Лабораторная работа №6. Построение и обработка списков (баз данных)
Цель обучения. Изучение правил построения таблиц-списков, фильтров и форм.
Ожидаемые результаты обучения. Обучающиеся должны
знать:
правила построения таблиц-списков,
уметь:
выполнять сортировку списков,
выделять записи при помощи автофильтра и расширенного фильтра.
Работа со списками в ms Excel
Список в Excel - это таблица, строки которой содержат однородную информацию. В других табличных процессорах такая таблица может называться «базой данных».
Информация в виде списка оформляется в том случае, если кроме хранения ее необходимо обрабатывать:
систематизировать,
обобщать,
находить,
делать выборку и др.
Структурные элементы списка.
Заглавная строка – это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов – это метки (названия) соответствующих полей.
Запись – совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы).
Поля – отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).
Правила формирования списка.
1. Рабочий лист должен содержать только один список, так как некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.
2. Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше вообще не размещать другие данные слева и справа от списка иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.
3. Желательно создавать заглавную строку, содержащую метки столбцов, в первой строке списка.
4. Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).
5. Метки столбцов могут содержать до 255 символов.
6. Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».
7. Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения. Например, поле «Наименование» должно содержать во всех строках текстовую информацию, соответствующую названию поля.
8. При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.
9. В списках можно использовать формулы.
10. Рекомендуется использовать для поля, т. е. для всех ячеек столбца, один формат.
Форма данных позволяет:
добавить записи в список,
организовать поиск записей в списке,
редактировать данные записи,
удалять записи из списка.
Критерии поиска могут использовать символы подстановки (маски):
«*»- для указания произвольного количества символов,
«?» - для указания одного символа, для выбора группы записей, значения которых удовлетворяют условию.
Фильтрация - это быстрый способ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними.
В результате фильтрации на экран выводятся те строки списка, которые:
содержат определенные значения,
удовлетворяют некоторому набору условий поиска (критерию).
Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра.
Выделенное подмножество списка можно:
редактировать,
печатать,
использовать для построения диаграмм.
Виды фильтрации:
автофильтр,
расширенный фильтр.
Автофильтр осуществляет быструю фильтрацию списка в соответствии:
с содержимым ячеек,
с простым критерием поиска.
Расширенный фильтр предназначен для фильтрации списка в соответствии с заданными критериями.
В отличие от автофильтра, критерии расширенного фильтра формируются и располагаются в области рабочего листа.
Преимущества расширенного фильтра.
Возможность сохранения критериев и их многократного использования.
Возможность оперативного внесения изменений в критерии в соответствии и потребностями.
Возможность располагать результаты фильтрации в любой области рабочего листа.
Расширенный фильтр может быть применен:
если список содержит заглавную строку, т. е. столбцы списка имеют заголовки,
если в отдельной области рабочего листа предварительно сформирован критерий отбора.
Критерий отбора должен состоять как минимум из двух строк:
заголовки столбцов, по которым производится отбор,
условия отбора.