понятие, виды и основные параметры систем управления

Среди специалистов в области управления имеет хождение ряд формулировок понятия «система управления» (И. Ансофф, О.С. Виханский, А.И. Наумов, Д.М. Розенберг, Р.А. Фатхутдинов и др.). Наиболее емкой, на наш взгляд, является следующая: система управления (далее – СУ) – это совокупность элементов, образующих иерархию контуров циркуляции и преобразования информации в процессе реализации концепции управления, направленная на обеспечение соответствия предпринимаемых действий установленным планам организации¹.

Критерием принадлежности некой системы к системе управления может служить следующее положение: если данная система является неотъемлемой частью организации, ее действиями осуществляется управление организацией и она не решает задач, отличных от управлен­ческих, то ее можно рассматривать как специализированную систему или же как систему управления². То есть, управление может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система, решающая задачи управления.

Р. Джонсон утверждал, что «правильные принципы в руках посредственных людей сильнее бессистемных и случайных попыток гения»³. Современные принципы управления или принципы управления организацией, определяющие требования к системе, структуре и организации процесса, в наиболее полном виде сформулировали Г. Кунц и С. О’Доннел. Наиболее важные из них:

1. оптимального сочетания централизации и децентрализации;

2. коллегиальности;

3. научной обоснованности;

4. плановости;

5. сочетания прав, обязанностей и ответственности;

6. частной автономии или свободы действий;

7. иерархичности и обратной связи⁴.

В последние годы получили распространение принципы глобального управления качеством, определяющие философию управления и позво­ляющие достигнуть цели качества. Это восемь следующих принципов:

1) фокус на потребителя;

2) руководство;

3) вовлечение всех работников;

4) процессный подход;

5) непрерывные улучшения;

6) системный подход к управлению;

7) подход к принятию решений на основе фактов;

8) взаимовыгодные отношения как с внешними, так и с внутренними поставщиками.

В рамках управления качеством проводится непрерывный мониторинг и анализ бизнес-процессов, который ориентирован на совершенствование:

• взаимоотношений с клиентами;

• внутрихозяйственной деятельности;

• финансового обеспечения;

• инновационной деятельности, развития организации и обучения персонала⁵.

В самом общем виде управление представляет собой определенный тип взаимодействия между двумя участниками, один из которых в этом взаимодействии - субъект управления, а второй - объект управления (рис. 1).

Рис. 1. Субъект и объект управления

Два момента характеризуют взаимодействие между субъектом и объектом управления:

1) субъект управления направляет объекту управления импульсы взаимодействия, которые содержат в себе в явном или косвенном виде информацию относительно того, как должен функционировать в дальнейшем объект управления. Эти импульсы чаще всего называются управленческими командами;

2) объект управления получает управленческие команды и функционирует в соответствии с содержанием данных команд.

В процессе взаимодействия необходимо наличие у субъекта управле­ния потребности и возможности управлять, а также наличие у объекта управления готовности и возможности выполнять команды, которые формируют отношения управления⁶.

В рамках организации субъектом управления, то есть носителем власти, является руководитель, который в силу принятой в организации концепции управления (уровня централизации и децентрализации) может делиться полномочиями и ответственностью с нижестоящими по управленческой иерархии руководителями.

Что же касается СУ, то в качестве объектов управления могут выступать подразделения организации, специалисты, писаные и неписаные правила функционирования организации, используемые в процессе производства ресурсы и т.д.

Системы управления имеют два вида: открытые и закрытые. Основное различие между этими двумя видами систем управления заключается в том, что в закрытых системах блок управления является составной частью той системы, которой он управляет, а в открытых не является⁷.

Эффективность работы открытой системы в значительной мере зависит от свойств, которыми обладает управляющее устройство. Если система управляется человеком, ее эффективность зависит от человека.

