Мақсаттар мен жоспарларды орындау үшін ұйымдастыру шараларын жүзеге асыру қажет. Төмендегі негізгі ұғымдар олардың орындалуымен тікелей байланысты:

1. Ұйымның қызметі – жоспардың орындалуына қажет барлық шараларды алдын ала дайындау;

2. Ұйым – белгілі бір жоспарларды басшысымен бірге орындауға ұмытылатын адамдар тобы:

3. Ұйымдық құрылым ұйымның элементтері арасындағы қатынасты білдіреді.

4. Ұйымдық принциптерге ұйымдық құрылымның пәрменділігін қамтамассыздандыруды жүзеге асыруға көмектесетін жағдайлар жатады.

Ұйымның негізгі мақсаты- формальдыдық құрылымды қалыптастыру және кадрларды дұрыс таңдау. Соынмен қатар жоспарды орындау үшін құрал – жабдық, материалдар, жұмыс орындарымен және т.б. қамтамасыз ету. Ресторанда тамаша тағам жоспарланып дайындалса, бірақ оны тұтынушыға ұстанатын сәйкес ыдысы болмаса, онда оның беделінің өсуі белгісіз жағдай .

Кейбір басшылардың жұмыс процесін дұрыс ұйымдастыра алмауынан уақыт пен құрал – жабдық шығыны мөлшерден тыс көп борлатын жағдайлар да болады. Жоспарларды орындауға көшкенде, ондапй шығындарды болджырмау үшін сіз келесі жағдайларды есіңізде ұстаңыз:

1. Қажетті көлемде, құрамда және маманданған жұмысшылар юолу керек.

2. Әрбір жұмысшы ұйымдағы өз орнын және өз жұмысының басқалардың мінднттерімен қалай байланысатынын білуі керек.

3. Әрбір жұмысшы өзінің жоспарың бөлігіне жауапты екенің білуі керек.

4. Әрбір жұмысшының өзі жауап беретін жоспардың бөлігін орындай алатындай дайындығы болуы керек.

5. Жоспардың орындалуы үшін жұмысшыларға барлық қажеттіліктері (құрал- жабдықтар, материалдар мен құрылғылар) дәл уақытында және бекітілген орынға жеткізіліп берілуі керек.

Қалыптасқан теория мен практикаға сәйкес “ұйым мен сыртқы ортаның” өзара әрекеттестігі механистикалық немесе органикалық әдістердің көмегімен қалыптасады, осыған орай ұйым осы сипаттардың біріне ие болады.

“Бөлімше – бөлімше ”деңгейіндегі өзара қарым – қатынас әртүрлі департаминизация типтерінің көмегімен іске асырылып, дәстүрлі, дивизионалдық және матрициалдық ұйымдық өқрылым шеңбреінде жүзеге асады. Ал “индивид- ұйым” қарым – қатынасы кезінде ұйым индивидуалдық немес корпоративтік сипатта болуы мүмкін.

2. Оның түрлері және өкілеттілігі

Ұйымның сыртқы ортамен қарым – қатынасы механистикалық және органикалық болып бөлінеді.

Механистикалық ұйымның формальды ережелер мен процедураларды экстенсивті қолданады, шешеім бір орталықтан қабылданады, жауапкершілік деңгейі шектелген болады, ұйымдағы өкімет билігі қатаң бөлінеді.

Мұндай сипатты ұйымдар бірқалыпты технология қолданғанда және сыртқы ортамен байланысы әлсіз, ретті болмаған жағдайда тиімді жұмыс істейді. Мысалы, қазіргі автомобиль өндірісімеханистикалық құрылым негізінде тиімді жұмыс істей алады. Өйткені автомобиль өндірісінің технологиясы және осы өндірістің сыртқы ортамен қатынас жасағанда ұшырасатын мәселелері (қозғалыс қауіпсіздігі, отын, экология, жол, инфрақұрылым және т.б.) қазіргі уақытта белгілі. Көптеген мамандар механистикалық әдісті веберлік бюрократиялық ұйымның синонимі деп санайды. Ғасырдың басында неміс социологы және экономист Макс Вебер бюрократия және ұйым түсініктерін ұқсас ұғым деп қарастырып, келесі сипаттамаларды енгізген:

• Ұйым жоғары басшылықтың жұсымшыларының жұмысын бақылау үшін арнайы енгізген ережелеріне сәйкес қызмет етуі керек.

