12.5. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив Управления, дела хранятся по месту их формирования.

Начальники отделов и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Управления.

12.6. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов в Управлении на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в архив Управления.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управления создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация её работы определяются положением, которое утверждается руководителем Управления. Положение о ЭК до его утверждения подлежит согласованию с Госархивом.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в отделах Управления непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

• отбор документов постоянного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления;

• отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности";

• отбор документов, подлежащих дальнейшему хранению в отделах;

• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Управления путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Управления.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, временного хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению.

12.7. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Управления являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

В архив Управления принимаются дела постоянного (свыше 10 лет) хранения. Архив принимает дела только по описям. Дела должны быть увязаны в связки, на каждую связку прикрепляется ярлык, на котором указывается отдел, крайние даты дел, номера описи, дела, связки, срок хранения. Заголовок каждой картотеки вносится в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив, как правило не подлежат. Они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Сотрудники, ответственные за работу архива проверяют правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отделов обязаны устранить.

Если отдельные дела необходимо оставить в отделе для текущей работы, оформляется выдача таких дел во временное пользование.

Прием дел в архив проводится в присутствии работника отдела, ответственного за сдачу дел в архив. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, ответственного за работу архива и лица, передавшего дела.