Если на процесс управления большее влияние оказывает ход самой управляемой операции, чем влияние внешней среды, то такая система является закрытой. Для закрытых систем характерно наличие обратной связи. Это означает, что на входе системы постоянно измеряются значения параметра, выбранного в качестве управляемого, а на выходе системы производятся такие изменения, цель которых состоит в ликвидации возможных ошибок или отклонений от заранее заданной величины. Однако не во всех случаях автоматическая система в состоянии произвести полную коррекцию. Часть информационных потоков, имеющих место в системе управления организациями, имеет вид замкнутого контура. Это утверждение станет понятным, если согласиться с тем, что любая система, которая стремится к заранее заданной цели, должна в любой момент времени располагать показателем меры достижения этой цели. Вообще каждая замкнутая система имеет внутри себя замкнутые цепи управления, т.е. обратную связь⁸.

Принцип обратной связи основан на обратном воздействии результатов управления системы на процесс этого управления, т.е. использование информации, поступающей от объекта управления. Обратная связь может быть главной (внешней) и внутренней (местной), а также отрицательной и положительной. Последняя усиливает действие выходного сигнала, т.е. имеет с ним одинаковый знак; первая ослабляет входной сигнал. Положительная связь ухудшает положение системы. Отрицательная связь способствует восстановлению равновесия при его нарушении возмущающими воздействиями. Если результат на выходе системы меньше, чем требуется, то блок регулирования подает сигнал, увеличивающий интенсивность процесса; если результат больше эталона, то управляющий процесс затормозится.

Открытые и закрытые СУ могут быть классифицированы в зависимости от характера управляющего воздействия или чувствительного элемента, или того и другого вместе. Например, функция датчика может выполняться не одним, а несколькими чувствительными элементами или несколькими лицами. Известна классификация СУ в зависимости от характера управляющего воздействия:

• программная или жесткая;

• регулируемая;

• саморегулирующаяся;

• адаптивная.

Программные или жесткие - это такие СУ, в которых существует и действует единственная прямая связь между субъектом управления и объектом управления, по которой поступают управляющие воздействия, обязательные к исполнению. Ее разновидностью является административно-командная система. Регулируемая система использует информацию о реакции объекта на управление, административные и экономические методы управления, интересы людей. Саморегулирующиеся – это такие СУ, в которых регулирование осуществляется без вмешательства внешних сил. Адаптивные СУ - это открытые системы, где объект управления подвержен возмущающему воздействию среды и реагирует на них адекватно; субъект управления находится за пределами объекта или является вышестоящим по отношению к нему⁹.

Можно также классифицировать процессы управления в зависимости от того, в какой точке системы вырабатывается управляющее воздействие. На одном полюсе такой классификации находятся системы, имеющие людей, которые способны непосредственно в месте возникновения первичной информации воспринимать ее, сравнивать с эталонами и корректировать отклонения; на другом – системы, где все управление сосредоточено в центре. При этом информация по каналам обратной связи поступает в центр. Из центра, когда это необходимо, к месту выполнения операции передается корректирующее воздействие. В системе, включающей людей, управление может быть децентрализовано только в том случае, если цели ее элементов согласованы с целями всей организации. Это означает, что лица, принимающие участие в управлении, должны усвоить цели и задачи системы¹⁰.

Известны следующие основные параметры системы:

• структура;

• организованность;

• связь;

• состояние системы;

• поведение системы (рис. 2).

Рис. 2. Основные параметры системы

Рассмотрим их подробнее.

Структура – это совокупность элементов системы, а также устойчивых связей между ними, определяющая ее основные свойства. В общем виде структура включает в себя подсистемы, элементы, компоненты. Организованность здесь рассматривается как внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия частей системы, проявляющаяся в ограничении разнообразия их состояний в рамках системы. Связь - это форма взаимных ограничений, накладываемых на поведение частей целого; при отсутствии ограничений связь тоже отсутствует.

Состояние системы – это известный вектор значений некоторых параметров, характеризующих систему в данный момент времени t, или статическая характеристика:

C(t₁) = {P(t₁), L(t₁), S(t₁), N(t₁)...}, (1)

где P(t₁) – мощность производства;

L(t₁) – количество рабочих;

S(t₁) – себестоимость;

N(t₁) – объем выпуска.