• Басшылар шешім қабылдағанда ережелер мен процедураларды негізге алулары керек.

• Қызметкер тұлғаның жеке өзіне емес, оның басшылық лауазымына бағынады.

• Әрбір қызметкердің белгілі бір міндеті, құқығы және билігі болады.

• Ұйым қатаң иерархиялық принциппен құрылған, мұнда әрбір төменгі деңгейдің жоғарғы деңгеймен басқарылуы және бақылануы қажет.

• Кадрлар еркін таңдау жүйесіне сүйене отырып, професионалдық қабілеттеріне сәйкес жұмысқа қабылданады.

• Кадырлардың жұмысын жоғарылатуолардың жетістіктеріне байланысты іске асырылады. Жоғарылату туралы шешімді басшылық қабылдайды.

• Ұйымда бір адам әрі меншік иесі бола алмайды. Басшы басқалар сияқты берілген тәртіп ережелеріне бағынады.

• Көп жағдайда “бюрократия” сөзі қатаңдықпен, шұбалаңдықпен, тиымсыздықпен ассоциацияланады.

Ұйымның органикалық түрі ережелер мен процедураларды орындаудың әлсіздігіне немесе шектеулігімен, билік құрылымының икемділігімен және иерархия деңгейінің аздығымен сипатталады. Бұл әдіс өзгермелі технология қолданғанда жәнге сыртқы ортамен байлагыс күрделі, динамикалық болғанда қолданылады. Бүгінгі күнде органикалық әдісті тиімді қолданудың классикалық мысалы электроникалық техниканы өндіру және жалпы техникалық болып табылады. Мамандар электронды өндіріс технологиясы үнемі өзгеріп отыратындығын мойындайды. Жоғары техникалық өндіріспен байланыс жасайтын сыртқы орта да үнемі өзгеріп отырады.

Органикалық ұйымдар жаңа жағдайларға тез бейімделеді, тұтас алғанда олар икемді болып табылады. Органикалық ұйымды жақсы түсіну үшін оны “идеялды” бюрократиямен салыстырып қарастыру қажет.

Кесте 4.1. Механикалық және органикалық ұйымдарды тиімді қолдану сипаттары мен шарттары.

Ұйымның механистикалық түрі	Ұйымның органикалық түрі
1	2
Сипаттамалары
Жұмыстың тар маманданырылуы	Жұмыс кең мамандандырылған
Жұмыс белгіленген ереже бойынша жүргізіледі.	Ережелер мен процедуралар аз жүргізіледі.
Құқықтары мен жауапкершіліктері қатаң белгіленген	Жауапкершілік амбициозды
Иерархия деңгейі анық белгіленген	Басқару деңгейлері
Объективті сый ақы беру жүйесі қалыптасқан	Субъективті сый ақы беру жүйесі қалыптасқан
Кадрларды таңдау критерийлері объективті	Кадрлер таңдау жүйесі субъективті
Кадрлар арасындағы қарым – қатынас формальды және ресми сипатта болады	Кадрлар арасындағы қарым- қатынас формальды емес және жеке тұлғалы сипатта болады.
Міндеттері бөліп қарауға болады	Міндеттерін нақты шекарасы жоқ
Міндеттер қарапайым және анық	Міндеттер күрделі
Жұмысты өлшеуге болады	Жұмысты өлшеуге мүмкін емес.
Еңбекақы мотивацияланады	Жоғары қажеттілік мотивация
Билік алдын ала белгіленген адаммен жүргізіледі	Билік үшін күрес жүргізілуі мүмкін

Егер механистикалық әдсі бойынша ұйым жоғары құрылымдық сипатта болса, органикалық әдіс кезінде оны бір – ақ сөзбен беруге болады: жұмысты орындау үшін не істеу керек деп танисың, соны істе. Және шешім қабылданғанда “қандай шешімге келсең де өз еркің”. Органикалық әдіс кезіңде жұмысшылар өздерінің ынтасымен жұмыс істейді. Көптеген мамандар органикалық амалдың болашағы зор деп санап, механикалық амалды сынауды тоқтатпайды. Бірақ басшылар ұйымның спецификалық ерекшелігін көре біліп, соған сәйкес қызмет еткені жөн. Адам өмір сүретін кез келген әлеуметтік ортадағыдай басқарудың да “жақсы”, “жаман”, жүйесі болмауы керек. Ұйым өздеріне тиімді басқару жүйесін таңдай білгені жөн.