Сохранение как шаблона с использованием базы данных

Сохраним таблицу в качестве шаблона и свяжем с ней базу данных. Воспользуемся мастером шаблонов. Мастер шаблонов является надстройкой Microsoft Ехсе1. Если команда Мастер шаблонов отсутствует в меню Дан­ные, следует установить ее через команду меню Сервис  Надстройки.

Выполните команду меню Данные  Мастер шаблонов. На экране поя­вится первый шаг диалога Мастер шаблонов. Как Вам подсказывает мастер шаблонов, укажите имя шаблона. Вместо названия «Книга 1» введите назва­ние «Телефоны». Нажмите кнопку Далее и перейдите к следующему шагу.

Рис.13

В качестве базы данных мы будем использовать книгу Ехсеl, поэтому формат, предложенный программой, не изменяем. Имя и положение базы данных определите самостоятельно. После этого нажмите кнопку Далее и перейдите к следующему шагу. На шаге 3 следует ввести поля, выбранные Вами в шаблоне для связи их с полями базы данных (рис.13).

Ехсеl позволяет вводить адреса ячеек вручную или просто щелкать по ним мышью. Для заполнения полей выпол­ните следующие действия:

• В поле Лист введите название листа «Справочник» вместо названия «Таб­лица 1».

• Щелкните мышью в поле Ячейка первой строки, а затем щелкните мы­шью по ячейке ВЗ. В ячейке появится адрес, после чего щелкните мышью в поле Имя поля. Автоматически в качестве имени появится слово «Фа­милия».

• Аналогично заполните остальные поля диалога.

Нажмите кнопку Далее и на следующем шаге мастер шаблонов спросит, надо ли включать в базу данные из других книг Ехсеl. Так как в данной рабо­те это не требуется, то нажмите кнопку Далее и переходите к последнему шагу.

Если все данные введены верно, нажмите кнопку Готово, если хотите сделать какие-либо исправления, то с помощью кнопки Назад вы можете вернуться на любое количество шагов назад и внести изменения. После чего такое же количество раз нажмите кнопку Далее. После нажатия кнопки Го­тово мастер шаблонов создаст шаблон и базу и свяжет их друг с другом. За­кройте файл.

Ввод данных в телефонный справочник

Рассмотрим подробно внесение одной записи, все остальные записи вводятся аналогично. Для внесения информации об абоненте выполните ко­манду меню Файл  Создать. В диалоге Создание документа на вкладке Общие находится шаблон Телефоны, разработанный Вами (если при сохране­нии шаблона Вы приняли папку, предложенную Ехсеl по умолчанию). Если при сохранении шаблона Вы изменили путь к файлу шаблона, то его не будет на вкладке Общие.

Щелкните дважды по значку шаблона и Вы перейдете в режим редактирования документа с названием «Телефоны 1», созданного на основе шаблона Телефоны.

В поля ВЗ, В4, В5, В7, В8, В9 введите соответствующую информацию об абоненте. В поля ЕЗ:Е9 введите номера телефонов и факс. Вид этих данных изменится в соответствии с установленным Вами телефонным форматом. В поле А11 введите адрес абонента. В поле В11 введите текст примечания (на­пример, «Дополнительно сотовый»).

Для сохранения страницы телефонной книги нажмите кнопку Сохра­нить панели инструментов Стандартная. Появится диалог Связь с базой данных (рис.8.5). Так как по умолчанию Ехсеl предлагает добавить новую запись, то Вам следует нажать кнопку ОК. Запись будет добавлена в базу данных. Кроме того, в появившемся диалоге Сохранение документа следует сохранить документ. Рекомендуется все листы телефонной книги хранить в отдельной папке, например, с именем «Телефонный справочник», а имена файлов давать по фамилиям абонентов.

Если появилась необходимость изменить информацию, введенную ра­нее, откройте файл и отредактируйте его. При сохранении документа снова откроется диалог Связь с базой данных, но он несколько отличается от на­чального варианта. Кроме возможностей Не изменять базу данных и Доба­вить новую запись появится вариант Обновить существующую запись. Выберите нужный вариант и нажмите ОК.

Принципы работы со справочникам

Откройте папку «Телефонный справочник». Можно открыть любой файл, находящийся в этой папке. Однако нельзя отобрать только сотрудни­ков одного предприятия, или только работников одной профессии.