Поведение системы - это совокупность действий, изменений исследуемой системы, ее реакций на внешние воздействия, режимы жизнедеятельности. Поведение системы - это динамическая характеристика системы:

П = f(t, Q), (2)

где Q – совокупность некоторых параметров, отобранных для анализа исследуемого объекта, необходимых и достаточных для его характеристики. Они влияют на устойчивость системы: если значения параметров выходят за рамки допустимого, то система рушится¹¹.

Система управления является неотъемлемой частью организации и в то же время относительно самостоятельной системой в совокупности систем, составляющих (актуализирующих) организацию.

Оценка роли и места СУ с позиций управленческого процесса характерна для О.С. Виханского и А.И. Наумова. СУ организацией осуществляет определенного типа взаимосвязанные действия по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. СУ - это подсистемы, подразделения и специалисты. Управление эквивалентно всей деятельности организации по достижению конечных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности и т.п. Содержание, набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от:

• типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская и т.д.);

• размеров организации;

• сферы ее деятельности (производство рыночных и нерыночных товаров, работ и услуг);

• уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, средний уровень, нижний уровень управления);

• функций организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих других факторов¹².

Таким образом, объектом практических исследований СУ является совокупность подсистем управления, а предметом - элементы, компоненты подсистем управления, а также связей и отношений между ними в процессе функционирования.

Иерархичность системы обусловлена тем, что каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая в данном случае система представляет собой один из компонентов более широкой, глобальной системы.

2. Сущность и содержание организации управления на предприятии

Особенностью современной экономики является направленность ее на обеспечение рационального ведения хозяйства на уровне фирмы в условиях дефицитности ресурсов, необходимость достижения высоких конечных результатов с минимальными затратами, преодоление малой эффективности регулирования производства административными методами, ускорение перехода к интенсивному характеру развития производства. Предприятие в современных условиях поставлено в сложные условия хозяйствования. С одной стороны, несовершенство законодательства, высокие налоги, разрыв производственных связей, как с поставщиками, так и с покупателями дестабилизировали положение на рынке. С другой – устаревание оборудования, моральный и материальный износ, отсутствие средств на ремонт, замену и модернизацию.

Изменение условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия.

• четкая ориентация на определенный интервал времени;

• конкретность и измеримость;

• непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;

• прослеживаемость и контролируемость¹³.

Классификация целей формирования системы управления предприятием приведена схематично в таблице 1 (с. 17).

Таблица 1

Классификация целей

Критерий классификации	Группы целей
1	2	3
Период установления	Стратегические Тактические	Оперативные
Содержание	Экономические Организационные Научные	Социальные Технические Политические
Функциональная структура	Маркетинговые Инновационные Кадровые	Производственные Финансовые Административные
Среда	Внутренняя	Внешняя
Приоритетность	Особо приоритетные Приоритетные	Прочие
Измеримость	Количественные	Качественные
Повторяемость	Постоянные (повторяющиеся)	Разовые
Иерархия	Организации	Подразделений

Продолжение таблицы 1

1	2	3
Стадии жизненного цикла	Проектирование и создание объекта Рост объекта	Зрелость объекта Завершение жизненного цикла объекта

Источник: Кнорринг В.И. Искусство управления: Учебник / В.И. Кнорринг. – М.: Изд-во БЕК, 2009. – С. 82.

В качестве примера ниже рассматривается процесс целеполагания по функциональным подсистемам, чаще всего выделяемым в организациях (маркетингу, нововведениям, производству, персоналу, финансам и общему менеджменту), а в таблице 2 (с. 18) приводятся примерные формулировки целей по этим подсистемам. В реальных условиях эти цели должны быть конкретизированы и количественно измерены с помощью соответствующих показателей.

