Маркеры исправлений

На этом шаге мы рассмотрим средства обработки одного документа несколькими пользователями.

Когда несколько людей редактируют документ, Word позволяет назначить им маркеры и метки различного цвета, чтобы помочь сохранить порядок в документе. Маркеры исправлений могут включать зачеркивание, подчеркивание, двойное подчеркивание, полужирные символы и тому подобное. Изменения могут отображаться, печататься, защищаться, скрываться, включаться в текст или удаляться полностью.

Включение маркировки исправлений делается с помощью пункта Записывать исправления, который становится доступен после выбора пункта меню Сервис | Исправления | Выделить исправления.

Рис.1. Параметры настройки исправлений

После этого Word станет фиксировать все изменения, которые будут внесены в текст согласно с обозначениями, заданными в окне Параметры. Окно можно вызвать из меню Сервис | Параметры | Исправления:

Рис.2. Диалоговое окно управления исправлениями

Подменю Исправления находится в одноименном пункте в меню Сервис. Ключевую роль играет пункт Выделить исправления.

Автоматическая расстановка переносов.

Сервис – язык – расстановка переносов. Флажок автоматической расстановки переносов, там же можно разрешать переносы в словах с прописных букв, задать параметры переноса текста.

Защита документа.

Сервис – защитить документ.

В открывшемся окне на дополнительной панели слева можно установить ограничение на форматирование, необходимое пользователям, работая с документом, включённых в локальные сети.

Шаблоны и надстройки.

Команда позволяет модифицировать и присоединять к шаблонам новые стили и пакеты расширения; настройка XML-схем и каскадных таблиц стилей CSS. Для изменения шаблонов используется вкладка-организатор: можно добавить, переименовать не только стили, но и автотекст, панели инструментов, макросы ( последовательность автокоманд)

Переименовать макрос можно с помощью команды Сервис – шаблоны и надстройки –Организатор – вкладка макросы – для документов/шаблонов выбрать макрос, который необходимо переименовать – переименовать.

Шаблоны документов

Любой создаваемый в Word документ должен базироваться определенном шаблоне. Основу шаблона составляют текст и графика. Шаблон можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. В шаблоне устанавливаются поля страницы, колонтитулы и другие параметры документа, хранятся стили форматирования. Кроме стилей, которые являются обязательным элементом шаблона, каждый шаблон может содержать макрокоманды, элементы автотекста установки, выполненные при адаптации команд, панелей инструментов и клавиатуры. Любые элементы шаблона доступны для изменения.

После запуска Word открывается пустой документ, базирующийся на шаблоне Normal.dot, который представляет собой чистый лист бумаги формата A4 и содержит все стандартные стили форматирования. Шаблон Normal.dot активен по умолчанию.

Создание новых документов можно ускорить, если основывать их на стандартных шаблонах, поставляемых в комплекте Word (всего несколько десятков шаблонов). Эти шаблоны позволяют быстро создавать наиболее распространенные документы. Кроме стандартного шаблона Normal.dot, в Word есть шаблоны для создания служебных записок, отчетов, деловых писем, манускриптов, диссертаций и т.д. Мастер страниц Web оказывает поддержку при оформлении Web-страниц, включающих анимационные эффекты. По умолчанию все шаблоны хранятся в папке Templates папки программ Word. Их можно использовать в изначальном виде, модифицировать или брать за основу при создании новых шаблонов.

При открытии нового документа, основанного на шаблоне Normal.dot, Microsoft Word ищет этот шаблон сначала в папке Templates, а затем в папке программ Microsoft Office и в текущей папке. Если файл Normal.dot недоступен или отсутствует, Word создает его заново в соответствии со стандартными установками и помещает в папку Templates. При этом все установки, сохраненные ранее в шаблоне, теряются. Поэтому при изменении или удалении стандартного шаблона Normal.dot следует соблюдать осторожность. Рекомендуется сохранять копию последней версии файла Normal.dot в другой папке, чтобы избежать потери сохраненных в данном шаблоне параметров форматирования, макросов, элементов автотекста и т.д.