III. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

При оформлении документов необходимо всегда учитывать, что юридическая сила официального документа любого вида признается при наличии у него определенных атрибутов внешнего оформления, называемых реквизитами, таких как: бланк установленного образца, подпись должностного лица, дата, регистрационный номер и др.

Основные требования к реквизитам организационно-распорядительных и иных служебных документов устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 №65-ст.

Документы Управления оформляются на бланках, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Для составления документов используются бланки следующих стандартных размеров (ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы):

- - для материалов, содержащих таблицы с большим числом граф -

A3 297x420 мм;

- - для документов, объемом более 15 строк машинописного текста-

А4 210x297 мм;

- - для сопроводительных писем и др. документов объемом до 15 строк машинописного текста (вместе с подписью) - А5 148x210 мм;

- для бланков резолюций и поручений руководства Федеральной службы

А6 105x148 мм;

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. При изготовлении бланков используется черная краска.

В Управлении установлены следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланки конкретных видов документов (приказы, указания, постановления, распоряжения);

- бланк постановления Главного государственного санитарного врача по Воронежской области.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Выше перечисленные бланки изготавливаются с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее гербовые бланки).

Отделы Управления могут иметь бланки для писем в том случае, если это закреплено в положении о подразделении (Государственный герб Российской Федерации на них не воспроизводится). Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка, на стандартных листах бумаги формата А4.

Все виды бланков заказываются отделом по обеспечению деятельности только в типографии. Употребление ксерокопий гербовых бланков и бланков произвольной формы не допускается. Гербовые бланки, изготовленные с помощью компьютера или ксерокса, не имеют юридической силы.

3.2 Учет и хранение бланков

Гербовые бланки Управления подлежат учету. При изготовлении бланков в типографии производится их поэкземплярная нумерация на оборотной стороне листа. Учет гербовых бланков Управления ведется раздельно по видам бланков в журналах учета. Сотрудник, персонально ответственный за учет, использование и хранение гербовых бланков, исполняет данные обязанности в соответствии с должностным регламентом.

Гербовые бланки выдаются по заявкам, подписанным начальниками отделов. При выдаче бланков в журнале учета записывается:

• наименование номерного бланка;

• количество экземпляров;

• номера бланков;

• наименование отдела, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

• расписка в получении;

• примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Бланки для составления необходимых документов выдаются строго по назначению только сотрудникам Управления.

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в журналах учета бланков. Журналы учета бланков включают в номенклатуру дел. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем Управления. О проведенных проверках делают отметки в журналах учета бланков после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя Управления.