Таблица 2

Формулировки целей функциональных подсистем в коммерческих организациях

Функциональная подсистема	Ключевая цель
Маркетинг	Выйти на первое место по продаже продукции (определенного вида) на конкретном рынке
Производство	Достичь наивысшего уровня производительности труда при производстве всех (или определенных) видов продукции
Научно-исследовательские разработки (инновации)	Завоевать лидерские позиции по вводу новых видов продукции (услуг), используя на исследования и разработки определенный процент доходов от объема реализации (продаж)
Финансы	Сохранять и поддерживать на необходимом уровне все виды финансовых ресурсов
Персонал	Обеспечить условия, необходимые для развития творческого потенциала работников и повышения уровня удовлетворенности и заинтересованности в работе
Общий менеджмент	Определить критические области управленческого воздействия и приоритетные задачи, обеспечивающие получение запланированных результатов

Источник: Зайцев Н.Л. Экономика, организация и управление предприятием: Учеб. пособие. – 4-е изд., доп. – М.: ИНФРА-М, 2011. – С. 237.

Между этими двумя подходами к определению сущности процесса управления нет противоречий, они дополняют друг друга, образуя непрерывность циклически повторяющихся процессов принятия решений, связанных с выполнением управленческих функций. В процессе выполнения функций управления менеджерам приходится принимать большое количество решений, осуществляя планирование, организовывая работу, мотивируя людей, занятых в организации, контролируя и координируя все происходящее в ней процессы¹⁴.

Начальный импульс процессу принятия решений задает информация о состоянии контролируемых параметров управляемого объекта, а воздействие осуществляется после выработки и принятия соответствующего решения, которое в виде той или иной информации (команда, приказ, распоряжение, план и т.д.) подается на «вход» управляемого объекта. Процесс принятия управленческих решений носит циклический характер, начинается с обнаружения несоответствия параметров плановым заданиям или нормативам и заканчивается принятием и реализацией решений, которые должны это несоответствие ликвидировать.

Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному). Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов.

Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее частей) и ситуационные факторы, приведшие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации)¹⁵.

К внутренним факторам, в наибольшей мере зависящим от самого предприятия, относят цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе и НИОКР и т.д.

Они формируют предприятие как систему, взаимосвязь и взаимодействие элементов которой обеспечивает достижение стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость принятия мер управленческого воздействия, направленных на сохранение свойств системы как целостного образования. Например, если произошло изменение стратегического направления в развитии организации, необходимо определить, как это отразится на деятельности таким подсистем, как производство, научно-технический прогресс, персонал и т.д. Другими словами, управляющая система должна разработать план организационных изменений, направленных на достижение целен новой стратегии развития¹⁶.

Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируют среду, в которой работает организация. В современных условиях она характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет факторов внешней среды при принятии организационных решений. Да и сами факторы оказывают различное влияние на работу организации. Например, поставщики, потребители, конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и институты общества, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их разрешение.

Изменение вкусов и приоритетов потребителей также вызывает множество проблем в организации, которая до этого ориентировала свое производство на удовлетворение их потребностей.

Вторая группа внешних факторов практически неуправляема со стороны менеджеров организации, но оказывает на ее деятельность косвенное (опосредованное) влияние, которое необходимо учитывать. К ней относят состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и социального развития, социокультурную и политическую обстановку, существенные для данной организации события в других странах и т.п. Например, экономическое состояние страны (региона) воздействует на работу организации через такие параметры среды, как наличие капитала и рабочей силы, уровни цен и инфляции, производительность труда, доходы покупателей, правительственная финансовая и налоговая политика и др. Так, инфляция приводит к сокращению покупательной способности и снижает спрос на продукцию, производимую организацией. Повышений уровня цен на продукцию сопряженных отраслей вызывает соответствующее увеличение затрат на производство в организации, что имеет своим следствием рост цен на ее продукцию и может вызвать «отток» определенной группы потребителей. При сокращении своих доходов покупатели изменяют состав и структуру потребления, что также может оказать воздействие на спрос. Уровень научно-технического развития в стране оказывает сильное влияние на структуру экономики, на процессы автоматизации производства и управления, на технологию, с помощью которой производится продукция, на состав и структуру персонала организаций и что особенно важно - на конкурентоспособность продукции и технологий. Учет многочисленных и разнообразных факторов среды, выбор главных среди них и предвидение воз­можных изменений в их взаимовлиянии - сложнейшая задача, стоящая перед руководителями и менеджерами¹⁷.

