Документування розрахунків з підзвітними особами

Працівників підприємства у відрядження посилає керівник підприємства, оформляючи наказ, в якому зазначено: пункт призначення, назву підприємства або організації, куди відправляють працівника, термін і мету відрядження. Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження – це документ, що видають працівникові підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

Важливими документами при відрядженні за кордон є запрошення приймаючої сторони; укладений контракт; інші документи, що засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях чи симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства.

На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибувають з відрядження.

На підставі розпорядження керівника підзвітним особам видають готівку, що оформляють видатковим касовим ордером. У посвідченні про відрядження роблять помітку про суму виданого авансу. Список осіб, які мають право отримувати гроші під звіт на господарські потреби, затверджує наказом керівник.

Працівники, які одержали готівку під звіт, після повернення з відрядження зобов’язані у встановлені терміни подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого мають бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат у межах передбачених норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки. Обов’язковими реквізитами авансового звіту є резолюція керівника підприємства чи особи, яку він уповноважив, про затвердження вказаної суми витрат та його підпис.

Після складання авансового звіту визначають різницю між сумою отриманого авансу і фактичними витратами. Якщо різниця позитивна, то це сума невикористаного авансу, а якщо від’ємна – то працівник витратив частину власних грошових коштів, тобто перевитратив авансову суму, і її необхідно йому відшкодувати з каси підприємства.

Якщо підзвітна особа не надала звіти та необхідні виправдовуючі документи у встановлені терміни або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовують лише щодо сум авансів, виданих у національній валюті України на господарські потреби чи витрати на відрядження.

До обліку приймають авансові звіти, що перевірені арифметично, за змістом і їх затвердив керівник підприємства. Бухгалтер обробляє авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, що відповідають призначенню авансу.