9.2. Факсограммы

По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяется видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.). Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается «проект».

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой черными или темно-синими чернилами. В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя.

Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в Управление, осуществляется в установленном в Управлении порядке.

После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Далее документ отправляется почтой. Доставка факсограмм в отделе обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих отделов.

Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.

9.3. Телефонограммы

Для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах Воронежской области, рекомендуется использовать телефонограммы.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи.

Текст принятой телефонограммы перепечатывается получателем и передается на рассмотрение адресату.

Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.)

Текст телефонограммы должен быть простым, не превышающим 30 слов. В тексте не должно быть труднопроизносимых слов и сложных речевых оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, и после передачи подшивается в соответствующее дело.

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги и содержат следующие реквизиты: название документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, время приема-передачи телефонограммы; должность и номера телефонов передающего и принявшего телефонограмму. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным прочтением в конце передачи.

Телефонограмма регистрируется лицом, принявшим ее, в специальном журнале с отметкой о передаче.

9.4. Сообщения, предаваемые электронной почтой (эп)

Порядок передачи сообщений в Управлении, посредством электронной почты, регламентируется соответствующей Инструкцией.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

Для передачи сообщения исполнитель передает в отдел организации надзора установленным образом оформленный документ и указывает, в каком виде документ должен быть отправлен: в виде изображения документа или его текста (к документу объемом более одной страницы должна прилагаться дискета с текстом документа). Передачу документов по электронной почте осуществляет специалист, в должностные обязанности которого входит работа с электронной почтой. При направлении документа в сторонние организации, должен быть указан электронный адрес получателя.

Полученные по электронной почте документы регистрируются в отделе организации надзора Управления в установленном порядке. При поступлении в отдел организации надзора оригинала документа, ему присваивается тот же входящий номер, что и документу, полученному по электронной почте.