Управленческое решение - это концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии Оно выступает как своеобразная формула управленческого воздействия на управляемый объект и таким образом предопределяет действия, необходимые для проведения изменений в его состоянии.

Решения должны отвечать определенным требованиям. Главные среди них – это обоснованность, четкость формулировок, реальная осуществимость, своевременность, экономичность (определяемая по размерам затрат), эффективность (как степень достижения поставленных целей в сопоставлении с затратами ресурсов). Как правило, решения должны приниматься там, где возникает проблемная ситуация; для этого менеджеров соответствующего уровня необходимо наделить полномочиями и возложить на них ответственность за состояние дел на управляемом объекте. Очень важным условием положительного воздействия решения на работу организации является его согласованность с ранее принятыми решениями, как по вертикали, так и по горизонтали управления (если, конечно, очередное решение не направлено на кардинальное изменение всей политики развития)¹⁸.

Итак, в организациях принимается большое количество самых разнообразных решений, различающихся между собой по содержанию, срокам действия и разработки, направленности и масштабам воздействия, уровню принятия, информационной обеспеченности и т.д. Их классификация позволяет выделить классы или виды решений, требующих различного подхода к организации процесса управления и методам принятия решений, а также неодинаковых по затратам времени и других ресурсов, что обуславливает необходимость исследования системы управления.

3. Исследование системы управления как основа ее совершенствования

Исследованию системы управления и разработке системы мер по ее совершенствованию всегда должны предшествовать целенаправленная аналитическая работа, изучение научных рекомендаций, глубокий анализ практики управления, позволяющий избежать субъективных решений.

Большое значение имеют также анализ ранее принятых решений в области совершенствования системы управления, изучение причин как неудовлетворительной их реализации, так и правильности их принятия в целом. Рассмотрение практических мер, принятых для совершенствования системы управления, позволяет раскрыть сущность рекомендуемого подхода¹⁹.

В теории и практике уже имеется достаточно полное представление о всем многообразии элементов, составляющих систему управления, их роли и характерных чертах каждого из них. Ведется определенная работа по совершенствованию большинства из этих элементов: уточняется и оптимизируется состав объектов управления, постоянно преобразуется организационная структура управления; улучшается контроль и отчетность, принимаются меры по организации управленческого труда, совершенствованию его нормирования и способов упорядочения процедур принятия решений и делопроизводства, оснащению современной организационной техникой.

Но эффект от всех этих мероприятий не оправдывает ожиданий. Казалось бы, все делается логично и рационально. Определены и изучены все элементы сложной системы, каждая из них преобразована в сторону улучшения, а количество проблем не уменьшилось, а возросло.

Из этого следует достаточно убедительный вывод: проблема скрывается не в масштабности и не в направленности преобразований, а в некоторых качественных чертах их содержания. Чтобы понять их природу, нужно рассматривать некоторые фундаментальные свойства социально-экономических систем, к которым относятся народное хозяйство в целом, его отрасли, регионы, производственные, коммерческие и другие организации.

Одним из главных, определяющих свойств системы, из которых вытекает ее способность получать желаемые результаты, является свойство целостности. Оно проявляется в том, что характеристики всех элементов системы, обусловливающие их взаимодействие, должны сочетаться особым образом, а потому зависят друг от друга.

В практике бывает так, что ориентация на какое-то совершенствование характеристики отдельного элемента не связана с характеристиками других элементов системы и приводит к обратному, т.е. негативному результату.

Внедрение в практику отдельных рекомендаций и предложений, проведение локальных мероприятий не приносит ожидаемых результатов. Более того, для того чтобы улучшение одного из звеньев системы дало положительный эффект или хотя бы не привело к недостаткам в других звеньях, необходимы единая концепция работы, тщательный анализ взаимосвязей и взаимовлияния организационных мероприятий, т.е. исследование системы управления должны носить системный характер²⁰.

