10.2.2. Документування дебіторської заборгованості

Основні первинні документи з виникнення та погашення заборгованості покупців відображені в таблиці 10.4.

Таблиця 10.4

Документування розрахунків з дебіторами

Види розрахунків	Документи
Розрахунки з покупцями і замовниками	Накладні, рахунки-фактури, рахунки, акти прийнятих робіт, послуг, податкові накладні, товарно-транспортні накладні (ТМ-1), товарні накладні, вексель, комерційні документи (рахунки-фактури-invoice), транспортні накладні (CMR – залізнична накладна, авіанакладна. коносамент, товарно-транспортна накладна, пакувальні листи), платіжні документи на перерахування сум митних платежів та інших податків на рахунки митних установ, розрахунки бухгалтерії про наявність курсових різниць
Розрахунки за виданими авансами	Платіжні доручення, в яких є посилання на укладений договір
Розрахунки з підзвітними особами	Розпорядження керівника про направлення працівника у відрядження. Список осіб, які мають право отримувати гроші під звіт на господарські потреби, затверджений наказом керівника. Авансовий звіт про витрачені суми та додані виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат у межах передбачених норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки
Розрахунки за нарахованими доходами	Розрахунки бухгалтерії, ПКО, виписки банку
Розрахунки за претензіями	Претензії, акти приймання вантажу, рішення судових органів (арбітражу), письмові згоди постачальників на пред’явлені претензії, виписки установ банку на суми, що надійшли в порядку задоволення претензій
Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків	Протокол засідання інвентаризаційної комісії, наказ керівника
Розрахунки за позиками членам кредитних спілок	Договір між членами кредитних спілок, ПКО, виписки банку, ВКО, платіжне доручення
Розрахунки з іншими дебіторами	Авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинний документ про отримання майна (копія накладної, квитанція до прибуткового ордера тощо)

Усі розрахунки, які здійснюють на підставі укладених договорів, належать до розрахунків з комерційних операцій (угод). Крім таких операцій, здійснюють некомерційні операції без укладання договорів, на які не поширюється дія термінів позовної давності.

Документування розрахунків за претензіями

При прийманні ТМЦ їх перевіряють за кількістю та якістю, в результаті чого можуть бути виявлені недостача, пересортиця, неналежна якість товарів або їх некомплектність чи відсутність супровідних документів постачальника тощо.

У таких випадках підприємство, права якого порушені, звертається до порушника з письмовою претензією-вимогою щодо добровільного усунення порушень законодавства, котру підписує керівник і надсилають адресату рекомендованим листом або вручають під розписку.

Претензії пред’являють:

• постачальникам, підрядникам і транспортним організаціям за виявленими при перевірці рахунками (після акцепту останніх), при невідповідності цін і товарів, обумовлених договором або передбачених прейскурантом, а також при виявленні арифметичних помилок;

• постачальникам, підрядникам, покупцям за санкціями (штрафами, пенею, неустойками), визнаними платниками або присудженими арбітражним судом за недотримання довготермінових зобов’язань;

• постачальникам, транспортним організаціям за недостачу вантажу в дорозі понад норму природного убування;

• установам банків за сумами, помилково списаними (перерахованими) з рахунків підприємства (поточного, валютного) постачальників товарів за виявлення невідповідності якості стандартам, технічним умовам.

До претензії повинні бути додані всі документи, необхідні для її розгляду.

Підприємство, до якого надсилають претензію, повинно її розглянути у встановлені терміни і надіслати відповідь.

У випадку безпідставної повної або часткової відмови постачальника, а також залишеної без відповіді претензії підприємства готують матеріали для пред’явлення позову.

Позовну заяву подають до арбітражного суду в письмовій формі, підписує цю заяву керівник підприємства.