Откройте файл «База данных телефонов». Вся введенная Вами инфор­мация сведена в одну таблицу, удобную для просмотра и поиска нужных за­писей. Каждая строка в базе данных соответствует одному абоненту, а каж­дый столбец - соответствуюшей характеристике. Можно работать с этим файлом и обычным способом, находя в таблице требующуюся информацию. Но можно использовать и дополнительные приемы, повышающие удобство работа с базой данных.

Сортировка, фильтрация и поиск информации

Информация в таблице расположена в такой последовательности, в какой она вводилась. Но удобнее работать с информацией, отсортированной по каким-либо полям, например, по фамилиям и именам. Для этого необходимо выполнить следующие действия.

С помощью команды меню Данные  Сортировка открыть диалог Сортировка диапазона. В поле Сортировать по установить значение Фамилия, в поле Затем по установить значение Имя, в поле В последнюю очередь по установить значение Отчество. Переключатели типа сортировки должны везде стоять в положении по возрастанию. Вы можете отсортировать список не по фамилиям, а по названиям организа­ций, по адресам или любому другому полю.

Если необходимо отсортировать данные более чем по трем полям, то придется выполнить сортировку несколько раз: сначала по наименее важным нолям, а затем по наиболее важным. Например, необходимо отсортировать данные сначала по городам, затем по организациям, далее по фамилиям, по­том по именам и, наконец, по отчествам. Тогда первая сортировка проводит­ся по фамилиям, именам и отчествам (перечислены в порядке значимости на этом этапе), а вторая сортировка проводится по городам, организациям и фа­милиям.

Теперь со списком стало проще работать, но при большом размере спи­ска поиск требующейся информации может занять много времени.

Для быстрого поиска информации можно воспользоваться диалогом Найти, который можно вызвать с помощью команды меню ПравкаНайти. В поле Что введите текст, который Вы хо­тите найти. Нажимайте кнопку Найти далее, чтобы перейти к записям, со­держащим введенный текст. При необходимости включите флажок Ячейка целиком для поиска слов без производных. После нахождения нужной ин­формации закройте диалог.

Если Вам необходимо позвонить всем сотрудникам какой-либо органи­зации, то пользоваться командой поиска не очень удобно. В этом случае Вам поможет фильтрация данных, т.е. отображение на экране только тех данных, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. В Ехсеl доступны два способа фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр, которые вызываются командами меню Данные - Фильтр - Автофильтр и Данные -Фильтр - Расширенный фильтр.

В автофильтре условия отбора задаются с помощью кнопок со стрелка­ми, расположенными в заголовках столбцов списка. Команду обыч­но применяют, чтобы быстро отфильтровать данные с одним или двумя условиями. накладываемыми на ячейки отдельного столбца. Отфильтрованные данные можно копировать на другой лист, печатать. Действие команды про­должается до тех пор, пока она не будет отключена.

В расширенном фильтре кнопки со стрелками не доступны. После вызова команды Данные - Фильтр - Расширенный фильтр открывается диалого­вое окно Расширенный фильтр. Исходным диапазоном являются ячейки листа Справочник, в которых располагаются все записи базы данных.

Команда Расширенный фильтр применяется, чтобы отфильтровать данные с условием, накладываемым на ячейки двух столбцов или более, либо с тремя условиями или более, накладываемыми на ячейки отдельного столб­ца, либо с условием, которое использует возвращаемое формулой значение.

С помощью описанных приемов можно легко работать с телефонным справочником, содержащим несколько тысяч строк.

Задания к выполнению

1. Получить задание у преподавателя. Создать и отформатировать предлагаемую таблицу.

2. Получить задание у преподавателя. Построить график (семейство графиков) по предложенной функции. Полученный график вставить в текстовый документ, содержащий исходную функцию. Отформатировать график для черно-белой печати.

3. Используя надстройку Поиск решения решить предлагаемую задачу. Вам поручено купить краску на предлагаемую сумму. Краска расфасована в маленькие и большие банки. Количество маленьких банок не должно быть меньше 15. Необходимо определить оптимальное количество банок каждого вида с целью:

   1. купить максимальное количество литров краски;

   2. максимально потратить имеющуюся сумму.

      № варианта	Стоимость 1 литра краски, руб.	Емкость маленькой банки	Емкость большой банки	Сумма денег, руб.
      1	16	10	25	10000
      2	20	10	20	12000
      3	24	15	25	24000
      4	28	15	30	20000
      5	30	12	26	22000
      6	32	12	28	30000
      7	34	8	32	35000
      8	26	8	28	32000
      9	36	10	30	16000
      10	40	10	34	14000

4. Создать Ваш личный телефонный справочник, содержащий не менее 10 полей и 15 абонентов.