А разработка мер по совершенствованию - проблема комплексная. Как показывает опыт, улучшение тех или иных элементов системы управления не может дать достаточного эффекта. Для обеспечения удовлетворительных результатов необходим синтез отдельных предложений и рекомендаций, объединение их в стройную, методически обоснованную и взаимоувязанную систему.

К анализу проблем на основе комплексного подхода при исследовании системы управления следует подходить с двух сторон: теоретически - путем изучения структуры и состава процесса организации управления, и практически - изучая принимаемые решения и реализуемые меры в области совершенствования управления.

Практически каждый орган управления уже владеет комплексным подходом к анализу систем управления и на этой основе разрабатываются предложения по совершенствованию систем управления²¹.

Алгоритм логики комплексного подхода к исследованию системы управления приведен на рис. 3.

Анализ представленного комплексного исследования системы управления является практическим приемом организации работы по изучению системы. Он состоит из нескольких блоков.

Блок I. Формирование целей организационной системы и определение того, какие процессы должны происходить в системе для достижения этих целей. Организационная система обычно многоцелевая. Ее структурные элементы и подсистемы должны быть с самого начала построены и согласованы так, чтобы обеспечить достижение всего комплекса целей. При этом важно обратить внимание на следующее. Организационную (производственную) систему часто рассматривают как нечто заданное и под нее стремятся создать системы управления. Однако задачу следует ставить правильнее: нужно создавать организационную производственную систему, а затем решать вопросы организации системы управления. Поэтому приоритет отдается анализу производственной системы, а не только системы управления²².

Рис. 3. Состав и структура процесса совершенствования системы управления

В общем виде системы целей одинаковы для каждого предприятия или организации и состоят из следующих составляющих их целей:

• производственные – удовлетворение потребности народного хозяйства в определенной продукции в соответствии с государственным планом или договорами;

• научно-технические – обеспечение своевременной организации производства новой техникой, а также использование в производстве новых техники и технологии, повышение качества производимой продукции;

• организационно-экономические – повышение эффективности деятельности организационной системы;

• социальные – социальное развитие коллектива, обеспечение гармоничного сочетания личных, коллективных и общественных интересов.

Для каждой цели в организации управления должны быть определены процессы, реализация которых обеспечит их достижение. Это производственные процессы, которые должны соответствующим образом управляться. Следовательно, появляются органы, люди, структуры, которые будут выполнять работу по достижению этих целей и т.д.

Анализ целей позволяет познакомиться со стратегией системы для того, чтобы получить представление о ее развитии в динамике. Следует проводить анализ не только формальных целей, заданных как бы извне.

Большую роль играют и неформальные цели коллектива, ориентирующие его на совместные действия. Совместные действия являются большим побудительным мотивом для эффективной работы коллектива²³.

Блок II. Анализ и определение состава системы. Знание целей позволяет установить необходимые производственные процессы, т.е. процессы достижения целей. На этой основе определяются состав и структура системы в целом. В свою очередь это позволяет правильно и полно определить состав системы управления. Помимо этого должны быть проанализированы все составляющие организации производственных процессов, так как нет смысла совершенствовать систему управления без должной организации объекта управления.

Приоритетное изучение целей и задач системы, анализ производственных процессов дают возможность обосновать необходимость создания той или иной подсистемы, того или иного органа управления. Данное требование диктует и необходимость предварительного изучения производственных процессов, целей и задач системы для разработки предложений по улучшению системы управления.

Блок III. Изучение и определение состава и структуры системы управления. Только после получения информации по блокам I и II возможно с уверенностью приступить к решению этой проблемы.

Для этого определяются необходимые сферы (подсистемы) управления, иерархия линейных руководителей, число и уровни управленческих органов - функциональных, штабных; выявляются связи и коммуникации, обосновывается целесообразный тип структуры применительно к конкретным условиям. Параллельно устанавливаются сферы компетенции, формулируются и распределяются задачи, права и обязанности органов управления, разрабатывается и определяется их внутренняя структура и необходимая численность работников, составляется штатное расписание и др.

