
- •Воронеж 2012
- •Общие положения
- •Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов Управления
- •2.1. Порядок подготовки приказов
- •2.2. Оформление приказов
- •2.3. Приказы по личному составу
- •2.4. Приказы об отпусках
- •2.6. Постановления Главного государственного санитарного врача по Воронежской области
- •2.8. Протокол
- •2.9. Служебные письма
- •III. Правила оформления документов
- •3.1. Бланки документов
- •3.2 Учет и хранение бланков
- •IV. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
- •4.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
- •4.2. Заголовок к тексту документа
- •4.3. Оформление приложений к документу
- •Приложение №1
- •Приложение №1 к приказу Управления Роспотребнадзора по Воронежской области
- •4.5. Дата документа
- •4.6. Регистрационный номер
- •4.7. Ссылка на номер и дату
- •4.8. Адресование документа
- •Российский медицинский университет ул. Островитянова, д.1 г.Москва, 117869
- •4.9. Согласование (визирование) документа
- •4.10. Утверждение документов
- •4.11. Резолюция
- •4.12. Подпись документа
- •4.13. Удостоверение документов печатью
- •4.14. Заверение копий документов
- •4.15. Отметка об исполнителе документа
- •4.16. Отметка об исполнении документа
- •V. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
- •5.1.Порядок обработки входящей корреспонденции
- •5.2.Рассмотрение документов
- •5.3. Обработка и отправка исходящей корреспонденции
- •5.4. Передача документов внутри Управления
- •5.5. Внутренние документы
- •5.6. Учет объема документооборота
- •VI. Регистрация документов
- •6.1. Общие правила регистрации
- •6.2.Регистрация входящих и исходящих документов
- •6.3.Регистрация организационно-распорядительных документов
- •6.4. Регистрация внутренних документов
- •6.5. Построение поисковых систем
- •VII. Организация контроля исполнения
- •7.1. Система контроля исполнения
- •7.2. Сроки исполнения документов
- •7.3.Организация и технология контроля исполнения
- •7.4.Организация исполнения
- •7.5. Снятие документа с контроля
- •VIII. Особенности работы с письмами (обращениями) граждан
- •IX. Особенности оформления документов, представляемых по каналам электросвязи
- •9.1. Телеграммы (телетайпограммы) *
- •9.2. Факсограммы
- •9.3. Телефонограммы
- •9.4. Сообщения, предаваемые электронной почтой (эп)
- •X. Размножение документов
- •XI. Планирование деятельности Управления
- •XII. Организация документов в делопроизводстве
- •12.1. Составление номенклатур дел
- •12.2. Формирование дел
- •12.3. Оформление дел
- •12.4. Составление и оформление описей дел
- •12.5. Организация оперативного хранения документов
- •12.6. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
- •12.7. Порядок передачи документов на хранение в архив
- •12.8. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения
- •Формы документов
- •Тестовые задания:
- •О введении в действие Инструкции
- •Руководитель Инициалы, Фамилия
- •Выплачивать ежемесячное денежное поощрение в размере одного должностного оклада.
- •Руководитель Инициалы, Фамилия
- •Основание: заявление Иванова а.М. От 30.10.2012.
- •С приказом ознакомлен (а) «____» ____________2012г.__________________
- •Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области
- •Правила написания наименований Федеральных органов государственной власти, их актов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждений и организаций, должностных лиц
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
- •Примерный перечень документов, на которых ставиться гербовая печать
- •Перечень документов, не подлежащих регистрации
- •Сводка учета объема документооборота
- •Форма номенклатуры дел отдела Управления
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___________ году в отделе
- •Форма номенклатуры дел Управления
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области
- •Форма обложки дела постоянного (свыше 10 лет) и временного хранения
- •Дело № ______ Том № ______
- •Форма листа – заверителя дела Лист заверитель дела № ___________________
- •Форма внутренней описи документов дела* Внутренняя опись документов дела № __________
- •Форма описи дел постоянного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу отдела
- •Опись № _____________________
- •Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- •Опись документов, вложенных для отправки заказным письмом
2.6. Постановления Главного государственного санитарного врача по Воронежской области
Постановление Главного государственного врача по Воронежской области - нормативный правовой акт по применению мер пресечения нарушений санитарного законодательства. Постановления являются обязательными для исполнения на территории Воронежской области органами исполнительной власти, организациями, должностными лицами и гражданами.
Постановления оформляются на специальных бланках, подписываются руководителем Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области - Главным государственным санитарным врачом по Воронежской области или по его поручению заместителем руководителя Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области - заместителем Главного государственного санитарного врача по Воронежской области.
2.7. Положения, правила, инструкции
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.
Положения, правила и инструкции утверждаются либо приказом руководителя Управления, либо грифом «Утверждаю».
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Управления. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос «Кому?» (Должностной регламент главному специалисту-эксперту). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение издаваемого акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Инструкция должна быть подписана начальником отдела, разработавшим ее. Утверждение инструкции производится двумя способами: изданием приказа или проставлением грифа утверждения. Приказ издается в том случае, если нужно оговорить срок введения инструкции, перечислить необходимые организационные мероприятия, указать ответственных исполнителей.
2.8. Протокол
Протоколом оформляются совещания у руководителя Управления, совещания у заместителей руководителя и начальников отделов Управления, заседания коллегии Управления. Протоколы могут оформляться в краткой форме с приложением стенограммы. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются отделами Управления и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями отделов-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на сотрудников отделов, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 2 дня со дня заседания. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в отдел - исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий;
секретарь;
присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
повестка дня;
докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; текст постановления строится по образцу текста приказа; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол совещания у руководителя Управления подписывается руководителем Управления. Датой протокола является дата проведения совещания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель отдела, готовившего рассмотрение вопроса. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления.
Протокол имеет следующие реквизиты (приложение №2).
Наименование документа: слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
При оформлении протоколов совещания указывается место его проведения: печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Подпункты нумеруются арабскими цифрами через точку. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.