Блок IV. Изучение и разработка технологии управления. Технология управления, как рассмотрено выше, это система знаний о способах и приемах порядка выполнения управленческих функций на всех уровнях, во всех сферах системы управления. Она должна анализироваться и формироваться параллельно со структурой управления. Одну без другой нельзя понять, как нельзя выработать пути совершенствования только одной из них. Это важно. Можно увидеть, как устроен тот или иной элемент в системе управления, но нельзя понять, что и зачем он делает, если не познакомиться с методами и процедурами его работы²⁴.

В этом блоке три главных момента. Во-первых, должна быть определена и изучена технология выполнения всего процесса управления: выработки, принятия решений, организации выполнения решений, координации и контроля за осуществлением решений, в том числе определения методов, применяемых для выполнения функций управления. Во-вторых, должно быть изучено использование всей системы методов управления: организационно-административных, экономических, социально-психологических. В-третьих - определен и изучен применяемый порядок организации и активизации работников к производительному труду, в том числе установлены регламент, стандарты, направленные на систематизацию и упорядочение управленческой деятельности, а также способы организации хозрасчетных отношений и др.

Порядок и способы, применяемые в процессе управления, методически тесно связаны со структурой системы управления и, наоборот, принятые структурные решения влияют на технологию управления.

Блок V. Изучение потоков информации и определение связей, путей и объемов прохождения информации, разработка форм документов и порядка документооборота, организации делопроизводства. Эти задачи можно решать, когда очевидны принятые решения по структуре системы управления и технологии управления. В этом блоке изучается и определяется количество и состав плановых, учетных и других управленческих документов, порядок составления планов и представления отчетности, включая формы, сроки и уровень представления, порядок обработки отчетных данных и принятия на их основе необходимых решений. В этих целях создаются информационные модели, которые являются основой для разработки форм и порядка документооборота, организации делопроизводства, процедур работы с документами, их учета и хранения и др. Вся работа должна быть проведена на основе разработанной (принятой) технологии управления и в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)²⁵.

Блок VI. Анализ технического обеспечения, определение его состава и подготовка для использования в системе управления совокупности технических средств. Это трудоемкая работа. Необходимо обратить внимание на место данных проблем в общей связке проблем организации управления. Без анализа и, главное, разработки предыдущих блоков любой процесс внедрения оргтехники бессмыслен.

Комплекс средств организационной техники позволяет решать необходимые вопросы, связанные с механизацией обработки информации, и на этой основе совершенствовать технологию и методику управления, что повысит эффективность управленческого труда.

Блок VII. Анализ системы работы с кадрами и формирование кадрового состава системы управления. Изучение этих вопросов также необходимо проводить на завершающей стадии. Следует помнить правило: функция рождает орган или принцип приоритета задач.

Сначала нужно определить задачи, а затем подбирать людей для их выполнения. В этом блоке главными являются следующие проблемы. Во-первых, состав работников - руководителей и управленческого персонала. Во-вторых, стиль их работы. В-третьих, сумма знаний, умений и навыков, которая должна характеризовать пригодность каждого для работы в новой (усовершенствованной) системе управления.

Анализ позволит подготовить предложения по подбору, расстановке и обучению руководителей и управленческого персонала для работы в создаваемой системе управления, эту составляющую следует рассматривать как важнейшую для эффективного функционирования системы²⁶.

Необходимо обратить внимание на два обстоятельства: первое – обязательное обучение всех работников, участвующих в управлении; второе – дифференцированный подход к обучению. Подготовка кадров и повышение их квалификации играют большую и конструктивную роль в организации управления. Ведь любые идеи, методики, рекомендации в области совершенствования управления остаются только идеями, пока в процессе обучения не превратятся в знания и умения людей, которым предстоит воплощать их на практике.

Такова последовательность изучения и анализа проблем исследования системы управления. Она одинакова для систем управления любых уровней, в любой сфере управления хозяйственной деятельностью, при практической же работе следует учитывать определенную специфику. Блоки процесса организации управления тесно взаимосвязаны. Они выделяются методически для более удобного подбора (разработки) способов и приемов их реализации на практике.

На эффективность процесса исследования системы управления оказывают влияние связи между блоками, отражающие направления исследования. Их учет существенно повышает качество решения задач организации работ по исследованию системы управления и позволяет обеспечивать системное решение проблемы²⁷. Обозначим содержание некоторых связей (рис. 4).

С вязь (1) обусловливает приоритетное определение целей и задач организационной системы в целом, для того чтобы практические действия по организации системы управления исходили из заданных (известных) и осознанных целей. Это позволяет реализовать принцип приоритета целей, в соответствии с которым в системе не должно быть ничего лишнего, не работающего на обеспечение достижения поставленных целей.

Рис. 4. Взаимосвязь целей системы

Связь (2) отражает принцип необходимого и достаточного разнообразия, утверждающий, что для оптимального функционирования организационной системы требуется создание такой системы управления, которая позволяла бы управлять всеми элементами системы.

Ученые, сформулировавшие этот принцип, полагали, что «только разнообразие может уничтожить разнообразие». Точнее, ограничение разнообразия в поведении управляемого объекта достигается только за счет увеличения разнообразия органа управления.

Комментируя это положение, английский ученый С. Бир заметил: «Часто можно слышать оптимистический призыв: создайте простую систему управления, которая не может ошибаться. Беда заключается в том, что такие простые системы не обладают достаточным разнообразием окружающей среды. Таким образом, они не только не способны не делать ошибок, но и вообще не могут правильно работать»²⁸. Этот принцип имеет важное значение при разработке систем управления, при определении состава и структуры органов управления, объемов информации, пропускной способности органов управления, распределении задач по уровням и др.

Связи (3, 4). Структура системы управления и технология управления должны быть взаимосвязаны и соответствовать друг другу. В структуре системы управления закладывается распределение задач, прав и обязанностей органов управления. Эти права и обязанности определяются и методически оснащаются в процессе разработки технологии управления. И, наоборот, разрабатывая ее, необходимо учитывать предполагаемую структуру органов управления, устанавливаемую степень централизации и управления и т.д. Таким образом, решать одно без другого неэффективно.

Связь (5) свидетельствует о влиянии на технологию управления структуры, состава и особенностей управляемой системы. Например, определяющую роль играет тип производственного процесса, номенклатура выпускаемой продукции (поточные, дискретные и т.п.).

Связи (6, 7) показывают влияние структуры и технологии управления на формы, порядок документооборота, на потоки (объем) информации.

Связи (8, 9) подчеркивают, что выбор технических средств зависит от объема информации и технологии управления и, наоборот, технические средства влияют на технологию управления, на формы, порядок документооборота.

Связь (10) свидетельствует о влиянии техники на структуру управления (например, централизация решений в области управления).

Связь (11) показывает совокупность (объем) знаний, необходимых руководителям и управленческому персоналу.

Анализ связи (12) может привести, например, к выводу, что в отдельных случаях приходится приспосабливать структуру к имеющимся кадрам. Это крайне нежелательно, хотя и происходит часто, в связи с чем задача подготовки (переподготовки) кадров становится более актуальной²⁹.

Таковы взаимосвязи проблем и процессов анализа организации управления. Правильный их учет позволит изучить и создать целостную систему управления с развитой структурой, сложностью коммуникаций и информационных потоков, документооборотом необходимыми техническими средствами.

Выводы

Система управления складывается и функционирует не только в соответствии с содержанием управленческих функций и характером отношений, лежащих в основе управленческих взаимосвязей, но и в соответствии с условиями, в которых формируется система управления, а также в соответствии с имманентно присущими системе управления принципами ее построения, функционирования и преобразования.

Объектом и предметом теоретических исследований оценки эффективности СУ являются методологические и методические подходы к оценке, факторы влияния, критерии и индикаторы эффективности, вли­яние на эффективность режимов и стадий жизненного цикла организации и др. Объектом и предметом практических исследований являются методы оценки эффективности, состояние СУ, ее подсистем, элементов и компонентов, связей и отношений между ними в процессе функционирования.